Loading...
CC 01-25-2023 Item No. 1. City Council Procedures Manual - Supplemental Staff Report with Amended Attachment A_Desk Item    CITY COUNCIL STAFF REPORT  Meeting: January 25, 2023    Subject  Consider adopting Cupertino City Council Procedures Manual, including a new  Ceremonial Correspondence Policy  Recommended Action  Provide input regarding Council procedures and approve Resolution No. 23‐____,  adopting Cupertino City Council Procedures Manual, including a new Ceremonial  Correspondence Policy  Supplemental Report  Edits to the annotated redline version of the Cupertino City Council Procedures Manual  are highlighted in Attachment A. The edits include changes to Section 8.9.1 to ensure  that the staff recommendation is reflected in the text of the proposed Procedures  Manual.  Fiscal Impact  No fiscal impact.  _____________________________________    Prepared by:    Christopher D. Jensen, City Attorney  Approved for Submission by:  Pamela Wu, City Manager    Attachments:   A ‐ Draft Cupertino City Council Procedures Manual (Annotated Redline)    DRAFT    1    City of Cupertino City Council Procedures Manual Attachments: Ex. A – Ceremonial Correspondence Policy Ex. B – Elected Officials’ Compensation Program Ex. C – Council Technology Policy Ex. D. – Resolution No. 07-103 Ex. E – Municipal Code Chapter 2.17 Effective Date: DRAFT Responsible Departments: City Manager’s Office Related Policies & Notes: See Exhibits A–E. 1. Introduction  1.1 Purpose. The purpose of this Manual is to promote communication,  understanding, fairness, and trust among the members of the City Council,  City staff, and members of the public concerning their roles, responsibilities,  and expectations for management of the business of the City of Cupertino.  Comments:  Councilmember Moore: Revise Section 1.1 to delete “and members of the  public.”  1.2 Values. Courtesy and respect for individual points of view should be practiced  at all times. All Councilmembers shall respect each other’s right to disagree. All  Councilmembers shall act with decorum and courtesy.   1.3 Brown Act. All actions of the City Council and City commissions, committees,  and subcommittees shall comply with the Ralph M. Brown Act.  Comments:  Councilmember Chao: Add a new Section 1.2 that reads as follows: “Principle. The  City Council maintains control as the governing body. This manual ensures free  and fair access to the flow of any information relative to the operation of the City  and free and fair access to public meetings.”    DRAFT    2    2. Selection of the Mayor and Vice Mayor  2.1 Selection of Mayor and Vice Mayor. The Mayor and Vice Mayor shall be  selected annually at a special meeting on the second Thursday of December.  The Mayor and Vice Mayor shall not serve consecutive terms; provided,  however, this provision shall not prevent the Vice Mayor from succeeding to  the office of Mayor.  Comments:  Councilmember Moore: Revise Section 2.1 to delete: “The Mayor and Vice  Mayor shall not serve consecutive terms; provided, however, this provision  shall not prevent the Vice Mayor from succeeding to the office of Mayor.”  2.2 Removal of Mayor and Vice Mayor. The Mayor or Vice Mayor may be  removed from office, for cause, by a 4/5ths affirmative vote of the members.  The Mayor or Vice Mayor must be advised of the proposed cause for removal  at least 72 hours before any action is taken. If the Mayor is removed from office,  the Vice Mayor shall become Mayor. If either officer is removed from office, the  Vice Mayor shall be appointed from among the remaining three  Councilmembers.  Comments:  Mayor Wei: Revise Section 2.2 to delete “for cause” and change “a 4/5ths  affirmative vote of the members” to “a majority affirmative vote of the  members.”  Councilmember Chao: Revise Section 2.2 to add: “Removal for cause shall  mean removal of a Councilmember because of such member’s (a) willful and  continued failure substantially to perform their duties, (b) conviction for, or  guilty plea to, a felony or a crime involving moral turpitude, or (c) abuse of  illegal drugs or other controlled substances or habitual intoxication. The  removal should proceed with a formal warning, which states with proven  evidence of the member’s failure to perform their duties and proposed  corrective measures.”  Vice Mayor Mohan: Revise Section 2.2 to add: “Removal for cause shall mean  removal of a Councilmember because of such member’s (a) willful and  continued failure substantially to perform their duties, (b) conviction for, or  guilty plea to, a felony or a crime involving moral turpitude, (c) abuse of illegal  drugs or other controlled substances or habitual intoxication, or (d) other illegal  DRAFT    3    activities. The removal should proceed with a formal warning, which states  with proven evidence of the member’s failure to perform their duties and  proposed corrective measures.”  3. Councilmember Committees and Subcommittees  3.1 Appointment. The Mayor shall appoint Councilmembers to standing and ad  hoc committees and subcommittees established by the City Council, subject to  ratification by the Council at its next regular meeting. It will be the  responsibility of the committees and subcommittees to inform and submit  recommendations to the Council.  Comments:   Councilmember Chao: Replace Section 3.1 with the following: “It will be the  responsibility of the committees and subcommittees to inform and submit  recommendations to the Council. The purpose and scope of each standing or  ad hoc committee should be stated when it is formed and re‐stated when  councilmembers are appointed to the committee at a regular meeting.   The City Manager shall prepare a report to Council about the anticipated  time commitment required for staff to assist the Ad Hoc Committee.   Information: The scope, membership, time of creation and estimated  number of meetings for each Ad Hoc Committee shall be posted to the City  Council website.   Termination: A majority of the Council may vote to terminate any Ad Hoc  Committee following a written report by the committee.   Ad Hoc Committees do not constitute legislative bodies and are not subject  to the requirements of the Brown Act. Standing committees that have a  continuing or indefinite jurisdiction are subject to the Brown Act.”  Councilmember Moore: Revise Section 3.1 as follows: “The Mayor shall  appoint Councilmembers to standing committees and all Councilmembers may  nominate any Councilmember to ad hoc committees and subcommittees  established by the City Council, with consideration of Councilmember  preference, equitable distribution, seniority, experience, and benefit to the  committee, subject to ratification by the Council at its next regular meeting. It  will be the responsibility of the committees and subcommittees to inform and  submit recommendations to the Council.”  3.2 Instructions and Expectations. The Council shall make certain that all Council  committees and subcommittees are properly instructed in their assigned scope  DRAFT    4    of work and responsibilities. The committee’s or subcommittee’s jurisdiction  shall be defined in writing and approved by a majority of the City Council. All  Council committees and subcommittees having a continuing or indefinite  jurisdiction shall be subject to the Brown Act.  3.3 Reporting. Council committee and subcommittee members are to keep the  Council informed of the work and progress of their committee or  subcommittee. These reports or minutes shall be made in writing whenever a  recommendation is made to the Council.  Comments:  Councilmember Moore:  Revise Section 3.3 as follows: “Council committee and  subcommittee members are to keep the Council informed of the work and  progress of their committee or subcommittee. These reports or minutes shall be  made in writing whenever a recommendation is made to the Council.”  4 Other City Commissions and Committees  4.1 Responsibility. The Council will make appointments to City’s commissions  and committees. Qualifications to serve on commissions and committees shall  be set forth in the Municipal Code or by a resolution or motion of the Council  that is not inconsistent with the Municipal Code. Appointment of  Councilmembers to City committees shall be governed by the procedures in  Section 3.  4.2 Attendance at Council Meetings. At least one commission member must  attend City Council meetings when the commission has an item of interest on  the Council agenda, so as to be available to answer Council questions.  Comments:  Mayor Wei:  Revise Section 4.2 to add: “ . . . Staff shall provide the commission  with advance notice for the commission to select a member to attend the City  Council meeting.”  Councilmember Moore: Revise Section 4.2 as follows: “At least one  commission member, preferably the Chair or Vice Chair, must attend City  Council meetings when the commission has an item of interest on the Council  agenda, so as to be available to answer Council questions.”  DRAFT    5    4.3 Performance Expectations. The Council shall make certain that all  commissions and committees are properly instructed on their responsibilities  and performance expectations. This will include the issuance of a Council‐ approved Commission and Committee Handbook and a mandatory annual  training session for all Commission and Committee members.  4.4 Appointment. Commission and Committee applicants will be interviewed by  the Council before being voted on by the Council in a noticed public meeting.  Applicants are considered by motion and appointed by a majority vote of  Council. Two members of an immediate family or persons residing in the same  household shall not be allowed to serve simultaneously on the same  commission or committee. Immediate family members residing in the same  household as a Councilmember are not eligible for appointment to any  commission or committee. Former Councilmembers are not eligible for  appointment to any commission or committee within four years of having  served on the City Council.   Comments:  Multiple Councilmembers: Revise Section 4.4 as follows: “. . . Former  Councilmembers are not eligible for appointment to service on any commission  or committee within four years of having served on the City Council.”  Councilmember Chao: Delete the last sentence of Section 4.4 (“Former  Councilmembers are not eligible for appointment to any commission or  committee within four years of having served on the City Council.”). Add:  “City staff should report communications from former Councilmembers and  former commissioners on issues related to City business through phone calls or  in‐person communications.”  Councilmember Moore: Revise Section 4.4 as follows:  “. . . Former  Councilmembers are not eligible for appointment to any commission or  committee within four years of having served on the City Council.  Commissioners and committee members shall not be employees of the City or  companies which the City contracts with, or employees of subcontracted  companies.”  4.5 Removal. The City Clerk shall remove commission or committee members for  failure to comply with attendance policies adopted in the Commission and  Committee Handbook Commissioner’s Handbook. Council retains full  discretion to review commission and committee member performance and may  DRAFT    6    take disciplinary action as needed, including removal from the commission or  committee.  Comments:  Staff Recommendation: Revise Section 4.5 to strike references to committees in  the first sentence.   Councilmember Chao: Revise Section 4.5 as follows: “The City Clerk shall  remove inform the Council to consider removal of commission or committee  members for failure to comply with attendance policies adopted in the  Commission and Committee Handbook . . . . “  Vice Mayor Mohan: Revise Section 4.5 as follows: “The City Clerk shall  remove commission or committee members for failure to comply with  attendance and other policies adopted in the Commission and Committee  Handbook Commissioner’s Handbook . . . .”  4.6 Undue Influence on Commissioners. Councilmembers should not attempt to  influence or publicly criticize commission recommendations or to influence or  lobby individual commission members on any item under their consideration.  It is important for commissions to be able to make objective recommendations  to the City Council on items before them. Councilmembers that attempt to  influence commission positions on an item may prejudice or hinder their role in  reviewing the commission’s recommendation as a member of the City Council.  Individual Councilmembers and commissioners shall have the right to attend  meetings of commissions and other Cupertino governmental bodies but shall  refrain from speaking or becoming involved in deliberations.   Comments:  Staff Recommendation: Delete “and commissioners” from the last sentence of  Section 4.6.  Councilmember Moore: Delete “Individual Councilmembers and  commissioners shall have the right to attend meetings of commissions and  other Cupertino governmental bodies but shall refrain from speaking or  becoming involved in deliberations.”    DRAFT    7    Councilmember Chao: Add two new paragraphs in Section 4 that read as follows:    “On every item within the jurisdiction of a commission, the staff liaison  shall work with the commission chair to schedule the item to receive inputs  and seek recommendations from the commission, as time permits. The staff  report at the Council meeting shall include commission inputs and  recommendations. Rationale should be given when commission inputs are  not available for an item within their jurisdiction.”    “Respect the Role of Council Members as Policy Makers for the City. Staff  is expected to provide its best professional recommendations on issues.  Staff should not try to determine Council support for particular positions or  recommendations in order to craft recommendations. The Council must be  able to depend upon the staff to make independent recommendations. Staff  should provide information about alternatives to staff recommendations as  appropriate, as well as pros and cons for staff recommendations and  alternatives.”    5. Administrative Matters  5.1 Attendance. City Councilmembers acknowledge that attendance at lawful  meetings of the City Council is part of their official duty. Councilmembers shall  make a good faith effort to attend all such meetings. Council members shall  notify the Mayor or the City Clerk if they will be absent from a meeting.  Comments:    Councilmember Moore: Revise Section 5.1 to add the following: “Council  attendance will be noted in the agenda of the next regular meeting and  thereafter for that calendar year, if three or more meetings are missed.”    5.2 Correspondence. Proposed correspondence from the Mayor or other  Councilmembers on City stationery should generally be reviewed by the  Council in draft form prior to release. On occasion, there are urgent requests  from the League of California Cities for correspondence concerning legislation  directly affecting municipalities. If the Mayor and the City Manager agree that  the League’s position corresponds with that of the Council, the Mayor may  send a letter without first obtaining Council approval. City letterhead will be  made available for routine correspondence (e.g., thank you notes). Official  DRAFT    8    correspondence (including email) from Councilmembers should be respectful  and professional.  Comments:    Councilmember Moore: Revise Section 5.2 to add the following: “Official  correspondence from any member of Council shall be provided to all members  of Council.”  5.3 Regional Bodies. The Mayor shall appoint Councilmembers to represent the  City of Cupertino on regional bodies subject to ratification by the Council at its  next regular meeting. The Mayor should endeavor to provide all  Councilmembers a fair opportunity to represent the City. The positions taken  by the appointed representatives should be in alignment with the positions that  Council has taken on issues that directly impact the City of Cupertino. If an  issue arises that is specific to Cupertino and Council has not taken a position,  the issue should be discussed by Council prior to taking a formal position at a  regional board meeting to assure that it is in alignment with Council’s position.  Council representatives to such various boards shall keep the Council informed  of ongoing business through brief oral or written reports to the Council.  Councilmembers shall make a good faith effort to attend all regional meetings  that require a quorum of the appointed members to convene a meeting.  Attendance should not be less than 75% of all scheduled meetings. If a  Councilmember is unable to attend, they should notify their alternate as far in  advance of the meeting as possible so as to allow the alternate to attend.  Comments:    Councilmember Moore: Revise Section 5.3 as follows: “Council representatives  to such various boards shall keep the Council informed of ongoing business  through brief oral or and written reports to the Council”; and add the  following: “The Council representative shall provide a written report to  Council consistent with Section 3.3.”    5.4 Responses to Public. It will be the responsibility of the City Manager to ensure  a response is provided to public correspondence for informational requests  addressed to the Council. Staff shall respond to all requests for services as  appropriate, and the City Manager shall keep Council informed of the City  response.  DRAFT    9    5.5 Ceremonial Correspondence. Proclamations, certificates of appreciation or  recognition, and letters of recognition or support are discretionary public  announcements directing attention to a local resident, organization, or event.  The Mayor may issue ceremonial proclamations, certificates, and letters as set  forth in the City of Cupertino Ceremonial Correspondence Policy (Exhibit A).  5.6 Reimbursement. City Councilmembers may be reimbursed for expenses for  travel to and lodging at conferences or meetings related to their role as a  Councilmember as stated in the  Elected Officials’ Compensation Program, as  may be amended from time to time (Exhibit B). Any additional expenses that  fall outside the scope of this policy may be reimbursed only if approved by the  City Council, at a public meeting before the expenses are incurred. Any request  for reimbursement of expenses shall be accompanied by an expense form and  receipts to document the expenditure. These documents are public records  subject to disclosure under the California Public Records Act. Councilmembers  shall be eligible to receive City‐issued hardware and software for the conduct  of official business pursuant to the Council Technology Policy (Exhibit C).  5.7 Council Training. Any member of the City Council and City commissions or  advisory committees formed by the City Council shall receive ethics and anti‐ harassment training required by state law. New members must receive the  training within their first year of service. Members shall attend training  sessions that are offered locally in the immediate vicinity of Santa Clara County  or by completing online a state‐approved public service ethics education  program, or at any conference attended . The City Clerk shall keep ethics  training records for five years.   Comments:  Staff Recommendation: Any member of the City Council and City  commissions or advisory committees formed by the City Council shall receive  ethics and anti‐harassment training required by state law. New members must  receive the training within their first year of service and shall comply with  ongoing training requirements imposed by state law. Members shall attend  training sessions that are offered locally in the immediate vicinity of Santa  Clara County or, by completing online a state‐approved public service ethics  education program, or through a state‐approved training which may be  provided at a conference attended by the member. The City Clerk shall keep  ethics training records for five years.  DRAFT    10    Councilmember Fruen: Revise Section 5.7 to delete requirement that state‐ approved ethics education must be online.  5.8 Mayor’s Initiative Budget. The Mayor may use the Mayor’s initiative budget  established as part of the City Manager’s discretionary fund for projects that  the Mayor deems appropriate during the Mayorʹs term of office, subject to the  requirements of Resolution No. 07‐103 (Exhibit D). The amount of the Mayorʹs  initiative budget is determined by the City Council.   6. Relationship with City Staff   6.1 Incorporation of Municipal Code by Reference. Cupertino Municipal Code  Chapter 2.17 (Exhibit E) governs the City Council’s relationship with the City  Manager and their staff under the Council‐Manager form of government. To  the extent that the provisions of Chapter 2.17 are not set below, they are  incorporated by reference into this Manual.  6.2 Council/Manager Form of Government. Under the Council/Manager form of  government, the City Council sets policy direction as the direct representatives  of the community with the City Manager providing the professional expertise  to manage the organization and carry out the Councilʹs direction. The City  Manager is responsible for carrying out the Councilʹs policy direction through  the day‐to‐day management of City functions, including the oversight of City  operating departments. Neither individual Councilmembers nor the Council  as a whole shall interfere with the City Manager’s performance of the  administrative duties conferred upon them in Cupertino Municipal Code  section 2.28.040.  6.3 Council‐Manager Relations. The City Council and its members shall deal  with the administrative services of the City only through the City Manager,  except for the purpose of inquiry, and neither the City Council nor any  Councilmember shall give orders to any subordinates of the City Manager.  The City Manager shall take instructions from the City Council only when  given at a duly held meeting of the City Council, and no individual  Councilmember shall give any instructions to the City Manager.  6.4 Individual Councilmember Influence on Staff Decisions Prohibited.  Individual Councilmembers shall not attempt to influence staff decisions,  recommendations, workloads, and schedules, and department priorities  without prior knowledge and approval of the City Council. If a  Councilmember wishes to influence the actions, decisions, recommendations,  DRAFT    11    workloads, work schedules and priorities of staff, that member must prevail  upon the City Council to do so as a matter of Council policy.  6.5 Decorum. All Councilmembers and City staff shall treat each other with  dignity, courtesy, and respect. In exercising the City Council’s policymaking  authority, Councilmembers must often critique, modify, or reject a staff  recommendation. While thorough vetting and criticism of staff policy  recommendations or decisions is a necessary component of Council’s  policymaking role, criticism should focus on the policy recommendations and  decisions and should avoid personal attacks. Councilmembers shall refrain  from publicly criticizing the general abilities, character, or motivations of any  staff member and should share any such concerns privately with the City  Manager or City Attorney.  6.6 Councilmember Access to Information. City Council members have free  access to the flow of any information related to the operation of the City. The  City Manager shall ensure that such information is communicated by staff in  full and with candor to the Council. City staff will make every effort to  respond in a timely and professional manner to all requests made by  individual council members for information or assistance, provided that, in  the judgment of the City Manager, the request is not of a magnitude either in  terms of workload or policy, which would require that it more appropriately  be assigned to staff through the collective direction of the City Council, based  on the guidelines set forth in Cupertino Municipal Code section 2.17.043. No  Councilmember shall circumvent the City Manager’s direction regarding a  request for information by seeking information through a Public Records Act  request.  Comments:  Mayor Wei: Revise Section 6.6 as follows: “. . . No Councilmember shall  circumvent the City Manager’s direction regarding a request for information  by seeking information through a Public Records Act request except with the  approval of the Council with a majority affirmative vote of the members.”  Councilmember Moore: Revise Section 6.6 to delete the sentence: “No  Councilmember shall circumvent the City Manager’s direction regarding a  request for information by seeking information through a Public Records Act  request.”  DRAFT    12    6.7 Authority of City Council. Nothing in this Manual shall limit the City  Council’s power to accept, reject, amend, or otherwise guide and direct staff  actions, decisions, recommendations, workloads and schedules, department  priorities, and the conduct of city business through the office of the City  Manager. This power cannot be delegated to individual Councilmembers, nor  to committees composed of Councilmembers consisting of less than a quorum  of the City Council.  7. Agendas and Staff Reports  7.1 Future Agenda Items. The City Manager, the City Attorney, the Mayor, or any  two Councilmembers may request that an item be added to a future agenda for  Council action. The City Manager shall provide a quarterly report to Council  regarding the status of future agenda items, which may include a request to  remove items from the list of future agenda items. Any item may be removed  for the future agenda items list by a majority vote of the City Council.   Comments:  Mayor Wei: Revise section 7.1 as follows: “The City Manager shall provide a  quarterly report to Council regarding the status of future agenda items, which  may include a request to remove items that are outdated or obsolete, from the  list of future agenda items. Any item Outdated or obsolete items may be  removed for the future agenda items list by a majority vote of the City Council.  The City Manager may ask Council to reaffirm that items remain on the future  agenda items list with the support of two council members.”  Multiple Councilmembers:  Revise Section 7.1 to delete the sentence: “Any  item may be removed for the future agenda items list by a majority vote of the  City Council.”  7.2 Preparation of Agenda. The City Clerk shall prepare the agenda in  consultation with the City Manager, the Mayor, and the City Attorney. Absent  exigent circumstances, an item will be scheduled for Council action no sooner  than 14 days after receipt of a request to add the item to the future agenda  items list. Any item requiring preparation of a staff report requires City  Manager approval or, in case of a report prepared by City Attorney’s Office  staff, City Attorney approval, before being added to an agenda. The Mayor, in  consultation with the City Manager and the City Clerk, shall determine the  order of items on the agenda.  DRAFT    13    7.3 Agenda Item Descriptions. Each agenda item shall include a brief general  description of the matter to be discussed (approximately 20 words in length),  including any action that may be taken under the California Environmental  Quality Act, and should generally include the recommendation of the City  Manager.  7.4 Staff Reports. Staff reports should include the following sections:  1. Subject  2. Recommended Action  2. Reasons for Recommendation  3. Sustainability Impact  4. Fiscal Impact  5. California Environmental Quality Act   7.5 Agenda Publication. Agenda packets for a regular meeting should be  published and delivered to Councilmembers no later than the Thursday  Wednesday prior to a Tuesday Council meeting. Councilmembers are  encouraged to contact staff in advance for answers to questions regarding an  agenda packet. Written communications addressed to Council shall be  forwarded to Council and made available to members of the public, consistent  with the requirements of the Brown Act.  Comments:  Staff Recommendation: Revise Section 7.5 to require the publication of agenda  packets no later than the Wednesday prior to a regular Council meeting.  7.6 Supplemental Materials. Supplemental reports received by the City Clerk after  the agenda is published but before 12:00 p.m. on the Monday prior to the City  Council meeting shall be published and delivered to Councilmembers at 5:00  p.m. on Monday. Supplemental reports received by the City Clerk after 12:00  p.m. on Monday but before 4:00 p.m. on the day of the meeting shall be  published and delivered to Councilmembers prior to the Council meeting.  Comments:     Councilmember Chao: Add a new paragraph that reads as follows: “Questions  and all staff‐prepared responses will be forwarded to all Councilmembers as  well as put up on the special web page created for public review of Council  agenda questions and staff responses. Staff will include the name of the  Councilmember posing the questions in the ‘subject’ field of the e‐mail  DRAFT    14    response. Written copies of all Councilmember agenda questions and staff  responses will be at Council places at the meeting; additionally copies will be  made available in the Council Chambers for members of the public.”  8. Meeting Procedures   8.1 Meeting Schedule. The City Council conducts its regular meetings on the first  and third Tuesdays of the month, except when Council is in recess. At the  second regular meeting in January, the City Council will approve the schedule  of meetings for the calendar year, which in addition to the regular meeting  schedule may include the cancellation of regular meetings and the addition of  special meetings and study sessions. This practice does not, however, preclude  the Mayor or a majority of the members of the City Council from calling  additional meetings pursuant to the Brown Act.  8.2 Seating of Councilmembers. For meetings held in Council Chambers at  Community Hall, the Mayor shall be seated at the center of the dais and the  Vice Mayor shall be seated immediately to the Mayor’s left. The remaining  Councilmembers shall be seated in order of seniority as follows: (1) the seat  immediately to the right of the Mayor; (2) the last seat on left side of the dais;  (3) the last seat on the right side of the dais. Seniority shall be based on the  number of consecutive years of service on the City Council. If two members  have equal seniority based on service, the member with the higher vote count  in their most recent election is considered to have higher seniority.  Comments:  Staff Recommendation: Delete Section 8.2.  8.3 Rules of Order. City Council meetings shall be governed by Rosenberg’s Rules  of Order. Unless otherwise required by state law or City ordinance, decisions of  the Council shall be made by a majority of members present and voting. The  Mayor may impose additional reasonable procedural rules not inconsistent  with Rosenberg’s Rules of Order and the provisions of this Manual, unless  objected to by a majority of Councilmembers present.  8.4 Order of Business. The order of agenda items for regular Council meetings is  as follows:  1. Call to Order  2. Pledge of Allegiance  3. Roll Call  DRAFT    15    4. Closed Session Report  5. Ceremonial Items  6. Oral Communications (public comment on non‐agenda matters)  7. Consent Calendar  8. Public Hearings  9. Action Calendar  10. Council Reports and Comments  11. City Manager Report  12. Oral Communications (continued)  1213 Informational Items  1314 Adjournment  Oral communications shall be limited to 30 minutes. Additional speakers  wishing to comment on non‐agenda items may be given time to speak at the  end of the agenda, after the City Manager’s report. In the absence of an  objection made by a majority of Councilmembers present and voting, the  Mayor may modify the order of business to facilitate the fair and efficient  conduct of Council meetings.  Comments:  Staff Recommendation: Revise Section 8.4 to include any oral communications  that continue beyond the allotted 30 minutes in the Order of Business.  8.5 Consent Calendar.   8.5.1 Adding Item to Consent Calendar. The Mayor, the City Manager, the  City Attorney, or the City Clerk may recommend that items appearing  on the agenda be placed on the consent calendar for action by the City  Council. In addition, any item may be placed on the consent calendar by  a majority vote of the City Council. All items placed on the consent  calendar shall appear together on the agenda with the recommendation  as to the action to be taken by the City Council with respect to such item.  Upon the motion of any member of the City Council, all items placed  upon the consent calendar may be acted upon together, and each shall  be deemed to have received the action recommended. Items may be  removed from the consent calendar only by a member of the City  Council.   Comments:  DRAFT    16    Mayor Wei: Revise Section 8.5.1 as follows: “. . . Items may be removed  from the consent calendar only by a member of the City Council. Items  may be removed from the consent calendar by a member of the public  with the approval of the Council with a majority affirmative vote of the  members. The member of the public requesting removal must state the  reason for the request.”  Councilmember Moore: Revise Section 8.5.1 to delete: “Items may be  removed from the consent calendar only by a member of the City  Council.”  8.5.2 Removing Item from Consent Calendar. Any member of the City  Council who would like to remove an item from the consent calendar  shall notify the City Manager and the City Clerk prior to the meeting.  Although members of the City Council are encouraged to ask questions  and share concerns about the agenda item with staff before the meeting,  they are not required to do so. Items removed from the consent calendar  shall be placed at the end of the agenda for consideration.  Comments:  Councilmember Moore: Delete Section 8.5.2.  Councilmember Fruen: Revise Section 8.5.2 to allow Councilmembers to  remove at most one item from the consent calendar without providing  notice before the Council meeting begins.  8.6 Public Comment. An opportunity for public comment shall be provided for  the consent calendar, each other agenda item under consideration, and, during  regular meetings, on any matter that is within the subject matter jurisdiction of  the City Council. The Mayor may consolidate public comment for related  agenda items, subject to overruling by a majority vote of the Council. Non‐ agenda matters (including Council and staff reports and informational items)  may be addressed by the public during oral communications. Members of the  public wishing to speak regarding an item shall submit a request to comment  to the Clerk (“blue card”) or, where applicable, raise their hand in Zoom within  five minutes of the time the Mayor opens public comment. Each individual  speaker will ordinarily have up to three minutes to address the Council. If a  speaker representing five or more members of the public in attendance and  wishing to comment on the item but electing not to speak, the speaker may  have up to 10 minutes to address the Council. Consolidation of time among  DRAFT    17    speakers is not otherwise allowed. No member of the public may be allocated  more than a combined total of 10 minutes to speak during a Council meeting. If  a large number of speakers wish to address Council on an item, the Mayor may  reduce the time allotted to each speaker consistent with the Brown Act. Twice  the speaking time will be provided to any member of the public who uses a  translator.  Comments:  Mayor Wei: Revise Section 8.6 as follows: “. . . Members of the public wishing  to speak regarding an item shall submit a request to comment to the Clerk  (“blue card”) or, where applicable, raise their hand in Zoom within five nine  minutes of the time the Mayor opens public comment . Each individual speaker  will ordinarily have up to three minutes to address the Council. If a speaker is  representing themself and one other member of the public in attendance  wishing to comment on the item but electing not to speak, the speaker may  have up to five minutes to address the Council. If a is speaker representing  themself and two other members of the public in attendance, the speaker may  have up to seven minutes to address the Council. If a speaker is representing  themself and three other members of the public in attendance, the speaker may  have 9 minutes to address the Council. If a speaker representing five or more  members of the public in attendance and wishing to comment on the item but  electing not to speak, the speaker may have up to 10 minutes to address the  Council. Consolidation of time among speakers is not otherwise allowed. No  member of the public may be allocated more than a combined total of 10  minutes to speak during a Council meeting. If a large number of speakers wish  to address Council on an item, the Mayor may reduce the time allotted to each  speaker consistent with the Brown Act. Twice the speaking time will be  provided to any member of the public who uses a translator. All public  comments must be relevant to the issue before the City Council. Arguments for  or against a measure should be stated as concisely as possible.”  Councilmember Moore: Revise Section 8.6 to delete: “No member of the public  may be allocated more than a combined total of 10 minutes to speak during a  Council meeting.”  Councilmember Fruen: Revise Section 8.6 to remove the 10‐minute limit on  total time for public comment by a single member of the public and to increase  the length of time members of the public have to raise their hand or submit a  blue card to speak to 9 minutes.  DRAFT    18    8.7 Communications with Members of the Public. The City Council may ask  questions of speakers providing public comment but should avoid an extended  discussion with members of the public during meetings. Additionally, when a  member of the public provides comments regarding a matter that is not on the  agenda, Councilmembers may (1) refer the speaker to staff; (2) refer the speaker  to appropriate reference material; (3) request that staff report back at a future  meeting; or (4) request that staff place the item on a future agenda.  Councilmembers should not otherwise respond to or comment on an item of  business that is not on the agenda. City staff should generally avoid responding  to comments or questions from members of the public during Council  meetings, although the City Manager or City Attorney may offer to arrange a  time to discuss the subject matter of public comments with members of the  public subsequent to the Council meeting.  8.8 Conduct of Meetings  8.8.1 Councilmembers. Members of the City Council value and recognize the  importance of the trust invested in them by the public to accomplish the  business of the City. Councilmembers shall accord courtesy to each other,  to City employees, and to members of the public appearing before the  City Council.  8.8.2 City Employees. City staff shall observe the same rules of decorum  applicable to the City Council. City staff shall act at all times in a  businesslike and professional manner towards Councilmembers and  members of the public.  8.8.3 Members of the Public. Members of the public attending City Council  meetings are encouraged to treat Councilmembers, City staff, and other  members of the public with the same courtesy that Councilmembers and  City staff must accord to them. Any members of the public who engages  in conduct that disrupts a City Council meeting shall be removed from the  meeting. Nothing in this Manual or any rules of conduct that may be  adopted by the City Council shall be construed to prohibit public criticism  of the policies, procedures, programs, or services of the City, or of the acts  or omissions of the City Council, City advisory bodies, or City staff.  8.9 Discussion and Deliberation  8.9.1 Ex Parte Contacts. Councilmembers shall disclose any ex parte contacts  prior to deliberation on a quasi‐adjudicative matter ex parte  DRAFT    19    communications prior to deliberation on a quasi‐judicial matter. A quasi‐ judicial matter is typically a hearing in which the City Council hears  evidence and makes findings of fact to reach a conclusion based on the  applicable law. An ex parte communication occurs when a  Councilmember hearing a quasi‐judicial matter communicates directly or  indirectly with any person or party in connection with a matter before the  Council, without notice and the opportunity for all parties to participate.  Comments:  Staff Recommendation: Replace Section 8.9.1 with the following:   “Ex Parte Communications. Councilmembers shall disclose any ex parte  communications prior to deliberation on a quasi‐judicial matter. A quasi‐ judicial matter is typically a hearing in which the City Council hears  evidence and makes findings of fact to reach a conclusion based on the  applicable law. An ex parte communication occurs when a  Councilmember hearing a quasi‐judicial matter communicates directly or  indirectly with any person or party in connection with a matter before the  Council, without notice and the opportunity for all parties to participate.”  8.9.2 Relevance. All discussion must be relevant to the issue before the City  Council. A Councilmember is given the floor only for the purpose of  discussing the pending matter; discussion which departs from the item  agendized for discussion is out of order. Councilmembers should avoid  repetition and shall not discuss matters that are not on the agenda.  Arguments for or against a measure should be stated as concisely as  possible.  8.9.3 Council Questions and Deliberations. Councilmembers may obtain the  floor by seeking recognition from the Mayor. Following presentations to  Council on an agenda item, Councilmembers shall each be given 5  minutes to ask questions of any presenter. The Mayor may allow  additional time for questions where appropriate. Following public  comment, the Mayor may request that a motion be made and seconded.  After the motion has been stated to the Council and seconded, any  member of the Council has a right to discuss the motion after obtaining  the floor. A member who has been recognized should limit their time to 5  minutes.   Comments:  DRAFT    20    Mayor Wei: Revise Section 8.9.3 to add the following: “. . . The Mayor may  allow additional time for deliberation where appropriate.”  Councilmember Fruen: Replace Section 8.9.3 with the following:  “Councilmembers may obtain the floor by seeking recognition from the  Mayor. Following presentations to Council on an agenda item,  Councilmembers shall each be given five minutes to ask questions of any  presenter. The Mayor may allow additional time for questions where  appropriate. Following public comment, the Mayor may request that a  motion be made and seconded. After the motion has been stated to the  Council and seconded, any member of the Council has a right to discuss  the motion after obtaining the floor. A member who has been recognized  shall limit their time to five minutes. The Mayor may allow additional  time for questions where appropriate. This rule shall displace any  conflicting rule in the City’s adopted rules of procedure.”  8.9.4 Opportunity for Equal Participation. It is the policy of the Council to  encourage the full, fair participation of all members of the Council in  discussions and deliberations. The Mayor may impose reasonable limits  on the time any Councilmember is permitted to speak to advance this  policy. In addition, all Councilmembers wishing to be recognized should  be given an opportunity to speak before any member is allowed to speak a  second time.   8.9.5 Civility. While it is appropriate to vigorously debate a motion, its nature,  or its consequences, Councilmembers shall avoid attacks on the motives,  character, or personality of other Councilmembers, City staff, and  members of the public. The Mayor shall rule out of order any  Councilmember who engages in such attacks.  8.9.6 Role of the Mayor. The Mayor has the responsibility for controlling and  expediting the discussion of an agenda item. It is the duty of the Mayor to  keep the subject clearly before the Councilmembers, to rule out irrelevant  discussion, and to ensure civil discussion among Councilmembers.  8.10 Meeting Length. Meetings of the City Council shall adjourn by 11:00 p.m.  unless the time of adjournment is extended by a vote of a majority of the City  Council. Discussion of an agenda item shall not begin after 10:30 p.m. Any  motion to extend the meeting beyond 11:00 p.m. shall include a list of specific  agenda items to be discussed or approved and shall specify the order these  items shall be considered. If a meeting continues past 11:00 p.m., it shall end at  DRAFT    21    11:30 p.m. All meetings shall be adjourned at 11:30 p.m. unless by a 2/3 vote the  City Council suspends this rule and votes affirmatively to extend the meeting  past 11:30 p.m. Following the adjournment of the meeting, any remaining items  on the agenda shall be continued to the next regular meeting of the City  Council.  Comments:  Councilmember Fruen: Revise Section 8.10 to require only a majority of  members present and voting to extend Council meetings past 11:30 p.m.,  instead of a 2/3 vote of the Council.  Councilmember Moore: Revise Section 8.10 as follows: “Meetings of the City  Council shall adjourn by 1112:00 p.m. a.m. unless the time of adjournment is  extended by a vote of a majority of the City Council. Discussion of an agenda  item shall not begin after 1011:30 p.m. Any motion to extend the meeting  beyond 1112:00 p.m. a.m. shall include a list of specific agenda items to be  discussed or approved and shall specify the order these items shall be  considered. If a meeting continues past 1112:00 p.m. a.m., it shall end at 1112:30  p.m. a.m. All meetings shall be adjourned at 1112:30 p.m. a.m. unless by a 2/3  vote the City Council suspends this rule and votes affirmatively to extend the  meeting past 1112:30 p.m. a.m. Following the adjournment of the meeting, any  remaining items on the agenda shall be continued to the next regular meeting  of the City Council.”  Vice Mayor Mohan: Revise Section 8.10 to allow the Mayor to extend the time  of adjournment.   8.11 Public Hearing Procedures. The order of proceeding where there is a public  hearing item (non‐appeal items) before the City Council shall be as follows:  1. Open Public Hearing  2. Staff Report (≤ 10 minutes)  3. Applicant’s presentation (where applicable) (≤ 8 minutes)  4. Questions from the Council  5. Public comment  6. Applicant’s response to public comment (where applicable) (2 minutes)  7. Close Public Hearing  8. City Council discussion and vote  Where the public hearing involves an appeal of a decision to the City Council,  the order of proceeding shall be as follows:  DRAFT    22    1. Open Public Hearing  2. Staff Report (≤ 10 minutes)  3. Appellant’s statement (≤ 8 minutes)  4. Applicant’s statement (where applicable) (≤ 8 minutes)  5. Questions from the Council  6. Public comment  7. Applicant’s response to public comment (where applicable) (2 minutes)  8. Appellant’s response to public comment (2 minutes)  9. Close Public Hearing  10. City Council discussion and vote  Comment:  Councilmember Moore: Revise Section 8.11 to indicate that time limits are  recommendations rather than strict requirements (e.g., “preferably ≤ 8  minutes”).  8.12 City Council Recess Period. The City Council recess period shall begin the first  Tuesday in August and end the Tuesday following Labor Day. During any  recess period, the City Manager is authorized to take such ministerial actions  for matters of operational urgency, including such emergency actions as are  necessary for the immediate preservation of the public peace, health, or safety,  as would normally be taken by the City Council during the period of recess,  except for those duties specifically reserved to the Council by law. This  authority extends throughout the period of recess established by the City  Council and includes the authority to execute agreements and make  expenditures necessary for the exigent operational matters. The City Manager  shall make a full and complete report to the City Council at its first regularly  scheduled meeting following the period of recess of actions taken by the City  Manager pursuant to this section, at which time the City Council may make  such findings as may be required to ratify the actions of the City Manager.  Nothing in this Section prevents the City Council from calling a special meeting  during the recess period.  Comments:  Staff Recommendation: Revise Section 8.12 to clarify that a special meeting  may be called during the recess period.  Councilmember Chao: Add a new paragraph to Section 8 that reads as follows:  “Study Sessions. Study Sessions are meetings during which the Council receives  DRAFT    23    information about City business in an informal setting. The informal study session  setting is intended to encourage in‐depth discussion and detailed questioning and  brainstorming by Council on issues of significant interest including City policy  matters, zoning applications, and major public works projects. The Council may  discuss the material freely without following formal rules of parliamentary  procedure. Staff may be directed to bring matters back for future Council  consideration as no action can be taken at a study session. The Decorum rules still  apply to the behavior of the Council and public.ʺ  9. Closed Sessions  A closed session may be held at any regular or special meeting for any purpose  authorized by the Brown Act. The City Attorney will schedule closed session  meetings in consultation with the Mayor and the City Manager. Public comment  shall be received in open session prior to a closed session. To ensure strict  compliance with the Brown Act, the City Attorney or the City Attorney’s designee  shall report out in public session any reportable action taken during closed session  and any other information from closed session authorized to be disclosed based on a  majority vote of the City Council.  10. Enforcement of Rules; Suspension of Rules  The City Council may enforce repeated or serious violations of the rules set forth in  this Manual through a censure action placed on a Council agenda. Nothing in this  Manual shall be cited to invalidate a properly noticed and acted upon action of the  City Council. Any rule set forth in this Manual may be suspended by a 2/3 vote of  the Council.  Vice Mayor Mohan: Revise Section 10 as follows: “. . . Any rule set forth in this  Manual may be suspended by a 2/3 3/5 vote of the Council.”