Loading...
CC 02-07-23 Item #13 Commemorative Bench Dedication Policy Supplemental Staff Report 2_Desk Item      DESK ITEM 2  Meeting: February 7, 2023    Subject  Consider adoption of a resolution establishing the Commemorative Bench Dedication  Policy and waiving the commemorative fee for Marilyn Francesco.  RESPONSE TO COUNCIL INQUIRIES    Recommended Action  No Council action required, although the Council may “accept”, “acknowledge” or  “receive” the report    Discussion  Councilmember had the following questions and staff has provided responses to each.   Each question can be identified as Q1:  and each response as A1:    Q1: I looked at the May 3, 2022 staff report and did not find the amount donated by  Marilyn Francesco. Then, I found the amount in the completed Donation Form. The  donation amount is $114, which only covers the plaque, but not the installation cost.    The ʺplaqueʺ mentioned in Resolution 2017‐102 is specifically meant to recognize a  large sum donation on a case‐by‐case basis.   A1: That’s correct. Resolution 2017‐102 is written more for recognition of large sum  donation. Thus, staff is proposing a detailed policy for the commemorative bench  donations.    Q1.1: Could you please clarify that the amount paid by Marilyn Francesco is only  $114, which only covers the plaque bearing the name of the donor? Thus, this amount  cannot be called a ʺdonation,ʺ right?   A1.1: As with previous “donations” of benches, residents only paid to cover the cost of  the plaque and bench. Therefore, the $114 is the cost Marilyn paid for the plaque.     Q1.2: What exactly has the donor donated to warrant a memorial plaque? I am  confused.   A1.2: Marilyn is interested in placing a plaque on an existing bench.          Q2: Will the City sign a 10‐year agreement with the applicant?   A2: The applicant will not sign the 10‐year agreement since the proposed policy is  specific to the maintenance of the donated bench and plaque.     Q3: The ʺdonationʺ amount of $114 does not cover the installation cost and the  maintenance cost and administration cost of preparation the agreement, right? Please  confirm.   A3: The amount does not cover the installation or maintenance cost. Staff anticipates the  installation of the plaque will likely take about 30 minutes.    Q3.1: Thus, the staff recommends that the city would cover all the other cost free of  charge, right?   A3.1: Staff anticipates the installation and maintenance of the plaque on an existing  bench to be minimal.     Q4: The Feb. 7, 2023 staff report mentioned ʺthe applicant has already purchased a  plaqueʺ as a reason to waive all the fees.    In the May 3, 2022 staff report, the staff asks the Council to choose the language used  on the plaque.  The applicant apparently purchased the plaque after May 3, 2022, when the Council  essentially turned down her ʺdonationʺ of a plaque with the cost of only the plaque.    If the applicant purchased the plaque AFTER the Council essentially turned down her  request, it seems the applicant first misunderstood Resolution 2017‐102 on the intent  of a plaque and then misunderstood the direction from the Council on May 3, 2022.    The staff recommends the Council to ignore the inconsistency with Council  resolution and Council direction, right?   A4: Staff is recommending a one‐time waiver of the new policy to account for the  resident being caught up in the course of revising the policy.    Q5: In the proposed policy and the other policies from other cities I have reviewed.  normally, the City would purchase the plaque to ensure the durability of the plaque  and a uniform look with other plaques installed on public benches.    The staff recommends making the exception for this case to allow a plaque, purchased  by a private citizen without following the city standards, to be installed on a city  bench, right?  A5: Staff is proposing this one‐time waiver for the resident. Council can choose to deny  the waiver and request the applicant to purchase the bench and plaque based on the  proposed policy.          Sustainability Impact  No sustainability impacts.    Fiscal Impact  No fiscal impact.    _____________________________________    Prepared by: Jimmy Tan, Assistant Director of Public Works  Reviewed by: Matt Morley, Assistant City Manager   Reviewed and Approved for Submission by:  Pamela Wu, City Manager      Attachments:   1. None.