Loading...
CC 02-21-2023 Item #1 City Hall Renovation_Responses to Councilmember Questions (Updated on 2-21-23)1        2/21/2023 City Council Meeting Special Meeting Item #1 City Hall Renovation    Staff’s responses to questions received from councilmember are shown in italics.      Q1: It would be very confusing and misleading to the public if "actions by City Council" after the  forming of the subcommittee are not included. (Chao)  Q2: How come the November 15, 2022 Council action is not included in the memo in  Attachment B? For completeness, it should be included since it is a "past action" by the City  Council. (Chao)  Staff responses (Q1 ad Q2): There has been no action by Council on the topic of the City Hall CIP  project since the subcommittee was formed except for the 11/15/22 recommendations of the  Subcommittee to the Council. The actions on the item from that meeting are included in the  Staff report.    Q3: For the October 16, 2018 approval for "Archtl Services for New City Hall". I somehow  cannot access the agenda item. But I wonder whether it is regarding the new City Hall at the  current City Hall location or at the Vallco site, since the 2018 Council approved the Vallco  project, which includes a shell of the City Hall and a shell of the Performing Art center, which is  why there is also a budget adjustment on the same agenda for the Performing Art Center.  (Chao)  Staff response: The IT team has been notified about the October 16, 2018 webpage missing  items. The minutes from that meeting, in regards to the City Hall item state that “Sinks moved  and Vaidhyanathan seconded to adopt Resolution No. 18‐102 approving a Budget Adjustment in  the amended amount of $4,087,500: 1. $3,500,000 for architectural design services for a New  City Hall, funded by the Capital Reserve, and: 2. $500,000 for architectural design and other  services as needed for the Interim City Hall, funded by the Capital Reserve with direction to staff  to explore finding lease space as a first priority, and; 3. $87,500 to add one 3‐year Limited Term  Project Manager in the Department of Public Works, funded by the General Fund. The motion  carried with Scharf absent.  The October 2018 meeting would have occurred after the FY18‐19 budget was  approved/ratified. The FY19‐20 CIP program was discussed at the April 30th, May 13th, and June  18th, 2019 Council meetings. The notes from that meeting show that the Library project was  Updated on 2‐21‐23 with newly  added responses at bottom and  correction to Q10 page 4  2    extracted from the City Hall/Civic Center projects and given priority. The final CIP book shows  the “City Hall Seismic Upgrade” and “City Hall Renovation” projects were unfunded.    Q4: Please include the purchase of the City Hall Annex and its square footage, and planned  usage, since it is an inclusive part of the City Hall project, as a whole. The new Councilmembers  need such information in order to make informative decisions. (Chao)  Staff response: The City Hall Annex is a separate project. The facility has a footprint of  approximately 5000 square feet and the current plans show 28 desks. As the design progresses,  the number of desks may change slightly. The property was purchased for $4.45M     Q5: I could not find the "April 2022" CIP study session in April 2022 council meetings. But I  found one in May 3, 2022 Council meeting. Not sure if I missed it? (Chao)  Staff response: You are correct. Staff had planned to present the CIP in April, so our notes are  dated “April” it was actually first heard on May 3, as you’ve noted.  Please see Amended Attachment B – City Council Timeline City Hall Project_Desk Item    Q6: And please clarify that there was no option for renovation or improvement proposed in the  2022 CIP. Thus, the Council could not approve any option to only renovate and retrofit the city  hall. This is important to mention since the 2021 adopted CIP project was "“City Hall and  Community Hall Improvements (Programming and Feasibility)”, funded for $500,000." (Chao)  Staff response: The FY 2021‐2022 CIP included a new project “City Hall and Community Hall  Improvements (Programming and Feasibility)”, funded for $500,000. The FY 2022‐2023 CIP  originally had a proposal to fund a New or Renovated City Hall Building, and the proposed  project was name “City Hall Renovation/ Replacement and Library Parking Garage: Design and  Construction”. Please see attachment Proposed “FY22‐23 CIP Projects List”.    Q7: The estimated cost of the 2015 July plan was $70M. It would be a good idea to include this  information, since the entry for the November 17, 2015 Council meeting mentioned the Council  was trying to reduce the cost to $40M. (Chao)  Staff response: The cost from 2015 is no longer accurate. Additionally, Staff was not able to  reduce the cost effectively, following the November Council action request.    3    Q8: a. The staff report notes that the proposed $26 million renovation could meet the business  needs of the city for the foreseeable future. What rough time horizon here is envisioned as the  “foreseeable” future?   Staff response: The amount of space required for future growth is a topic that may require  greater research. There is more than one way to do growth projections. Factors to consider:   The effective use of space: The current workplace areas of City Hall are inefficient and can be  reconfigured to improve the amount of space available for desks and meeting spaces.   Expansion: To date, we’ve acquired and are developing the 10455 Torre Avenue building as  the City Hall Annex, thus increasing the area available for City Hall functions. The facility has  a footprint of approximately 5000 square feet and the current plans show 28 desks. As the  design progresses, the number of desks may change slightly. The property was purchased for  $4.45M.   Workplace calculations: square footage per person data. When determining the amount of  space required for a workplace (a.k.a. Office), real estate professionals often use industry  standards of the average square footage per person. The amount of square footage per  person varies from 150 to 250 square feet per person. The “City Hall Project Subcommittee”  presentation from 10/13/22 is attached. On page 38 you can see that the current headcount  for Staff within the workplace area of the current City Hall amounts to approximately 170  SF/person. What is appropriate data to use for Cupertino City Hall? That depends on usage  patterns and it will also need to be considered in tandem with a Telework policy. How many  people will be working in City Hall on a daily basis? Using 200SF/person is a conservative  approach, but must be mitigated by the Telework policy and use.   Staff and Population Growth projections: (CIP cannot opine on this, at this time).   Program: The plan to renovate the City Hall building included a program that is akin to  current uses: workplace and expanded Community meeting spaces. It did not include an  Auditorium or rentable event space. This would greatly affect programming requirements.   Telework Policy/Use Patterns: The Telework phenomena is relatively new and difficult to  project how these usage patterns will continue in the short and/or long‐term.    (The attachment is also available on the City Hall Project webpage, under “other  information” tab.)  b. Is there an estimate of the change in the city’s payroll headcount on an FTE basis over the  last twenty years? (Fruen)  Staff Response: please reference the following chart from the City's FY23 Budget at a Glance.  4        Q9: What is a Category IV building (as opposed to Category II)? (Mohan)    Staff response:  Both refer to ASCE categories (American Society of Civil Engineers) and are also  found in the Building Code[s]. In a “Risk Category IV” building, it will be available for Immediate  Occupancy following a significant seismic event (BSE‐1E: having a 20% chance of occurring in 50  years), and available for Life Safety following a very significant seismic event (BSE‐2E: having a  5% chance of occurring in 50 years). The performance requirements address structural and non‐ structural elements.  A “Risk Category II” building is a typical Office Building, with the performance criteria of  “Collapse Prevention” following a BSE‐2E seismic event.    Q10: Was 2005 the last time the structural systems were reviewed?  If so, by whom? (Mohan)    Staff response:  Reports on the City Hall structural system were completed in 2005‐06, 2011,  2012, 2014 and 2012 2021. Please refer to the “City Hall Project” webpage for more  information, Specifically, the reports are all linked in the “Structural Analysis and Building  Condition Reports” tab.    Q11: I see a reference to 40,000 square feet needed for the new city hall.  This number came up  in 2018.   Is it still valid and does it reflect future growth? (Mohan)    5    Staff response:  The amount of space required for future growth is a topic that may require  greater research. The current building is approximately 24,000 square feet.  Here’s a link for more information on the Risk Categories.    (Additional Staff responses added on 2‐21‐23)  Please also provide the pages I have from the presentation the City Hall Subcommittee received  from Susan and Matt. (Moore)  Staff Response: City Clerk can include the previous attachment in written communications.    Susan did not have time to provide more accurate cost estimates on the City Hall complete  teardown. Please provide more accurate numbers because that project would be at least 5  years out and the numbers were not showing that such that members of the public couldn’t  understand why the remodel is cheaper. (Moore)  Staff Response: When we presented the City Hall Project Subcommittee’s recommendations to  Council (11/15/22) we edited the presentations given in the subcommittee meetings. The table  shared with the subcommittee (PAGE 2 of the attached, from Subcommittee meeting #5,  10/13/22) had an extra column that was deleted from the Council meeting presentation (PAGE  1 of the attached), for brevity. We realized in the Council meeting discussions that this did allow  for the possibility of misinterpretation of the cost of a new City Hall project, since it’s probably  true that the design phase of a New Facility would take longer than the design phase of a  renovated facility. The attached PDF has additional pages that simplify the previously presented  figures: Options are reduced to full Renovation, New building, and New building + 12,000 square  feet. The cost escalations for each years are shown in the columns, and we’ve made the year we  believe the construction could be funded in bold text. Please note that these may be optimistic  projections: it has come to our attention that the Sunnyvale City Hall project construction was  awarded five years after the project was approved by their Council. That may be a useful  benchmark.    Larry Dean has been making it sound like the building can’t be energy efficient, net zero carbon,  please have information on hand that will assure him that gutting the building and retaining the  structure is better for the environment. (Moore)  Staff Response: Whether the building is new or fully renovated, the HVAC and building envelope  will be fully updated. We believe both options will have very similar energy efficiency results.