Loading...
CC 02-21-2023 Item #11 Amendments to City Committees_Responses to Councilmember Questions (Updated on 2-21-23)1        2/21/2023 City Council Meeting Item #11 Amendments to City Committees    Staff’s responses to questions received from councilmember are shown in italics.      Q1: "The proposed ordinance would repeal the ordinance establishing the EDC. In place of the  EDC, staff recommends establishing an Economic Development Working Group, which would  be facilitated by the Economic Development Division through the authorization of the City  Manager." The rationale for removing the Economic Development Committee was the staff  workload. I would like to know a comparison in terms of staff workload between the Economic  Development Committee versus a working group?  (Chao)  Staff response: Per Council’s request, the Working Group is being recommended as an  alternative to the EDC. Although this will also require staff time, managing the Working Group  would be less cumbersome and lead to more collaborative meetings and effective use of time by  not requiring meeting materials and minutes to be recorded and posted, or establishing a  quorum for each meeting, conducting roll call and having rules around speakers and sequencing  actions.    Q2: (Chao)  It is essential to provide equitable access to all members of the public, especially in an area  which might give some people advantage with financial incentives.  Please clarify how the  Economic Development Working group would engage the interested public members equitably  without giving only some elite people access to city resources?    Staff response: Local businesses or members of the public can email the Economic Development  Division at econdev@cupertino.org, or the City Manager’s Office at manager@cupertino.org at  any time to send feedback or request to participate at an upcoming meeting.   Would the working group meeting be public? Would the public be able to make public  comments?  Would the agenda and minutes be public?   Staff response: No. Members of the public can send feedback and comments to the Economic  Development Division at econdev@cupertino.org, or the City Manager’s Office at  manager@cupertino.org.    Q3: It is essential that the City does not provide access to influence the city policy for people  who might have financial conflict of interest. Thus, each Commissioner and Committee member  Updated 2‐21‐23 with staff  responses to Q12 and Q13  2    appointed by the City Council must fill out Form 700.  Please clarify how the City Manager's  working group would ensure that the public resources and access to the city staff are not  utilized to financially benefit individuals or certain organizations. (Chao)  Staff response: The proposed working group is not intended to be a brown‐act body and will not  be filling out any Form 700. As staff report states, the intent of the working group is to further  City’s economic development goals (page 215), not individual organization’s goals.    Q4: Most importantly how will the City Manager recruit members of the working group? What  would be the qualification requirements? What industry sectors will be included? (Chao)  Staff response:  The Economic Development Division’s mission is to grow and support the  business sector in Cupertino with a focus on quality of life issues that affect the local economy.  Local businesses (large and small) and business‐serving organizations who support this work are  envisioned to participate in the Working Group. The key industry sectors would be similar to the  EDC, however, the Working Group composition will be much more flexible and inclusive allowing  for a broader pool of experts to be tapped for their input and ideas.    Q5: Will this working group members be directing the city staff to spend extra time to research  issues and propose policies which will then become staff recommendation to the City Council?   Please clarify how this kind of arrangement builds public trust, rather than create the  perception of "outside people" directing the city staff in private meetings using city resources?  (Chao)  Staff response: The Working Group would not direct staff work. It would serve as an advisory  body to staff with a clear goal in mind ‐ to support Cupertino businesses and boost local  economy. The Group would come together initially to review current programs and build  partnerships to support the business ecosystem, and after that will meet on an as‐needed basis  to discuss business development or as new issues arise with the shifting economy.  Discussions  and recommendations arising from these meetings would be shared annually with Council and  the public.    Q6: What exactly are the benefits of the City Manger's working group, which the Economic  Development Committee does not already offer? (Chao)  Staff response: The Working Group’s less rigid structure would result in discussions that are  collaborative, participatory, and encourage productivity and innovation. Members would be  more inclined to freely participate and share sensitive/proprietary information with staff. The  Working Group’s structure is also flexible and inclusive. Rather than one person selected to  3    serve under specific categories for a set term, staff would be able to get input from a wide array  of experts in related fields.    Q7: I understand the need to rescind Resolution No. 18‐010 which established the Legislative  Review Committee.  This proposed Legislative Advocacy Policy, however, appears to be a brand  new policy which requires the staff to "monitor and research pending legislation to identify bills  that could significantly impact Cupertino."  This is yet another incidence where one brand new  policy is tucked under another big item. This is less desirable since we are not just revising an  existing policy. You are proposing a brand new one.  This should be a separate item.  How much time the staff will utilize to "monitor and research pending legislation" when there  are thousands proposed a year covering wide ranging areas. (Chao)  Staff response:  time spent on “monitor and research pending legislation” will largely be  supported by City’s lobbyist.  The exact amount of time dedicated to these tasks are covered  may vary month to month.    Q8: How the public could be engaged in the process of "monitor and research pending  legislation"? (Chao)  Staff response: Members of the public can follow pending legislation using a number of free,  online resources. Public engagement at City meetings, including Legislative Review Committee  meetings, is almost universally limited to de minimus, and we would expect that engagement to  focus on City policies.    Q9: Have the staff researched Legislative Advocacy Policy in other cities? (Chao)  Staff response: There are at least three models for legislative advocacy policy execution used by  California cities: (1) delegation of certain legislative advocacy decisions to a Council committee;  (2) delegation of certain legislative advocacy positions to the Mayor or City Manager; and (3)  participation with other cities in a regional legislative advocacy group. Generally the delegation  of legislative advocacy authority is limited to positions that are consistent with established city  policies. Staff has not identified any metrics to evaluate the relative effectiveness of the three  approaches.    Q10: The Legislative Review Committee also informs the public about the legislative process in  the state, which is quite complex. But the bills adopted affect all of our daily lives. How the staff  proposes to inform the public? (Chao)  4    Staff response:  Such information can be shared at the City Council meeting where the members  of the public is informed.    Q11: Does the current Legislative Review Committee comply with the Municipal Code? (Chao)  Staff response: As explained in the staff report, Municipal Code section 2.17.031 states: “The  City Council retains the full power to accept, reject, amend, or otherwise guide and direct staff  actions, decisions, recommendations, workloads and schedules, department priorities, and the  conduct of city business through the office of the City Manager. This power cannot be delegated  to individual Council members, nor to committees composed of council members consisting of  less than a quorum of the City Council” (emphasis added). Delegation of authority to a Council  committee without subsequent ratification by the full Council is inconsistent with section  2.17.031. The City Council may direct staff to amend the Municipal Code if it wishes to change  this provision.    Q12: With many of the DRC’s duties proposed to be committed to the Planning Commission,  would design review be able to be consolidated to another hearing in order to further  streamline approvals and avoid reaching the SB 330 cap on hearings for qualifying housing  developments? (Fruen)  Staff response:  If the DRC were dissolved, as described in the staff report for Item #11, its  approval authority for would be fulfilled by either the Planning Commission or the  Administrative Hearing Officer, the Community Development Director or the Director’s designee,  based on the type of permit or exception being considered. This would not add an additional  hearing to the approval process, since the DRC hearing would be replaced by either the  Administrative or Planning Commission hearing. The potential for an additional hearing could  occur, however, if the decision of the Administrative Hearing Officer were appealed to the  Planning Commission.      Q13: The DRC is presently composed of two members of the Planning Commission. If they  deadlock on an item, absent an appeal to the full Planning Commission, does the underlying  decision of the Administrative Director stand? (Fruen)  Staff response:  The DRC is comprised of two members of the Planning Commission, generally  the Vice Chair and another Commissioner chosen by the Planning Commission as a whole. Since  there are only two DRC members a majority vote is needed to approve a permit or exception. A  deadlocked vote, 1‐1, would mean the permit was denied by the DRC. The DRC’s decision is  appealable to the City Council.    5    Q14:  there is no Local Assessment Committee, the Agenda is in error. (Moore)  Staff response:  The Local Assessment Committee responsibilities are codified in Chapter 9.20 of  the Municipal Code. As the staff report indicates, the Local Assessment Committee is not active,  and there is no evidence that the Committee has ever been formed. The agenda accurately  reflects the proposed code amendments. If Council wishes to direct staff to amend the Code to  dissolve the Local Assessment Committee, we could return with an ordinance that does so.    Q15:  What is you reason for preferring secret meetings with your own private “working group”  is better than having a codified Economic Development Committee? When you think of  transparency, trust, and accountability, how is you private “working group” going to foster  that? (Moore)  Staff response:  as stated in the staff report and as a response to Councilmember Chao’s request  for an alternative to remove the Economic Development Committee, staff proposed a working  group through the authorization of City Manager to further advance city’s economic  development goals.  Proposed composition and reporting structure are outlined on page 215.  Council may wish to provide additional guidance and direction in refining the working group.