Loading...
CC 03-21-2023 Item No. 5. Orchard Maintenance Services_Desk Item    CITY COUNCIL STAFF REPORT  DESK ITEM  Meeting: March 21, 2023     Agenda Item #5    Subject  Consider authorizing execution of a Maintenance Services Contract for City‐owned  orchards.    Recommended Action  1. Authorize the City Manager to execute the Maintenance Service Contract with  Anderson Tree Care Specialists, Inc. to provide orchard maintenance services for  three years, at an annual amount not‐to‐exceed $65,746, and if performance is  satisfactory, allow up to two additional years of service.   2. Adopt Resolution No. 23‐xxx approving budget modification 2223‐267 increasing  appropriations in the Blackberry Farm Grounds Maintenance (100‐84‐811) and  Neighborhood Parks Maintenance (100‐84‐813) budgets by $8,362 and $3,875  respectively.     Background:  Staff’s responses to questions received from councilmember are shown in italics.      Q1: How many staff members the city previous use to maintain the orchards in  Stocklmeir and Blackberry Farm? Will there be a staffing adjustment to remove the extra  (and now vacant) staffing positions? (Chao)    The staff report states ʺCurrently, only one of the orchards near Varian Park is  maintained by a contractor and the remaining two orchards at Stocklmeir and Blackberry  Farm are maintained by City employees. Due to the lack of staffing resources, the City is  unable to provide maintenance to a level that is satisfactory to the City. Staff is proposing  to use an experienced and qualified contractor to maintain all three orchards.ʺ    Staff response: There is one staff member dedicated to maintaining the orchards and surrounding  grounds area at Blackberry Farm, Stocklmeir and McClellan Ranch. In addition to maintaining  the orchards, staff maintains the pathways, irrigation outside of orchards, picnic rental areas,    2    bocce ball court, volleyball court and general cleanup of all three sites. One staff member is unable  to keep up with the workload to perform all the tasks.     There will be no staffing adjustments as staff will be dedicated to performing other duties at all  three sites if the orchard maintenance services are approved.    Q2: How does the city utilize these city‐owned orchards? For educational purposes or  any other purposes? How does the city utilize the fruits produced? (Chao)    Staff response: As a nod to Cupertino’s agricultural history, Phase 1 of the Stevens Creek Corridor  Park and Restoration Project included planting small plum and apricot orchards at Blackberry  Farm and revitalizing the orange orchard at Stocklmeir. Annually, the City partners with Village  Harvest, and picks and donates the Stocklmeir oranges to organizations such West Valley  Community Services and Second Harvest Food Bank. Since 2013, more than 27,000 pounds of  fruit has been donated. The orchards in the Stevens Creek Corridor are also highlighted during  Join‐A‐Ranger history walks.     Q3: How many acres of land in each of the three parks with orchards? (Chao)    Staff response: Based on the GIS Property Information, it is as follows:    Varian Park – 280,439 SF or 6.44 acres with approximately 1.8 acres of orchard.  Blackberry Farm – 881,504 SF or 20.24 acres with approximately 0.15 acres of  orchard.  Stocklmeir – 212,973 SF or 4.89 acres with approximately 1.3 acres of orchard.    Q4: How much water is estimated that these orchards consume? (Chao)    Staff response: At both Varian and Blackberry Farm sites, there is no dedicated meter to monitor  the water usage at the orchards. There is only one water meter at each site which meters water use  for all ground irrigation, orchard and buildings (only at BBF). At Stocklmeir, there is a separate  water meter for the orchard. Staff will extract the information and confirm accuracy prior to  transmitting to Council at a later date.    Q5: What will be the performance assessment criteria and process before the city decides  whether to renew the contract? (Chao)    Staff response: Staff will assess the Contractor based on their performance of meeting and  completing the maintenance schedule noted in Exhibit A of the Agreement.    Q6: Are these fruit trees native plants? Whatʹs their impact or contribution on  biodiversity? Whatʹs their role in the cityʹs Climate Action Plan 2.0? (Just curious if there  is any) (Chao)    Staff response: The trees are not native plants. Having healthy fruit trees can benefit everyone. The    3    trees enable people to go outside and explore while providing additional wildlife habitat which help  maintain biodiversity. The orchards are unique such that fruit tree blossoms are an important  source of nectar for pollinating insects including bees and butterflies. The orchards also provide  habitats for birds and insects.    Having healthy trees helps ensure the sustainability of the urban forest and it removes carbon from  the atmosphere to help reduce emissions in the City. While the carbon sequestration value of the  trees themselves is relatively low, the orchards and surrounding properties represent an important  historical naturalized resource and opportunity for environmental education. Specifically, the  CAP 2.0 recognizes that adapting to a changing climate will require new opportunities for outdoor  recreation and education (Action CS 2.1). In community surveys, protecting outdoor recreation  and ecological resources is an important concern of Cupertino residents (CAP 2.0 pg 26).     Q7. Regarding Q6, the staff report states ʺMaintenance of these orchards is supportive of  Cupertino’s Climate Action Plan 2.0, under the Working with Nature strategic pillar.  Proper orchard tree maintenance ensures the trees stay healthy and provide the best fruit  production annually.ʺ (Chao)    Could you elaborate a bit more on how maintaining these fruit trees fits in the Climate  Action Plan 2.0?    Staff response: As previously stated, having healthy trees helps ensure the sustainability of the  urban forest and it removes carbon from the atmosphere to help reduce emissions in the City. In  addition, the trees create a more biodiverse landscape, improve air quality, reduce flood risks and  provide recreational benefits for the community enjoyment.    While the carbon sequestration value of the trees themselves is relatively low, the orchards and  surrounding properties represent an important historical naturalized resource and opportunity for  environmental education. Specifically, the CAP 2.0 recognizes that adapting to a changing climate  will require new opportunities for outdoor recreation and education (Action CS 2.1). In  community surveys, protecting outdoor recreation and ecological resources is an important  concern of Cupertino residents (CAP 2.0 pg 26).     Q8. Please will someone show which contract services amounts and contingencies have  already been used for these orchard locations? BBF, for instance, has contract services and  contingencies listed. It should be easy to determine that an increase in appropriation is  necessary, but this request does not tie in with the approved Budget. (Moore)    Staff response: The BBF Ground Maintenance Budget does not include contract services for  orchard maintenance. At this moment, the contingency amount in the budget is available.    The Neighborhood Parks Budget does include contract services for orchard maintenance to  maintain the Varian Park orchard. At this moment, the contingency amount in the budget is  available.      4    Have the past years’ Special Projects for BBF all been spent? We received an update on  their progress fairly recently.    Staff response: In regard to the FY2022‐23 Special Project budget, a portion of the budget has been  spent to complete the Blackberry Farm Pedestrian Bridge Decking Replacement Project. Out of the  $30,000 approved budget, the City used $17,900.    Because the Budget allows for movement within the Department, I do not think an  increase in appropriation is needed, especially when every part of the departmental  budget has a contingency to draw on. When an item is this small, $12,000, it becomes a  political issue to spend the time sorting it out.    Lastly, with regards to the purchasing policy total of $175,000 requiring a contract to  come to Council, is that the contract total regardless of time frame or is that a one year  total?    Staff response: Approval authority is based on contract total amount regardless of time frame.    I think the questions are really, what requirement made it so that this item has to come to  Council? Was it the contract total? What document demonstrates that? If the  appropriations for the entire department have changed, that should be reflected, if not,  given the flexibility within each Budget unit for movement, it would need to be proven  that BBF, for example, has used up all of their funding to ask for more, care of the trees is  already in the Budget, and it is not broken out as a separate item. The department is free  to backfill funding as needed from within that department. The Budget does not appear  to be so tightly controlled that this agenda budget request is needed, in my view. I hope  this makes sense.    See PDF 53 for BBF (for example):  https://www.cupertino.org/home/showpublisheddocument/31749/637970448232770000    Staff response: This item is being brought to Council because the contract total amount requires  Council approval. The additional appropriation is being requested as the existing program budget  for BBF Ground Maintenance does not include budget appropriations to maintain the orchards at  Blackberry Farm and Stocklmeir.