Loading...
CC 10-17-2023 Item No. 7. City Hall Project_Supplemental Report      CITY COUNCIL STAFF REPORT  SUPPLEMENTAL 1  Meeting: October 17 2023    Agenda Item #7    Subject  Options for construction of a City Hall facility    Recommended Action  Direct staff to pursue conceptual development of a mixed used Public Private  Partnership for City Hall and the Sports Center properties.    Staff’s responses to questions received from councilmembers are shown in italics.      Q1: The staff report states ʺIn pursuing this direction, the assessment considered city  properties where a private use could be combined with a municipal use, thereby  creating the partnership that could make for a financially feasible project. Two  properties are of a size to make an evaluation worthwhile: City Hall (including  Community Hall) and the Sports Center. In both cases a project would involve  removing the existing facilities and constructing a mixed use facility that meets a  private development need as well as replacing the municipal need.ʺ   As far as I can remember, the Council has not ever given the direction to consider any  city property for ʺprivate useʺ or removing any ʺexisting facilitiesʺ in the past. Please  indicate on when and how this direction was given to the staff. (Councilmember Chao)    Staff response: The Staff report states the reasons for the study earlier in the report (bolded text  added for clarity): “On November 15, 2022, following the completion of work by a Council  Subcommittee on City Hall, the Council provided direction to include a retrofit project in the  Capital Improvement Program. On February 21, the Council re‐directed staff to suspend all work  on the City Hall renovation plan and to explore options for constructing a new City Hall  facility with flexible events programming space and to incorporate other potential city properties  in the analysis. Previous project review has shown that a renovation project would cost  approximately $27.5M, while a new facility would approach a cost of $80M. The revised  direction from Council seeks to identify ways to deliver a new facility as opposed to  renovating the existing facility.        The work with the consultants to generate the study on real estate strategies was a result of  trying to find ways to fund a project for City Hall Improvements.    Q2: The staff report states ʺStaff enlisted the assistance of the Cumming Group and the  Concord Group in a Go/ No Go assessment, leveraging other City propertiesʺ. Have we  signed a contract with both companies? (Councilmember Chao)    Staff response: The Concord Group is a subconsultant to the Cumming Group. Staff has initiated  a master agreement with Cumming Group.    Q3: This contract with the Cumming Group was signed on August 29 for $170,000.  How  much is the contract with the Concord group and when was it signed. I understand that  consultants often start their work before a contract is signed, like the consultants for the  Housing Element and the council workshop. When did each of the consultants start  their work? How much of the contracted amount has been spent so far? An estimation is  good enough. (Councilmember Chao)    Staff response: Cumming Group submitted a proposal in early August. The team initiated  investigative work last August. The master agreement has a cap at $170,000, but the service  order executed for this project is $76,000 to develop this Go/No‐Go Assessment.    Q4: Compared with other cities, Cupertino does not own many properties for municipal  uses. Has there been any assessment done for the future needs for municipal uses, given  the fact that the draft Housing Element is required to plan at least 4600 housing units  and almost 6000 units with a required 15‐25% buffer. Thus, the total households would  increase from 20,000 to 26,000 in 8 years. (Councilmember Chao)    Staff response: Other assessments for future needs for municipal uses has not been done in recent  years.    Q5: Question from a community member: ʺWhat exact areas are considered part of the  “Civic Center”?  Is it City Hall?  Community Hall?  Cupertino Library?  Library Field?   The plaza area?  Or is it all of it?ʺ (Councilmember Chao)    Staff response: The Staff Report notes that “…two properties are of a size to make an evaluation  worthwhile:  City Hall (including Community Hall) and the Sports Center.” For the purposes  of this due‐diligence study only, the analysis in the report considered “City Hall” property to  include Community Hall and a portion of the Civic Center Plaza. It did not include the  Cupertino Library or Library field in the analysis.    Q6: The 2022 Council has approved a plan to renovate the City Hall, given that the city  staff is quite concerned with the safety of the City Hall. With the PPP, what would be  the timeline from planning to finding a partner etc. (Councilmember Chao)    Staff response: Page 12 of Attachment A illustrates a very high‐level timeline, and it shows that  it may take 29 to 34 months to get through Entitlements.        Q7: Has the city stopped the renovation of the City Hall annex (Torre Ave building)  completely? When was that stopped? (Councilmember Chao)    Staff response: The planning/design of the City Hall Annex work progressed through to the end  of Design Development. Before proceeding with Construction Documentation, the project team  performed an updated cost estimate, which found costs estimates to be beyond the allocated  budget. As the City has significant budget constraints and parallel work has been underway with  this agenda item, staff delayed any additional work on the Annex pending decisions that could  impact that project.    Q8: Please provide the history for how Agenda Item 7 came to be and how the scope of  the contract with Cumming came to be. Who requested the Cumming scope of work,  staff or a councilmember(s); who made the Recommended Action, staff or a  councilmember(s)? This is important because we have received an overwhelming  response and I do not understand how this came to be. (Councilmember Moore)    Staff response: As you’ve noted, the Council redirected staff to “return to Council with options  for a new city hall and civic center up to approximately 80,000 square feet including flexible  events programming space(s) suitable for events hosting up to 500 people and based primarily  upon options previously provided with the City Council at its meeting on November 15, 2022,  with alternatives for such flexible events programming space at other city¬owned  locations, to be considered as part of the City Councilʹs March 7 consideration of the Capital  Improvement Program.     The Council is looking for a viable solution to the challenge we face with the City Hall building.  Council directed Staff to “return with options” for the City Hall Improvements project, and those  options need to be self‐supporting or revenue‐generating due to our current fiscal reality. The  City does not have, and does not project to have, in‐house funding to support a significant project  like the City Hall Improvements project [whether it be a retrofit or new facility project]. Although  the approaches differ, there is commonality in the desired outcome: Cupertino is facing severe  budget reductions, yet we have aged infrastructure and facilities that need to be safe for users. It  is important that Council has all the information needed to make the sound and informed  decisions about our next steps.    Q9: How long has the City Council known that the City Hall is not seismic safe? (Wei)    The City discovered the issue in 2005 while planning for a renovation of the Lobby and Council  Chambers. This was followed by several subsequent reports confirming the structural issue.    Q10:  What have the previous City Council(s) planned to fix the seismic safety issue of  the City Hall before the November 15, 2022 City Council’s decision to renovate the City  Hall and to renovate the Torre building as the Emergency Operation Center? (Wei)    Previous City Councils have started on the path of a renovated or new facility, including several  master planning efforts since the structural issue was identified in 2005. An extensive listing of      past work can be found on the project website:  https://www.cupertino.org/our‐ city/departments/public‐works/capital‐improvement‐program‐projects/city‐hall‐project    Q11: Torre property Cost: 4.45 million. How much will it cost NOW to renovate the  existing City Hall? How much will it cost NOW to renovate the Torre building into  EOC? (Wei).    The cost estimates plan on a typical cost escalation of 5% per year. For example, a City Hall  renovation in 2023 costs of $27.5M would increase by 5% in 2024. The Annex budget is set at  $3M, however current design exceeds that amount and staff is working towards scope  modification to provide options.              Attachments Provided with Original Staff Report:  A. Draft Strategic Marketing and Programming Analysis Report