Loading...
CC 04-16-2024 Item No. 11. Attachment C - Potential Service-Level Reductions Summary 1.17.2024Potential Service-Level Reductions (SLR) Summary Attachment C Category Department Service‐Level Reductions  Fiscal Impact Full‐Time  Staffing  Impact (FTE) Service Level Impact Narrative Fiscal  Accountability Law Enforcement Align Law Enforcement Budget  with Actuals  $    1,000,000 None Over the last year and a half, the Sheriffʹs Office has provided significantly less  service than allowed under the budget with no apparent impact to crime. This  reduction aligns the budget with the actual hours provided.  Fiscal  Accountability Innovation &  Technology Reduce Budget for IT  $        779,187 None Reduced applications utilized by City staff; Cancelled ERP Implementation;  Prolonged tech refresh cycles; Significantly reduced replacement parts and supplies,   Reduced outside expert technical support. This reduction would reduce efficiencies  from some technology uses where the city has historically been comparatively  advanced. Fiscal  Accountability Public Works Utility True‐up  $        398,407 None Reduction aligns budget with  actuals Fiscal  Accountability City Attorneyʹs  Office Align City Attorneyʹs Office  Contract Services and Materials  with  Actuals  $        226,561 None Reduction aligns budget with  FY 2023‐24 Actuals. Specialized outside counsel and  legal services are necessary to cover specialized legal representation and services. Fiscal  Accountability Parks & Recreation Consolidate Learn to Swim  Program  $          87,118 None Consolidate the Learn to Swim program into 100‐63‐612 under BBF, due to the  program now being run from the BBF Pool and fully integrated into those  operations. Consolidated part‐time staff and program supplies and expenses into  that program. Fiscal  Accountability Administrative  Services Reduce Unemployment  Insurance  $          64,148 None New costs are reflective of post‐COVID estimates SLR Capital  Improvement  Program Reduce General Fund Transfers  to the Capital Improvement Fund  $    2,000,000 2City will initiate and complete CIP projects with the current Capital Reserve fund.  The City will initiate only critical health and safety projects, or projects that will  create revenue or savings to the City budget. A reduction in capital renewal will lead  to a longterm aging of infrastructure impacting the attractiveness of this  infrastructure to the public. SLR Public Works Reduce Public Works Materials  and Contract Services and Part‐ Time Positions  $    1,768,539 None Some contracts for general services, such as park tree maintenance ($168,880), will  move in‐house, extending maintenance timelines; reduction in Public Works Part‐ time Positions ($352,136).  SLR Public Works Shift Sidewalk Maintenance to  Property Owners1  $    1,000,000 1.4 The California Streets and Highway Code sections 5610‐5618 assigns responsibility  for sidewalks to the adjacent property owner. Cupertino has historically assumed the  costs of this work. This proposal will eliminate this service and shift sidewalk  maintenance responsibilities  to adjacent property owners. This practice is fairly  standard across the region.  SLR Public Works Shift School District Grounds  Maintenance to School District1  $        737,394 4.2 This reduction would end the field maintenance agreement with the Cupertino  Unified School District. The school districts would need to take on the maintenance  responsibilities. The City would forego revenue (approximately $57K) from field  rentals and the school district could potentially add revenue. SLR Public Works Shift Street Tree Maintenance to  Property Owners1  $        455,008 3 Similar to sidewalk maintenance, street tree maintenance responsibility could shift to  adjacent property owners. This practice is fairly standard across the region. 1 of 3 Potential Service-Level Reductions (SLR) Summary Attachment A Category Department Service‐Level Reductions  Fiscal Impact Full‐Time  Staffing  Impact (FTE) Service Level Impact Narrative SLR Various Shift Credit Card Fees to  Customers  $        432,668 None Customers would pay a credit card transaction fee for any payments made using a  credit card. Currently, the City does not charge credit card fees to customers. Many  jurisdictions charge customers a credit card transaction fee for any payments made  using a credit card. SLR City Managerʹs  Office/Community  Development Reduce Part‐Time Staffing,  Reclassify Positions and Reduce  Recruitment Advertising  $        286,348 None The CMO reclassified the Communications Manager to a lower level position. This  will result in decreased capacity in the Communications Division. Reduction of part‐time positions in CMO and CDD. This could result in reduced  administrative and communications support in CMO. This could cause a delay and  decrease in the operations of the permit counter and the ability to provide historic  levels of customer service to resident and community members on all matters  related to the Community Development Department.  SLR Public Works Defer Vehicle and Equipment  Replacement  $        180,000 None Defer vehicle and equipment replacements until future years. This may increase cost  and staff time to repair assets that were deferred for replacements.   SLR Parks & Recreation Reduce Funding for Library Extra  Hours  $        160,000 None The City has historically budgeted for increased library hours. This reduction will  have no immediate impact to current operational hours, since Santa Clara County  Library District has historically received funds from the state to cover these costs and  has not been charging the City for 12 additional operating hours per week. If state  funds are discontinued, this will become a true service level reduction. SLR Parks &  Recreation/Public  Works Reduce 4th of July Funding  $        138,000 None Elimination of 4th of July evening fireworks due to the significant cost of the event,  including the fireworks, sheriff cost, and rental of equipment needed, as well as staff  time needed. SLR Public Works Reduce Impec Janitorial Contract  $        100,000 None Further reductions in cleaning frequency for City facilities. Reduced cleaning has a  direct impact on user experience and leads to quicker degredation of facility  infrastructure. SLR City Managerʹs  Office Reduce Scene from 10 months to  quarterly  $          92,400 None Reduction results in less promotion of City services and less community outreach  opportunities. SLR City Managerʹs  Office Eliminate Select City Work  Program Projects  $          75,000 None Elimination of the CWP Enhance the Block Leader Program (grants to Block Leaders  for community events), CWP Regulate Diversified Retail, and CWP License Plate  Readers projects. Reduction in engagement with community. Reduction in retail  diversity. Reduction in support for law enforcement to locate vehicles and suspects  associated with criminal activity. SLR Administrative  Services Reduce Budget for Internal Audit  $          70,000 None Reduction in the number of internal audit projects. Audits would occur on a less  frequent  basis. SLR Council Reduce Funding for Partnerships  $          69,307 None Reduction in funding for partnerships including Chamber and Sister Cities.  Reduction in cross cultural exchange and economic development opportunities. SLR City Managerʹs  Office Reduce City Events/Outreach  $          63,166 None Reduction in City events and outreach including the Community Academy, Public  Safety Forum, State of the City, and CREST. Reduction could limit community  outreach about public safety, law enforcement, Council goals and initiatives. 2 of 3 Potential Service-Level Reductions (SLR) Summary Attachment A Category Department Service‐Level Reductions  Fiscal Impact Full‐Time  Staffing  Impact (FTE) Service Level Impact Narrative SLR Public Works Reduce Crossing Guard Services  $          50,000 None Reduction in the number of intersections served by crossing guards. The City  currently receives $20K from FUHSD and $20K from CUSD. High schools could be  eliminated from the crossing guard contract, resulting in a reduction of  approximately $70K, but could lose the $20K from FUHSD ($50K savings).  Enhancing cost sharing could result in reducing expenditures. SLR Parks & Recreation Reduce Budget for Paid Events  $          38,675 None Reduction in part‐time staffing scheduled for these events and program (e.g.,  Spelling Bee and Hack Cupertino). Will continue to offer current programs, but  support with  more volunteers and full‐time staff. SLR Parks & Recreation Shift Sheriff Fees for Festivals to  Festival Organizers  $          34,992 None Sheriff expenses for festivals will no longer be covered by the City and will be  charged directly to festival organizers starting in FY 2024‐25. SLR Parks & Recreation Reduce Parks & Recreation  Expenses  $          33,619 None Elimination of the Poet Laureate Program and Helping Hands Program. Reduce  part‐time staff for the preschool program, with a shift in focus to a more robust Tiny  Tots (3 year old) program.  SLR Parks & Recreation Reduce Park Ranger Services  $          31,155 None Reduction in hours planned for part‐time rangers at the Stevens Creek Corridor and  McClellan Ranch Preserve, resulting in a reduced ranger presence at the  Environmental Education Center and for some of the nature based programs and  events. SLR Parks & Recreation Reduce Budget for Concerts and  Movies  $          25,424 None Consolidation of the Neighborhood Events program to reduce part‐time staffing  expenses and the reallocation of some events such as movies and band performances  to Memorial Park. SLR City Managerʹs  Office Eliminate Minimum Wage  Mailers  $          23,202 None The City currently prints and mails minimum wage information to businesses.  This  reduction would result in emailed forms, requiring businesses to print on their own. SLR Parks & Recreation Reduce Senior Center Part‐Time  Staffing and Supplies  $          21,748 None Reduction in hours planned for part‐time staff at the Senior Center resulting in  longer wait times for customers at the counter, reduced rental support, and reduced  amenities in programs and events. SLR Public Works Eliminate Earth Day Festival  $          19,126 None Direct impact to quality of life through community events. Less opportunity for the  City to advance goals, especially community outreach, around the Climate Action  Plan. SLR Administrative  Services/Communi ty Development Reduce Conferences and Training  $          11,046 None The decrease in conference attendance and training opportunities for staff  might  result in staff being less updated on current changes, new developments, and best  practices within their field. The reduction could potentially lead to higher staff  turnover rates. Total  $  10,472,238 10.6 1 Reduction will take place over time. Staffing reduction will be through attrition as positions become vacant 3 of 3