Loading...
CC 03-04-2025 Item No. 8. Amended Attachment G – Competitive and Non-Competitive Citywide Grants TrackingFY 2024-25 Mid-Year Special Projects Attachment G FY Added Department Program Base And Detail Account  With Detail Description Full Org Set Code And  Description  Amended  Budget   Actual Amount  (Expenses)   Encumbrances Status Estimated  Completion Outside  Funding  Sources  (Grant,  Other, or  None) Grant or Outside  Funding Source Notes (e.g., carried over  to next fiscal year) FY24 Administration 120  City Manager 750.239 ‐ PR & Strategic Comm  Strategy 100‐12‐120 ‐  General Fund‐City Manager‐ City Manager 127,400.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2026 None N/A FY24 Administration 120  City Manager 750.245 ‐ CWP Rise Const  Stakeholder Engmt 100‐12‐120 ‐  General Fund‐City Manager‐ City Manager 100,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A The City will continue engagement  with The Rise on an ongoing basis.  Expenses may occur after Q2.  FY20 Administration 632  Comm Outreach &  Neigh Watch 750.056 ‐ Neighborhood  Engagement 100‐12‐632 ‐  General Fund‐City Manager‐ Comm Outreach & Neigh Watch 56,781.00 23,562.29 0.00 Completed 9/30/2024 Grant California Volunteers Local  Governments: Connecting  Neighbors to Neighbors  (This specific GL is only the  materials portion of the  grant) The Neighbor to Neighbor grant  ended on 9/30/24. Final  encumbrance of $19,481 processed  in Q2. FY24 Administration 632  Comm Outreach &  Neigh Watch 750.227 ‐ CWP Public Safety res/com  areas 100‐12‐632 ‐  General Fund‐City Manager‐ Comm Outreach & Neigh Watch 10,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A The Block Leader outreach program  has started and staff  will continue to  promote the programs until the end  of this fiscal year.  FY24 Administration 633  Disaster  Preparedness 750.230 ‐ Business Continuity  Resilience 100‐12‐633 ‐  General Fund‐City Manager‐ Disaster Preparedness 500,000.00 0.00 0.00 Not Started 6/30/2024 Grant This is the Cal OES grant  that was received in 2022,  which was originally  $1million. This grant does  not appear on the grants  tracking sheet.  Staff is considering making  improvements to the EOC later this  fiscal year.  FY23 Administration 633  Disaster  Preparedness 750.240 ‐ MRC Rise 100‐12‐633 ‐  General Fund‐City Manager‐ Disaster Preparedness 2,194.00 1,176.24 0.00 Completed 9/30/2024 Grant National Association of City  and County Health Officials  (NACCHO) Respond,  Innovate, Sustain, and  Equip (RISE) Awards Additional supplies purchased for  MRC Rise in July 2024. Project is now  complete.  FY24 Administration 705  Economic  Development 750.230 ‐ Business Continuity  Resilience 100‐12‐705 ‐  General Fund‐City Manager‐ Economic Development 310,487.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 Grant This is the Cal OES grant  that was received in 2022,  which was originally  $1million. This grant does  not appear on the grants  tracking sheet.  Funds were carried over for the  ongoing support for Small to  Medium Business Resiliency. This  was a Budget allocation from the  State of California FY23 Administration 705  Economic  Development 750.179 ‐ Econ Dev Strategy  Outreach 100‐12‐705 ‐  General Fund‐City Manager‐ Economic Development 20,000.00 0.00 0.00 Not Started None N/A Defund at Q3 FY17 Community development 701  Current Planning 750.007 ‐ The Hamptons 100‐71‐701 ‐  General Fund‐Planning‐Current  Planning 108,640.00 0.00 0.00 Not Started None N/A Waiting for building submittal.  Project approval expries in 2026 FY21 Community development 701  Current Planning 750.009 ‐ Marina Plaza 100‐71‐701 ‐  General Fund‐Planning‐Current  Planning 23,317.00 0.00 0.00 Not Started None N/A Waiting for building submittal.  Project approval expries in  December 2026. FY22 Community development 701  Current Planning 750.029 ‐ Vallco SB35/Rise 100‐71‐701 ‐  General Fund‐Planning‐Current  Planning 109,207.00 0.00 0.00 In Progress Ongoing None N/A Waiting for building permit. Some  permits for grading and site  preparation work issued. FY20 Community development 702  Mid Long Term  Planning 750.032 ‐ General Plan 100‐71‐702 ‐  General Fund‐Planning‐Mid  Long Term Planning 239,805.00 0.00 0.00 In Progress Ongoing None N/A Operational item, no completion  date FY17 Community development 702  Mid Long Term  Planning 750.090 ‐ Residential/Mixed Use  Design 100‐71‐702 ‐  General Fund‐Planning‐Mid  Long Term Planning 194,922.00 0.00 0.00 In Progress Summer 2025 None N/A Delays in prjoect due to previous  contractor/consultant and Housing  Element. First community meeting  to be held on Feb 10, in hybrid  format. FY22 Community development 702  Mid Long Term  Planning 750.101 ‐ CWP RHNA and Gen Plan  Update 100‐71‐702 ‐  General Fund‐Planning‐Mid  Long Term Planning 422,564.00 46,095.75 378,394.22 Completed Sep 2024 None N/A Completed in September, when the  City received notice from HCD that  the Housing Element complies with  State law. Housing Element   implementation policies will be  presented for Commission and  Council input as project progesses. FY 2024-25 Mid-Year Special Projects Attachment G FY Added Department Program Base And Detail Account  With Detail Description Full Org Set Code And  Description  Amended  Budget   Actual Amount  (Expenses)   Encumbrances Status Estimated  Completion Outside  Funding  Sources  (Grant,  Other, or  None) Grant or Outside  Funding Source Notes (e.g., carried over  to next fiscal year) Community development 702  Mid Long Term  Planning 750.102 ‐ CWP Sign Ordinance  Update 100‐71‐702 ‐  General Fund‐Planning‐Mid  Long Term Planning 200,000.00 0.00 0.00 Not Started Spring 2025 None N/A RFP was released Winter 2024 to  obtain consultant. Pending adoption  of CWP by Council to determine  budget and which projects can move  forward. FY22 Community development 702  Mid Long Term  Planning 750.135 ‐ Laserfiche planning map  scanning 100‐71‐702 ‐  General Fund‐Planning‐Mid  Long Term Planning 726.00 0.00 0.00 In Progress Winter 2024 None N/A Ongoing Operational Item FY24 Community development 702  Mid Long Term  Planning 750.235 ‐ CWP Tree List 100‐71‐702 ‐  General Fund‐Planning‐Mid  Long Term Planning 50,000.00 0.00 0.00 In Progress June 2025 None N/A Joing project with Public Works, RFP  released to obtain consultant. FY20 Community development 711  BMR Affordable  Housing Fund 750.052 ‐ Develop ELI Housing 265‐72‐711 ‐  BMR Housing‐Housing Services‐ BMR Affordable Housing Fund 238,301.00 0.00 3,005.00 In Progress Winter 2025 None N/A Pending development of Mary Ave,  then operational. Project is under  review in compliance with Exclusive  Negotiation Agreement (ENA).  Following the Negotiation period,  staff will present the Council with a  Disposition and Development  Agreement (DDA) and Lease  agreement for the project and the  project will also concurrently go  through entitlement hearings. FY22 Community development 714  Construction Plan  Check 750.031 ‐ Westport 100‐73‐714 ‐  General Fund‐Building‐ Construction Plan Check 89,621.00 1,087.50 33,194.23 In Progress 2026 None N/A Pending building permit status. The  timeline is uncertain, however, staff  estimates the townhome portion  should be fully occupied within the  first quarter of 2025. The Senior  BMR apartment building is complete  and fully occupied. The assisted  living parcel is currently under  redesign and will be submitted for  review in Fall 2025. FY20 Community development 714  Construction Plan  Check 750.067 ‐ VTC 100‐73‐714 ‐  General Fund‐Building‐ Construction Plan Check 14,595,179.00 580.00 2,594,599.46 In Progress Ongoing None N/A This pertains to building permits and  staff estimates that the developer  will submit additional building  permits in 2025 FY20 Community development 715  Building Inspection 750.067 ‐ VTC 100‐73‐715 ‐  General Fund‐Building‐Building  Inspection 5,406,634.00 0.00 0.00 Not Started None N/A This pertains to building inspections  required for this project. It is  estimated that permits will be  submitted this year for permitting  and possible inspections starting in  2026. FY22 Information Services 308  Applications 750.123 ‐ Redesign of City Website 100‐32‐308 ‐  General Fund‐I&T Applications‐ Applications 3,481.00 0.00 3,481.31 Completed 12/30/2024 None N/A Proposed to defund at midyear FY23 Information Services 308  Applications 750.183 ‐ ACA Guide & Wrapper 100‐32‐308 ‐  General Fund‐I&T Applications‐ Applications 25,000.00 0.00 25,000.00 In Progress 6/30/2025 None N/A FY23 Information Services 308  Applications 750.184 ‐ Accela Roadmap 100‐32‐308 ‐  General Fund‐I&T Applications‐ Applications 23,000.00 0.00 23,000.00 In Progress 6/30/2025 None N/A FY21 Information Services 308  Applications 750.236 ‐ Project Dox 100‐32‐308 ‐  General Fund‐I&T Applications‐ Applications 394.00 393.75 0.00 Completed 8/1/2024 None N/A FY23 Information Services 310  Infrastructure 750.199 ‐ City Facilities Video  Capture 610‐34‐310 ‐  Innovation & Technology‐I&T  Infrastructure‐Infrastructure 6,079.00 0.00 0.00 Completed 6/30/2024 None N/A Proposed to defund at midyear FY22 Information Services 986  GIS 750.166 ‐ AR McClellan Ranch 610‐35‐986 ‐  Innovation & Technology‐I&T  GIS‐GIS 11,333.00 11,333.32 0.00 Completed 12/30/2024 None N/A FY23 Information Services 986  GIS 750.212 ‐ Laserfiche Scanning 610‐35‐986 ‐  Innovation & Technology‐I&T  GIS‐GIS 4,099.00 0.00 4,098.54 Completed 9/30/2024 None N/A FY24 Information Services 986  GIS 750.238 ‐ VR Decarb 610‐35‐986 ‐  Innovation & Technology‐I&T  GIS‐GIS 112,002.00 38,249.70 73,750.25 In Progress 6/30/2025 Grant Silcon Valley Clean Energy  (fully funded by Grant) FY23 Law enforcement 200  Law Enforcement SC  Sherif 750.227 ‐ CWP Public Safety res/com  areas 100‐20‐200 ‐  General Fund‐Law Enforcement‐ Law Enforcement SC Sherif 60,000.00 62,250.00 62,250.00 In Progress 3/30/2025 None N/A FY 2024-25 Mid-Year Special Projects Attachment G FY Added Department Program Base And Detail Account  With Detail Description Full Org Set Code And  Description  Amended  Budget   Actual Amount  (Expenses)   Encumbrances Status Estimated  Completion Outside  Funding  Sources  (Grant,  Other, or  None) Grant or Outside  Funding Source Notes (e.g., carried over  to next fiscal year) FY24 Public works 122  Sustainability  Division 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐81‐122 ‐  General Fund‐Environmental  Programs‐Sustainability Division 10,000.00 0.00 0.00 Not Started 6/30/25 None N/A Carried over from earlier years ‐ idea  was to use to fund energy efficiency  auditing at city facilities. FY22 Public works 122  Sustainability  Division 750.106 ‐ Electric Cooking Workshop  Series 100‐81‐122 ‐  General Fund‐Environmental  Programs‐Sustainability Division 6,400.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A Carried over from 23‐24 after County  paid for Martin Yan celebrity chef  demo that year. FY24 Public works 122  Sustainability  Division 750.176 ‐ Climate AP Vision  Summary Doc 100‐81‐122 ‐  General Fund‐Environmental  Programs‐Sustainability Division 10,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A Carried over from last FY FY24 Public works 122  Sustainability  Division 750.223 ‐ CWP Electrification Study 100‐81‐122 ‐  General Fund‐Environmental  Programs‐Sustainability Division 96,057.00 21,002.79 15,104.88 In Progress 6/30/2025 None N/A Budget shown is more than needed.  We have an agreement for $40,000  with Raimi & Assoc to develop a  strategy for decarbonization  of  existing buildings. First executed  10/16/2023, extended to  12/31/2025.  FY25 Public works 800  Public Works Admin 750.244 ‐ CWP Recycled Water  Feasibility 100‐80‐800 ‐  General Fund‐PW  Administration‐Public Works Admin 200,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A FY25 Public works 801  Resources Recovery 750.025 ‐ Special Maintenance 520‐81‐801 ‐  Resource Recovery‐ Environmental Programs‐Resources Recovery 20,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None This amount comes from  Fund 520 with no impact to  General Fund. CAP dashboard pilot FY24 Public works 801  Resources Recovery 750.041 ‐ HHW and PaintCare 520‐81‐801 ‐  Resource Recovery‐ Environmental Programs‐Resources Recovery 161,010.00 66,540.50 0.00 In Progress Ongoing annual  project Other In previous years received  funding from landfill fees  which are earmarked for  this supplementation use  in 303‐312. No impact to  General Fund. SCC Household Hazardous Waste program. Annual on‐going program  to cover residential drop off of items  that cannot be accepted by  Recology. FY21 Public works 801  Resources Recovery 750.084 ‐ Single Use Plastics  Ordinance 520‐81‐801 ‐  Resource Recovery‐ Environmental Programs‐Resources Recovery 94,544.00 (1,205.00) 0.00 In Progress 1/31/2026 None No impact to General  Fund. Ordinance implementation still in  progress and on schedule. Contract  term extended.  FY22 Public works 801  Resources Recovery 750.137 ‐ SB1383 Procurement  Requirements 520‐81‐801 ‐  Resource Recovery‐ Environmental Programs‐Resources Recovery 205,653.00 0.00 0.00 In Progress Ongoing annual  project Grant CalRecycle grant funds are  paying for compost  brokering to meet the  SB1383 procurement  requirement.  No completion date FY22 Public works 801  Resources Recovery 750.174 ‐ New Lndfill Agrmnt/Solid  Wst con 520‐81‐801 ‐  Resource Recovery‐ Environmental Programs‐Resources Recovery 103,542.00 24,660.00 47,266.25 In Progress 8/31/2025 None No impact to General  Fund. Current agreement with consusltant  was extended to 8/31/2026 FY20 Public works 802  Non Point Source 750.064 ‐ Low Income Cost Share 230‐81‐802 ‐  Env Mgmt Cln Crk Strm Drain‐ Environmental Programs‐Non Point Source 2,000.00 0.00 0.00 In Progress Ongoing None N/A Ongoing item will be moved to base  budget in FY26 FY20 Public works 802  Non Point Source 750.065 ‐ CUSD Joint Use Cost Share 230‐81‐802 ‐  Env Mgmt Cln Crk Strm Drain‐ Environmental Programs‐Non Point Source 8,707.00 0.00 0.00 In Progress Ongoing None N/A Ongoing item will be moved to base  budget in FY26 FY19 Public works 804  Plan Review 750.039 ‐ PW Scanning Project 100‐82‐804 ‐  General Fund‐Developmental  Services‐Plan Review 9,310.00 0.00 9,310.29 Completed Ongoing None N/A Funds are encumbered in Q1 for PW.  Remaining project will be funded by  IT. FY20 Public works 804  Plan Review 750.067 ‐ VTC 100‐82‐804 ‐  General Fund‐Developmental  Services‐Plan Review 1,961,366.00 14,065.00 1,182,523.68 In Progress Anticipated 2030 Other These are pass through  funds from the developer.  No City funds are  associated with this budget  item. FY 2024-25 Mid-Year Special Projects Attachment G FY Added Department Program Base And Detail Account  With Detail Description Full Org Set Code And  Description  Amended  Budget   Actual Amount  (Expenses)   Encumbrances Status Estimated  Completion Outside  Funding  Sources  (Grant,  Other, or  None) Grant or Outside  Funding Source Notes (e.g., carried over  to next fiscal year) FY22 Public works 804  Plan Review 750.105 ‐ CWP Revisit 5G 100‐82‐804 ‐  General Fund‐Developmental  Services‐Plan Review 250,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A Most of the work to date has been  completed in‐house. Ongoing  changes to related laws, limited  staffing resources, and other  priorities have resulted in delays to  finalization. FY20 Public works 807  Service Center  Administration 750.043 ‐ Office Reconfiguration 100‐83‐807 ‐  General Fund‐Service Center‐ Service Center Administration 111,416.00 9,109.11 0.00 In Progress Ongoing None N/A Partial Defund at Q3, included in  base budget FY25 Public works 812  School Site  Maintenance 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐84‐812 ‐  General Fund‐Grounds‐School  Site Maintenance 10,500.00 0.00 0.00 In Progress 06/30/2025 None N/A Dugout roof replacement ‐ Hyde FY25 Public works 814  Sport Fields Jollyman  CRK 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐84‐814 ‐  General Fund‐Grounds‐Sport  Fields Jollyman CRK 10,500.00 0.00 8,500.00 In Progress 06/30/2025 None N/A Dugout roof replacement ‐ Jollyman FY19 Public works 820  Sidewalk Curb and  Gutter 750.020 ‐ Annual Sidewalk Curb &  Gutter 270‐85‐820 ‐  Transportation Fund‐Streets‐ Sidewalk Curb and Gutter 2,776,484.00 0.00 1,588,567.91 In Progress 6/30/2025 None N/A Annual project FY24 Public works 825  Street Tree  Maintenance 750.235 ‐ CWP Tree List 100‐86‐825 ‐  General Fund‐Trees and Right  of Way‐Street Tree Maintenance 60,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A Collaborating with CDD. Project  currently awaiting CDD's completion  of RFP. RFP just went out  10/21/2024. CWP update from  Council may turn this into a Urban  Forest Master Plan.  FY25 Public works 827  Bldg Maint City Hall 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐87‐827 ‐  General Fund‐Facilities and  Fleet‐Bldg Maint City Hall 2,000.00 0.00 0.00 Not Started 6/30/2025 None N/A Burglar Alarm Upgrades FY25 Public works 828  Bldg Maint Library 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐87‐828 ‐  General Fund‐Facilities and  Fleet‐Bldg Maint Library 45,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A Library HVAC FY25 Public works 829  Bldg Maint Service  Center 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐87‐829 ‐  General Fund‐Facilities and  Fleet‐Bldg Maint Service Center 2,000.00 297.09 0.00 Not Started 6/30/2025 None N/A Burglar Alarm Upgrades FY24 Public works 830  Bldg Maint Quinlan  Center 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐87‐830 ‐  General Fund‐Facilities and  Fleet‐Bldg Maint Quinlan Center 79,174.00 8,955.65 0.00 Not Started 6/30/2025 None N/A Security project  FY24 Public works 831  Bldg Maint Senior  Center 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐87‐831 ‐  General Fund‐Facilities and  Fleet‐Bldg Maint Senior Center 123,675.00 0.00 0.00 Not Started 12/31/2025 None N/A Funds are allocated to replace  kitchen HVAC unit.  FY25 Public works 832  Bldg Maint  McClellan Ranch 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐87‐832 ‐  General Fund‐Facilities and  Fleet‐Bldg Maint McClellan Ranch 2,000.00 0.00 0.00 Not Started 12/31/2024 None N/A Burglar Alarm Upgrades FY25 Public works 833  Bldg Maint Monta  Vista Ct 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐87‐833 ‐  General Fund‐Facilities and  Fleet‐Bldg Maint Monta Vista Ct 2,000.00 0.00 0.00 Not Started 6/30/2025 None N/A Burglar Alarm Upgrades FY23 Public works 836  Bldg Maint Sports  Center 750.025 ‐ Special Maintenance 570‐87‐836 ‐  Sports Center‐Facilities and  Fleet‐Bldg Maint Sports Center 45,705.00 20,169.00 0.00 In Progress 12/31/2025 None N/A HVAC repair (in progress), raquetball  court (November 2024) FY25 Public works 838  Comm Hall Bldg  Maint 750.025 ‐ Special Maintenance 100‐87‐838 ‐  General Fund‐Facilities and  Fleet‐Comm Hall Bldg Maint 2,000.00 0.00 0.00 Not Started 6/30/2025 None N/A Burglar Alarm Upgrades FY22 Public works 844  Traffic Engineering 750.163 ‐ VMT to LOS Standards 100‐88‐844 ‐  General Fund‐Transportation‐ Traffic Engineering 30,637.00 10,800.26 19,776.97 In Progress 6/30/2025 FY23 Public works 844  Traffic Engineering 750.219 ‐ CWP Bicycle Facilities 100‐88‐844 ‐  General Fund‐Transportation‐ Traffic Engineering 50,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A No progress since last quarterly  report.  FY23 Public works 844  Traffic Engineering 750.231 ‐ SC Corridor Vision Study 100‐88‐844 ‐  General Fund‐Transportation‐ Traffic Engineering 154,079.00 151,968.63 0.00 In Progress 6/30/2025 None N/A FY23 Public works 844  Traffic Engineering 750.242 ‐ AC2 Traffic Monitoring 100‐88‐844 ‐  General Fund‐Transportation‐ Traffic Engineering 42,975.00 0.00 42,975.00 Completed 6/30/2026 Other Apple Donation Funds encumbered. Waiting for  invoices. Completed for this FY. FY25 Public works 844  Traffic Engineering 750.243 ‐ CWP Active Transportation  Plan 100‐88‐844 ‐  General Fund‐Transportation‐ Traffic Engineering 330,000.00 0.00 0.00 In Progress 6/30/2025 Grant TDA3 FY23 Public works 853  Storm Drain Fee 750.063 ‐ Rainwater Capture 230‐81‐853 ‐  Env Mgmt Cln Crk Strm Drain‐ Environmental Programs‐Storm Drain Fee 28,207.00 6,634.62 9,072.44 In Progress Ongoing annual  project Other Funded by 2019 Clean  Water and Storm  Protection parcel fee. This will be going away after this FY  due to expiration of rebate matching  agreement with Valley Water as part  of cost cutting to allow parcel fee  revenues to fund more of the basic  compliance and infrstructure  maintenance needs. FY20 Public works 854  General Fund  Subsidy 750.065 ‐ CUSD Joint Use Cost Share 230‐81‐854 ‐  Env Mgmt Cln Crk Strm Drain‐ Environmental Programs‐General Fund  Subsidy 0.00 17,672.77 0.00 In Progress Ongoing annual  purchase None N/A This funds line 45 ‐ 750.065 ‐ CUSD  Joint Use Cost Share. We cannot use  collected APN fees to offset costs for  another fee‐payer.