Loading...
101-A - Draft Minutes.pdf DRAFT MINUTES  CUPERTINO CITY COUNCIL  Special Meeting  Tuesday, May 14, 2013    CITY COUNCIL MEETING    ROLL CALL     At 12:06 p.m. Mayor Orrin Mahoney called the City Council meeting to order.    Present: Mayor Orrin Mahoney, Vice Mayor Gilbert Wong (12:13), and Council  members Barry Chang (12:07), Mark Santoro, and Rod Sinks.    STUDY SESSION    1.  Subject:  Study session regarding the FY 2013‐2014 Budget    Recommended Action:  Conduct the Budget study session       Written communications for this item included:   • Email from Jennifer Griffin  • Staff PowerPoint presentations  • Handout on multi‐year expenditure report by department, division, and  program    A.   Budget Message/Overview of FY 2013‐2014 Proposed Budget    City Manager David Brandt introduced his budget team and gave his budget  message via a PowerPoint presentation. He highlighted: the proposed budget,  general fund expenditures, general fund sources of revenue, general fund trend,  changes to the budget and budget process, organizational changes, budgeting  philosophy, cost allocation and internal service funds, financial policies and  schedules, program narratives, and the 2013/14 City Council Work Program.     Tuesday, May 14, 2013  Cupertino City Council   Senior Management Analyst Kristina Alfaro reviewed the proposed budget  overview via a PowerPoint presentation. She highlighted: new and revised  policies and financial schedules.    Senior Management Analyst Jacqueline Guzman continued to review the  proposed budget overview via a PowerPoint presentation. She highlighted:  general fund, revenue summary of all funds, revenue assumptions, revenue  changes, general fund revenue changes, sales & use tax share, charges for service,  property tax share, property taxes, transit occupancy tax, other revenue drivers,  five‐year general fund revenue forecast, summary of expenditures, expenditure  assumptions, expenditure changes, expenditure drivers, general fund  expenditure changes, expenditures by department, general fund transfers, five‐ year general fund expenditure forecast, unassigned fund balance forecast,  general fund reserves, challenges, unmet needs, and next steps.     Council recessed from 1:45 p.m. to 1:55 p.m.     B. Review of Pass‐Thru Revenues/Expenses      Council member Rod Sinks recused himself for this item and was absent from  the dais.      Director of Community Development Aarti Shrivastava reviewed this item via a  PowerPoint slide. She highlighted current planning, construction plan checking,  and building inspection.      C. Departmental Budgets:  ¾ Council and Commissions  ¾ Administration/City Attorney  ¾ Law Enforcement  ¾ Public Affairs  ¾ Administrative Services  ¾ Parks and Recreation  ¾ Community Development  ¾ Public Works    Council member Sinks returned to the dais.    Council reviewed the staff PowerPoint presentations on each department  budget.   Tuesday, May 14, 2013  Cupertino City Council     Council recessed from 2:55 p.m. to 3:05 p.m.     D. 5 Year Capital Improvement Program (CIP)     Director of Public Works Timm Borden reviewed the CIP via a PowerPoint  Presentation. He highlighted projects scheduled for FY 2014, currently funded  projects, proposed new projects, and unfunded projects for future consideration.        E. Questions and Answers      Council asked staff questions on the proposed budget.     F. Public Comments ‐ None    G. Council Comments      The following information was requested by Council for staff follow‐up:  • Retirement costs as a percent of the total FY 2014‐15 budget, and salary  and benefit costs  • Information on three retirement tiers   • Amount of total debt and interest rate   • How long until the City can refinance   • Impacts of refinancing early   • What revenue will be received from the San Jose Water and PG&E  increases (listed separately)  •  Have Fiscal Strategic Committee look into possibility of increasing  economic uncertainty reserves based on CPI and bring back to Council   • Number of filled positions as of May 1, 2013 versus 2011 and 2012   • Provide standard information on groups seeking Community Funding   • Bring back recommendation from Audit Committee regarding investment  policies for PERS and PARS with explanation as to why PERS has their  own investment strategy   • Put in next Godbe survey regarding removing one or two lanes from  Stevens Creek Blvd for possible light rail and also include this in General  Plan amendment process   • Impact of development fees   • Add recommendation to the proposed budget to add a potential allocation  of $50,000 for water testing of Stevens Creek Reservoir   Tuesday, May 14, 2013  Cupertino City Council   • Add recommendation to the proposed budget for a potential replacement  of wireless system at City facilities   • Research funding/sponsors for free wifi in the City   • Consider having the City hold a teen‐oriented musical event or other for  cultural development   • Fee analysis   • Affordable Housing status on Palmer bill and Nexus study   • Potential rental revenues from new library room  and reopen lease  agreement with Santa Clara County   • How often is Scenic Circle from Blackberry Farm used by students   • Status report on contract position with Fire Authority   • Come back with cost estimate and process for moving forward for  potential parking structure near Library Field or other solution for  parking   • Keep a placeholder in Public Works new projects buildings list for some  sort of cell phone project, but not the City Hall distributed antenna system  that is currently listed  • More explanation and justification on the trail running through Library  Field    • Staff to provide what accelerated work could be completed and the  benefits associated with road repairs and at what cost  • Provide more information on what is required for Linda Vista Park   • Add Tank House project to McClellan Ranch Master Plan   • Come back with small budget allocation for smaller tree tags that match  the bark on City trees   • IT Budget versus other local agencies of similar size and/or information on  systems, number of systems and staff supported   • Stevens Creek Master Plan update   • Add to CIP a potential new Cupertino Room stage   • Existing bathroom at McClellan Ranch – site access versus cost to add  additional restroom and ADA requirements that the facility have two  ADA accessible restrooms   • Renaming of Depreciation to Replacement Fund   • Community outreach to inform residents of the revised budget document   • Add PowerPoint presentations to the website   • Solar versus PG&E costs    ORAL COMMUNICATIONS ‐ None    Tuesday, May 14, 2013  Cupertino City Council   ADJOURNMENT    At 4:05 p.m. the meeting was adjourned to the next regular meeting on Tuesday, May  21.    ____________________________  Grace Schmidt, City Clerk    Staff reports, backup materials, and items distributed at the City Council meeting are  available for review at the City Clerk’s Office, 777‐3223, and also on the Internet at  www.cupertino.org. Click on Agendas & Minutes, then click on the appropriate Packet.    Most Council meetings are shown live on Comcast Channel 26 and AT&T U‐verse  Channel 99 and are available at your convenience at www.cupertino.org. Click on  Agendas & Minutes, then click Archived Webcast.  Videotapes are available at the  Cupertino Library, or may be purchased from the Cupertino City Channel, 777‐2364.