Loading...
101-Draft minutes.pdf    DRAFT MINUTES  CUPERTINO CITY COUNCIL  Special Meeting  Tuesday, July 16, 2013    CITY COUNCIL MEETING    ROLL CALL    At 5:32 p.m. Vice Mayor Gilbert Wong called the City Council meeting to order in the  Community Hall Council Chamber, 10350 Torre Avenue, Cupertino, CA.     Present:  Mayor Orrin Mahoney (5:34), Vice Mayor Gilbert Wong, and Council members  Barry Chang (5:38), Mark Santoro, and Rod Sinks. Absent: None.     STUDY SESSION     1.   Subject:  Study session regarding the possible location of a cell tower at Civic Center    Recommended Action:  Receive report and provide direction to staff       Public Affairs Director Rick Kitson reviewed the staff report and conceptual  proposal including: Background, Location, and Aesthetics.       There was overall Council support to improve cellular coverage, emergency service  radio compatibility, and increased smart phone ability for crisis situations. Council  directed staff to explore alternative designs and site locations; provide a status  update for the Jollyman Park application, and the approved applications on Results  Way and Bollinger Rd.; provide notification to the neighborhood and get feedback  on aesthetics; and hold an additional study session prior to the formal application.     Michael Gottwald said that he supports a cell tower and his Verizon phone  reception would be better.      At 6:22 p.m. Mayor Mahoney adjourned the study session portion of the meeting  and recessed until 6:45 p.m.     Tuesday, July 16, 2013  Cupertino City Council     Successor to the Redevelopment Agency  PLEDGE OF ALLEGIANCE      At 6:45 p.m. Mayor Orrin Mahoney reconvened the City Council meeting in the  Community Hall Council Chamber, 10350 Torre Avenue, Cupertino, CA and led the  Pledge of Allegiance.    ROLL CALL    Present:  Mayor Orrin Mahoney, Vice Mayor Gilbert Wong, and Council members Barry  Chang, Mark Santoro, and Rod Sinks. Absent: None.       CEREMONIAL MATTERS AND PRESENTATIONS    2. Subject:  Proclamation to honor the staff and services of Parks and Recreation  department    Recommended Action:  Present proclamation       Mayor Mahoney presented the proclamation to Acting Director of Parks and  Recreation Carol Atwood.     POSTPONEMENTS ‐ None    ORAL COMMUNICATIONS    Robert Chansler, Board member for the San Francisco Shakespeare Festival invited  everyone to the Shakespeare Festival presentation of Macbeth in Memorial Park  beginning this Friday and Saturday and the following two weekends, Friday through  Sunday at 7:30 p.m. He thanked Council and the City of Cupertino for supporting the  festival and the free Shakespeare in the Park for many years.     CONSENT CALENDAR    Wong moved and Santoro seconded to approve the items on the Consent Calendar as  recommended with the exception of item numbers 3 and 7 which were removed for  discussion. Ayes: Chang, Mahoney, Santoro, Sinks, and Wong. Noes: None. Abstain:  None.           Tuesday, July 16, 2013  Cupertino City Council     Successor to the Redevelopment Agency  3.   Subject:  Approve the June 11 City Council minutes    Recommended Action:  Approve minutes     The last sentence on page 3, section “a” was amended to read: “The motion carried  unanimously with Sinks recusing himself.”      Santoro moved and Wong seconded to approve the minutes as amended. The  motion carried unanimously.     4.   Subject:  Approve the June 18 City Council minutes    Recommended Action:  Approve minutes       5.   Subject:  Accept Accounts Payable for period ending June 7, 2013    Recommended Action:  Adopt Resolution No. 13‐057 accepting Accounts Payable  for period ending June 7, 2013       6.   Subject:  Accept Accounts payable for period ending June 14, 2013    Recommended Action:  Adopt Resolution No. 13‐058 accepting Accounts Payable  for period ending June 14, 2013       7.  Subject:  Approve the July 1, 2013 through June 30, 2016 terms and conditions of  employment for the Cupertino City Employeesʹ Association, Operating Engineers  Local Union No. 3, AFL‐CIO, Unrepresented (Management and Confidential)  Employees, Appointed Employees and Elected Officials and amending the  Administrative Rules and Regulations of the Personnel Code to reflect any changes  to the Memorandum of Understandings (MOUʹs) and Compensation Programs    Recommended Action:  a) Adopt Resolution No. 13‐059 adopting the Memorandum  of Understanding between the City of Cupertino and the City Employeesʹ  Association; b) Adopt Resolution No. 13‐060 adopting a Memorandum of  Understanding between the City of Cupertino and Operating Engineers Local Union  No. 3, AFL‐CIO; c) Adopt Resolution No. 13‐061 amending the Unrepresented  (Management and Confidential) Employeesʹ Compensation Program; d) Adopt  Resolution No. 13‐062 amending the Appointed Employeesʹ Compensation  Program; e)Adopt Resolution No. 13‐063 establishing the Elected Officials  Compensation Program       There was direction to staff to research how much overtime is paid to staff when  attending Council meetings.     Tuesday, July 16, 2013  Cupertino City Council     Successor to the Redevelopment Agency  Santoro moved and Wong seconded to adopt Resolution Nos. 13‐059 through 13‐063  as recommended. The motion carried unanimously.     8.   Subject:  Approve enhancements to the Employee Wellness Program    Recommended Action:  Approve Proposed Enhancements to the Employee Wellness  Program       9.  Subject:  Review the Proposed Memorandum of Agreement between the City of  Cupertino (City) and Cupertino Union School District (CUSD) regarding the Faria  and Collins Schoolsʹ ball fields    Recommended Action:  Adopt the Proposed Memorandum of Agreement       10. Subject:  2013 Pavement Maintenance Project – Phase I, authority to award  construction contract    Recommended Action:  Authorize the City Manager to award the construction  contract if the bids are within the established budget and there are no unresolved  bid protests       Mahoney moved and Wong seconded to reorder the agenda and move up item number  13 next. The motion carried unanimously.     ORDINANCES AND ACTION ITEMS    13. Subject:  Hearing to approve assessment of fees for annual weed abatement program  (private parcels)    Recommended Action:  Conduct hearing and adopt Resolution No. 13‐064  approving the assessment of fees for the annual weed abatement program (private  parcels)       City Clerk Grace Schmidt reviewed the staff report.    Wong moved and Chang seconded to adopt Resolution No. 13‐064 approving the  assessment of fees for the annual weed abatement program (private parcels). The  motion carried unanimously.    SECOND READING OF ORDINANCES ‐ None    Mayor Mahoney continued with item number 11.      Tuesday, July 16, 2013  Cupertino City Council     Successor to the Redevelopment Agency  PUBLIC HEARINGS    11. Subject:  Saich Way Station site plan modifications to a previously approved  Development Permit, Architectural and Site Permit and a Tree Removal Permit    Recommended Action:  Approve site plan modifications to the previously approved  EA‐2012‐09: A. Adopt Resolution No. 13‐048 approving modifications to DP‐2012‐ 05; B. Adopt Resolution No. 13‐049 approving modifications to ASA‐2012‐13; C.  Adopt Resolution No. 13‐050 approving modifications to TR‐2012‐41       Assistant Planner George Schroeder reviewed the staff report.     Galen Grant from FCGA Architecture reviewed the new site plan highlighting  drive‐through circulation, trash enclosure and transformer location, parking  continuity, square footage, and increased setback on Stevens Creek Blvd. He also  noted that they discussed the plans with the surrounding neighbors and all accepted  the plan.     Dennis Whittaker said he still has concerns about the exit and entrance onto Stevens  Creek Blvd. being unsafe. He suggested either having one entrance or indenting the  curb toward the sidewalk to allow cars to have their own lane when entering the  parking lot.     Darrel Lum distributed a document to Council showing his suggestions to the site  plan. The suggestions included a one‐way entrance off of Stevens Creek Blvd.,  angled parking instead of 90‐degree parking in that area, and moving the trash  containers to the south which would block one lane of the aisle making the road  one‐way.     Kevin McClelland, speaking on behalf of the Cupertino Chamber of Commerce said  the Chamber supports moving forward with the proposed plan.     Sinks moved and Mahoney seconded to adopt Resolution No. 13‐048 approving  modifications to DP‐2012‐05 with the condition that the overall site plan shall be  modified to eliminate one parking stall along the two‐way driveway from Stevens  Creek Boulevard to increase the driveway throat setback to at least 50 feet from  street curb to the edge of the southernmost parking stall in the row. The project is  permitted to have a required parking supply deficient of one parking stall, for a total  onsite supply of 79 parking spaces. The final details shall be provided to the City for  Tuesday, July 16, 2013  Cupertino City Council     Successor to the Redevelopment Agency  review and approval prior to building permit issuance. The motion carried  unanimously.     Sinks moved and Mahoney seconded to adopt Resolution No. 13‐049 approving  modifications to ASA‐2012‐13 with the condition that the overall site plan shall be  modified to eliminate one parking stall along the two‐way driveway from Stevens  Creek Boulevard to increase the driveway throat setback to at least 50 feet from  street curb to the edge of the southernmost parking stall in the row. The project is  permitted to have a required parking supply deficient of one parking stall, for a total  onsite supply of 79 parking spaces. The final details shall be provided to the City for  review and approval prior to building permit issuance. The motion carried  unanimously.    Sinks moved and Mahoney seconded to adopt Resolution No. 13‐050 approving  modifications to TR‐2012‐41 with the condition that the overall site plan shall be  modified to eliminate one parking stall along the two‐way driveway from Stevens  Creek Boulevard to increase the driveway throat setback to at least 50 feet from  street curb to the edge of the southernmost parking stall in the row. The project is  permitted to have a required parking supply deficient of one parking stall, for a total  onsite supply of 79 parking spaces. The final details shall be provided to the City for  review and approval prior to building permit issuance. The motion carried  unanimously.     Council recessed from 8:50 p.m. to 9:00 p.m.     ORDINANCES AND ACTION ITEMS ‐ Continued    12. Subject:  Amendment of an Agreement between the City of Cupertino and the  Gilbane Building Company for consultant services for construction management on  various projects    Recommended Action:  Approve an Amendment to an Agreement between the City  of Cupertino and the Gilbane Building Company in the amount of $1,134,000.00 for  a term of approximately 20 months, from the date of execution through March 31,  2015       Director of Public Works Timm Borden reviewed the staff report.    Wong moved and Santoro seconded to approve an amendment to an agreement  between the City of Cupertino and the Gilbane Building Company in the amount of  Tuesday, July 16, 2013  Cupertino City Council     Successor to the Redevelopment Agency  $1,134,000.00 for a term of approximately 20 months, from the date of execution  through March 31, 2015. The motion carried unanimously.     14. Subject:  Consideration of an ordinance rescinding and reenacting Cupertino  Municipal Code Chapter 14.08 regarding obstruction and encroachments into City  rights‐of‐way    Recommended Action:  Conduct the first reading of Ordinance No. 13‐2110: “An  Ordinance of the City Council of the City of Cupertino rescinding and readopting  Cupertino Municipal Code Chapter 14.08 (Encroachments and use of City Rights‐of‐ Way)”       Director of Public Works Timm Borden reviewed the staff report.    Tamon Norimoto, speaking on behalf of PG&E said they support the ordinance.     Peggy Griffin distributed a document noting four issues with the ordinance: illegal  to plant flowers or weed the parking strip or front part of the yard; requires a permit  for any landscaping or the replacement of a driveway or walkway; it’s an open‐ ended requirement and no way to challenge the list of permit conditions; if a  homeowner has an obstruction, they don’t have a weekend to fix it themselves.    Jennifer Griffin asked questions about how the ordinance addresses the handling of  AT&T cabinets and other utilities for new houses being built on lots.     Director of Public Works Timm Borden responded to questions from the previous  two speakers.     Council directed staff to make a revision to 14.08.060 C in order to clarify the  language.     City Clerk Grace Schmidt read the title of the ordinance.     Wong moved and Chang seconded to read the ordinance by title only and that the  City Clerk’s reading would constitute the first reading thereof. Ayes: Chang,  Mahoney, Santoro, Sinks, and Wong. Noes: None. Abstain: None.            Tuesday, July 16, 2013  Cupertino City Council     Successor to the Redevelopment Agency  REPORTS BY COUNCIL AND STAFF    City Manager David Brandt said that the first public meeting on re‐visioning for the  General Plan Amendment would take place on Thurs., July 18 beginning at 6:00 p.m. in  Community Hall. He also noted that geese counts are down to single digits.     Council members highlighted the activities of their committees and various community  events.     ADJOURNMENT    At 9:43 p.m., the meeting was adjourned to August 20. The August 6 meeting was  canceled.      ____________________________  Grace Schmidt, City Clerk    Staff reports, backup materials, and items distributed at the City Council meeting are  available for review at the City Clerk’s Office, 777‐3223, and also on the Internet at  www.cupertino.org. Click on Agendas & Minutes, then click on the appropriate Packet.    Most Council meetings are shown live on Comcast Channel 26 and AT&T U‐verse  Channel 99 and are available at your convenience at www.cupertino.org. Click on  Agendas & Minutes, then click Archived Webcast.  Videotapes are available at the  Cupertino Library, or may be purchased from the Cupertino City Channel, 777‐2364.