Loading...
101-Staff Report.pdf        DEPARTMENT OF COMMUNITY DEVELOPMENT CITY HALL 10300 TORRE AVENUE • CUPERTINO, CA 95014-3255 TELEPHONE: (408) 777-3308 www.cupertino.org   CITY COUNCIL STAFF REPORT  Meeting: April 1, 2014    Subject  Study Session for amendments to Protected Trees Ordinance (MCA‐2013‐01)     Recommended Action  1. Review alternatives to the scope of the amendments to Chapter 14.18, Protected Trees  Ordinance and provide staff with further direction  2. Authorize additional funding as necessary to complete the study and environmental review  based on the alternative.     Description  Application: MCA‐2013‐01  Applicant: City of Cupertino  Property Location: City‐wide  Application Summary: Study Session to consider potential Amendments to Chapter 14.18,  Protected Trees, of the Cupertino Municipal Code    Discussion  Background  On November 5, 2012, the City Council conducted a study session to consider the scope and  process of possible amendments to the Protected Tree Ordinance. The Councilʹs direction  consisted of amendments in two phases.  In Phase one staff was directed to present an  Ordinance amendment to address issues pertaining to public trees and to lower the penalties of  unlawful tree removal from a misdemeanor to an infraction.  Phase two was to present the City  Council with a draft ordinance and associated environmental review for potential amendments  on the following issues:  ƒ Streamline and revise the tree removal process in R1/A1/A/RHS/R2 zones  ƒ Review the size of trees in diameter for ʺprotectedʺ specimen trees  ƒ Encourage retention of specimen trees, regardless of size  ƒ Review and update the specimen tree list  ƒ Consider if greater penalties are warranted for unlawful removal of larger trees  Phase one of the project was completed on March 19, 2013, when the City Council amended the  Protected Tree Ordinance to clarify references to public trees and to modify penalties from a  misdemeanor to infraction (Attachment A).  The City Council directed staff to initiate the public  process for a comprehensive Protected Tree Ordinance amendment to study and address the  following specific areas:   a) Create an approach that allows a more streamlined process for removal of “non‐mature,  specimen” trees in R1/A/A1 and RHS zones as well as for R2 properties  b) Define “mature” vs. “non‐mature specimen” trees to improve implementation of the  streamlined process noted above  c) Protect all native “specimen” trees regardless of size  d) Review the “specimen” tree list to include only native trees and remove non‐native trees  and invasive species  e) Continue to encourage replacement and renewal of the City’s urban forest  f) Consider a process to encourage voluntary tree planting  g) Propose a more effective approach to review the illegal removal of trees.    Accordingly, staff commenced work on drafting the key points to be included in the ordinance  based on items “a” through “g” noted above.  Work also began on the environmental review.     DISCUSSION  Originally Proposed Draft Ordinance for Chapter 14.18, Protected Trees  Based on Council direction at the March 19, 2013 meeting, staff worked on the following  elements for a draft ordinance for Chapter 14.18, Protected Trees.  The key features of the  proposed ordinance were discussed with the Planning Commission on December 10, 2013 (see  Attachment B).  The Commission and staff comments in italics are provided below where  applicable:  (a) Specimen Trees  Based on a review of the specimen tree list with the City’s consulting arborist, the list of  specimen trees is proposed to be revised as follows (shown with strikeouts and underlines):    Specimen Tree Add/Remove Comments  Quercus species No change   Aesculus californica (California Buckeye);  No change   Acer macrophyllum (Big Leaf Maple);  No change   Cedrus deodara (Deodar Cedar);  No change   Cedrus atlantica ʹGlaucaʹ (Blue Atlas Cedar); No change   Umbellularia californica (Bay Laurel or  California Bay);  REMOVE Issues regarding structural integrity, decline,  and safety. Also hosts to Sudden Oak Death.    Platanus racemosa (Western Sycamore)  No change   Pseudotsuga menziesii (Douglas Fir) ADD  Fast‐growing, perform best in forested  settings, and native to the Santa Cruz  mountain area. Protected tree: trunk dia. >18”  Planning Commission recommendation:  Agreed on revisions to the specimen tree list.  (b) “Mature” vs “Non‐Mature” Specimen Trees  Currently, the ordinance defines specimen trees as those of a certain species and having a  minimum single‐trunk diameter of 10 inches (31‐inch circumference) or minimum multi‐ trunk diameter of 20 inches (63‐inch circumference) measured four and one‐half feet from  natural grade. The City’s consulting arborist has stated that, at the time when a tree grows  to about 8”‐10” in diameter, it transforms from a shrub‐like to a tree‐like form, securing  itself as an established tree. The understory, which is the lower branch area, begins to die off  and the plant begins to resemble a tree with the top canopy starting to mature. This lower  branch area forms a protective barrier over the root system and is critical for the health of  the tree. Each tree has a different growing pattern but an average of 10‐12 inches could be  established as a typical size for a mature tree.     Staff therefore recommends defining a “mature” specimen tree as one that has a diameter to  12 inches in diameter when measured at four and one‐half feet from natural grade.  Specimen trees that are smaller than 12” in diameter would be termed, “non‐mature” trees.    Planning Commission recommendation: Simplify the process.  See discussion later in the report.   (c) Streamlined Process for R1/A1/A/RHS Zones and Projects in R2 Zones  Under the proposed ordinance, the process discussed in item (b) would be available for all  projects in R1/A1/A/RHS zones and projects in R2 zones.  Arborist reports would continue  to be required for all projects that have an approved landscape plan as part of the approval.  Planning Commission Comments:  Agreed on a simplified process for the above zones.   (d) Protection of Native Specimen Trees  Based on the finalized list of Specimen trees, staff proposed the following process:  ƒ Removal permit process for “non‐mature” specimen trees ‐ removal applications for  trees below the “mature” size would not be required to provide an arborist report for  removal. Only mitigation will be required. Mitigation could be in the form of in‐kind  replacement of removed trees somewhere on‐site, or payment of an “in‐lieu” fee which  would cover the cost of planting an equivalent sized tree on public property off‐site.  ƒ Tree removal application process for mature trees – Tree removal applications for  mature trees would require an arborist report and replacements.    Planning Commission recommendation: Simplify the process.  See discussion later in the report.  (e)  Process and Fees for Illegal Removal of Protected Trees  Under the current Ordinance, tree replacement requirements for permitted and illegal tree  removals are the same.  For removal of trees under 36” diameter, the Ordinance requires  that replacement trees be planted, of a species and size consistent with the replacement  value of each tree to be removed.  The Ordinance also identifies a Replacement Table that  may be used as a basis for appropriate replacements.   In cases where the removed trees are  greater than 36” in diameter, larger replacements are required.      A review of other cities, similar to Cupertino, indicates that most cities’ replacement  requirements for illegal tree removals are larger than those required for a regular tree  removal permit. Heritage trees or unusually large trees that are removed illegally are  required to provide larger replacements based on landscape unit value.  The City’s  consulting arborists have recommended a similar approach.  Planning Commission recommendation ‐ Keep the current process for replacements for illegal tree  removals.  (f) Process to Encourage Voluntary Tree Planting  The proposed ordinance included an option for property owners in R1/A1/A/RHS/R2  zoning districts who desire to voluntarily plant specimen trees. Under this proposed  process, property owners could choose to register newly voluntarily planted trees and  record it on their deeds (similar to privacy protection trees). These voluntarily planted and  registered trees would not be subject to tree removal permits or mitigation requirements, if  removed.    Staff would like to note the following two issues related to this process:  1. Recording voluntarily planted specimen trees would require the recording of existing  trees and their locations on the site.  A survey of the site to determine location and the  type and size of existing and voluntarily planted trees will be required to ensure that the  appropriate trees are recorded on the deed.  This could result in cost to the applicant to  hire a qualified arborist and a surveyor.  2. The process would likely result in significant staff time spent in administering and  reviewing voluntary tree planting and removals.    Planning Commission Recommendation:  Do not include a Voluntary Tree Planting Program.    Community Meeting  A community meeting was held on October 30, 2013 to provide an update on the project and  the general direction of the changes being considered, and to receive feedback from residents  and applicants. City‐wide postcards were sent to each address in the City to notify the  community of the project and community meeting.  A total of 10 people attended the meeting.      Comments received at the community meeting included the following:   ƒ Lowering the threshold of trees to be considered protected (non‐mature) trees or protecting  all specimen trees regardless of size will make the process more burdensome for property  owners.   ƒ A streamlined process for R1/A/A1, RHS and R2 zones is appreciated but not at the cost of  lowering the threshold of trees to be considered protected.  ƒ The voluntary tree planting program described is too cumbersome and not attractive  enough to encourage property owners to voluntarily plant specimen trees.   ƒ Trees are an asset to making a community mature and beautiful, and a strong Protected  Trees Ordinance is required.   ƒ The current process is onerous and expensive, and   ƒ Provide flexibility to remove trees on private property.    Planning Commission Study Session   Staff reviewed a range of alternatives to the existing ordinance ranging from the proposed  ordinance to no ordinance (Attachment C).  Ultimately, staff presented the following four  alternatives to the Planning Commission at its December 10th, 2013 meeting with a view to  providing a balance between reducing some of the burdens on property owners in  R1/A/A1/RHS and R2 zones and ensuring the protection and renewal of the City’s urban and  hillside forests.    Alternative No. Key Elements  Alternative 1. Modify the current Protected Tree Ordinance with the following changes:   ƒ Update specimen tree list consistent with previous discussion  ƒ Streamline removal of trees in R1/A/A1/RHS and R2 zones:  ƒ Specimen Trees up to 12” diameter: Permit required but no noticing or arborist report   ƒ Specimen Trees > 12” diameter: Permit, noticing, and arborist report required    ƒ Process for tree removals in other zones, heritage trees, and privacy trees unchanged   ƒ No changes to illegal tree removals  ƒ No Voluntary Tree Planting Program.  Alternative 2.                              Adopt an Ordinance with the following key points:  ƒ Update specimen tree list consistent with previous discussion  ƒ Establish two tiers within Specimen trees that currently need a permit for removal in R1, RHS,  A1, A, and R2 properties to streamline tree removal process:  Tier 1 (≥ 10” to < 24”) Tier 2 (≥ 24”) or trees in Tier 1 that don’t  meet criteria  ƒ Over the Counter Permit required  ƒ No notification required  ƒ Mitigation required   ƒ Maximum number of Specimen Trees proposed  for removal (for life of parcel) do not exceed:  ‐ Three (3) trees; or  ‐10% of total Specimen trees on parcel  Criteria only.  ‐Property Value/Damage     ƒ Arborist & Survey Report required to confirm to confirm Criteria and Findings.  ƒ Permit required  ƒ Notification required   ƒ Mitigation required  ƒ Must meet Findings regarding   ‐ Health and Safety and/or   ƒ Arborist and Survey Report required Alternative 2.  (cont.)  ƒ Process for tree removals in other zones, heritage ƒ No changes to il  trees, and privacy trees unchanged  legal tree removals  ƒ No Voluntary Tree Planting Program   Alternative 3. Current Protected Tree Ordinance  ƒ Keep current specimen tree list  ƒ Process for Specimen tree removals in R1/A/A1/RHS:  ƒ Specimen Trees < 10” diameter: No permit required   ƒ Specimen Trees > or equal to 10” diameter: Permit, noticing, and arborist report required    ƒ Process for tree removals in other zones, heritage trees, and privacy trees unchanged   ƒ No changes to illegal tree removals  No Voluntary Tree Planting Program  Alternative 4.ouncil direction:  1/A/A1/RHS and R2 zones:   but no noticing or arborist report    arborist report required    or larger  er fees.   Adopt an Ordinance consistent with prior C ƒ Update specimen tree list   ƒ Streamline removal of trees in R ƒ Specimen Trees up to 12” diameter: Permit required ƒ Specimen Trees > 12” diameter: Permit, noticing, and ƒ Process for tree removals in other zones, heritage trees, and privacy trees unchanged  ƒ Update Illegal Tree Removal process to be consistent with arborist recommendation f tree replacements as opposed to high ƒ Establish Voluntary Tree Planting Program  Planning Commission Study Session   The Plannin ƒ ƒ  ed public trees.  ƒplex implementation process.  ion meeting is summarized below:  ing arborist, removal of trees, and replacement/in‐lieu fees are too  lacement trees.  want a  cted trees ordinance to be maintained.  Recommend keeping the Bay Laurel tree on the specimen tree list.    uncil on each of the features discussed in the  Proposed Draft Ordinance as well as the Planning Commission’s preferred alternative.  g Commission recommended in a 3‐2 vote to:  Explore Alternative 2.  For illegal tree removals, recommend flat fees as opposed to the use of a formula to assess the value of an illegally removed tree, such as the one used by the Public Works  Department for levying penalties for illegally remov Eliminate the voluntary tree program due to the com Public Comments   Additional community feedback at the Planning Commiss ƒ The costs for a consult high and the ordinance is unnecessary.  ƒ Trees are a valued resource in the City, but there needs to be greater flexibility and  consideration for reasons for removal of protected trees as well as rep ƒ The   existing tree stock and canopy is a valuable resource for the City and we  strong prote ƒ ƒThere should be a discussion regarding the difference for trees on large lots vs small lots. Staff is seeking direction from the City Co Fees  Currently, an illegal tree removal requires to the payment of a retroactive tree removal fee/fine   produces more replacement trees and  pearance, and location  ity’s Public Works Department, in 2012, adopted a formula to assess the value of illegally  ition will require a   replacement fee, whereas a small fruit tree in poor condition will require a nominal  actors and  rofessionals are subject to the full replacement tree value.     dule.  Options include   and replacements or  ion on the  areas of amendments to the Protected Tree Ordinance. It was determined that a Mitigated   begun the environmental review process by executing a contract  lanning Commission, amending and updating  of $3,128 per illegal tree removed, which contributes to the City’s tree planting fund.  The City’s  consulting arborists have indicated that a penalty which is based on the tree’s age, aesthetics, size, cost, environmental quality, ap could be considered as other surrounding communities have implemented.    A review of other cities, similar to Cupertino, indicates that tree removal fees for the illegal  removal of public trees are usually based on the diameter inch for the removed tree.    The C removed public trees.  For public trees, first, the removed tree is evaluated based on the size of  the tree. Then, a species rating is applied based on the species of the tree removed.  Less  valuable/desirable species are assigned lower ratings (i.e., oaks are more valuable than fruit  trees).  Finally, a condition rating is applied to the tree based on whether the tree is categorized  as good, fair, or poor. Under this formula, a large oak tree in good cond significant fee.  In addition, the Public Trees Ordinance allows first time offenders to be subject to only 10%  of the fee calculated under the formula, whereas repeat offenders and intentional  p   Staff would like to note the following two issues with such an approach:  ƒ In most cases, after a tree is removed, it is not possible to gauge the condition, quality and  appearance of a tree.  While tree species and a rough estimate of the trunk size can be  obtained from the base of the tree, it could be difficult to assess the condition of the tree.    ƒ Determining the fee based on size and quality of a tree will require an arborist.  Planning Commission recommendation: Retain a flat fee for the determination of the fee for  unpermitted tree removals.  Staff is seeking the City Council’s comments on revisions to the fee sche continuing with the current approach of a flat retroactive fine for each tree to create a formula similar to that for street trees.  ENVIRONMENTAL CONSIDERATIONS  At the March 19, 2013 City Council meeting, the council provided staff with direct Negative Declaration was needed to complete California Environmental Quality Act (CEQA)  review. Since then, staff has with environmental consultant, David J. Powers and Associates (DJP).      If the City Council provides direction to staff to prepare a Draft Ordinance consistent with the  key points of Alternative 2 as recommended by P the Administrative Draft Mitigated Negative Declaration would be adequate environmental  he City Council authorized a budget of $65,000 to study the environmental effects and for staff  be available for City Council review around Summer 2014.   Alternative 3 (retain existing) would not require any further action by City Council.      meeting  held on December 10, 2013, and the City Council meeting held tonight April 1, 2014.  The  ference to a project website with the most up to date  The following is a brief summary of the noticing completed for the project:    review for the project.  Alternatives 1 and 4 would also require the preparation of an amended  and updated Mitigated Negative Declaration, while Alternative 3 (retain existing) would not  require any environmental review.    FISCAL IMPACT  T to work closely with consulting arborist, David L. Babby, to obtain advice and guidance on  technical questions related to trees in March 2013.      However, due to changes to the scope of work, Alternative 2 would require an additional $7,100  and an additional 3 to 4 months of review time.  Alternatives 1 and 4 are not anticipated to  require a revised budget and would  PERMIT STREAMLINING ACT  This project is legislative in nature and not subject to the Permit Streamlining Act (Government  Code Section 65920 – 65964).  PUBLIC NOTICING & OUTREACH  The municipal code does not require public noticing for study sessions, since it does not involve  action or decision by the City Council. However, a courtesy Citywide notice was sent informing  residents of the Community Meeting on October 30, 2013, the Planning Commission courtesy notice also included re information.      Notice of Public Hearing, Site Notice & Legal Agenda  Ad  ƒ Legal ad placed in newspaper   (at least 10 days prior to the hearing)  ƒ Courtesy citywide notice, with information  on Community Meeting, Planning  Commission  ƒ Posted on the Cityʹs official notice  bulletin board  (at least one week prior to  the hearing)     ƒ Posted on the City of Cupertino’s Web  and City Council Meeting date  (postcard included reference to website for latest  site (at least one week prior to the hearing)  updates on changed meeting dates)  ƒ Community meeting held on October 30, 2013  ƒ Interested parties notified of meeting date  NEXT STEPS  U e  the  nd  the  oject as noted earlier in the report.  pon further direction from City Council, staff Protected Trees ordinance and continue working environmental review.  A draft ordinance will be City Council for their consideration and adoptio level of environmental review required for the pr    will continue with the project to amend th  th the selectedwi consultants to complete   presented before the Planning Commission a n.  The timing of the project will depend on  Prepared by:   Simon Vuong, AICP, Associate Planner  Reviewed by:  Gary Chao, Assistant Director of Community Development  Aarti Shrivastava, Director of Community Development  pproved by:   A   David Brandt, City Manager        ATTACHMENTS:  A ‐ Chapter 14.18, Protected Trees, of the Cupertino Municipal Code  B ‐ Planning Commission Study Session Staff Report, dated December 10, 2013  C ‐ Protected Trees Ordinance: Matrix of Options