Loading...
CC 03-08-2022 Item No. 2. Housing Element Update - Updated Supplemental Staff Report Memo by EMC_Desk ItemEMC Planning Group      To: City Council  From: Ande Flower, EMC Planning Group;   Date: March 8, 2022  Re: Public outreach update and recommended Stakeholder Group list (continued)    SUMMARY  This memorandum amends the memo presented to Council on 3/1/2022; presents options for going  forward with the possibility for a Stakeholder Group; and sets parameters for a potential Strategy Advisory  Sub‐Committee.     ACTION REQUEST  Consider alternatives for a Stakeholder Group, for a Strategy Advisory Sub‐Committee and provide  guidance for next steps.    BACKGROUND  The success of the 6th Cycle Housing Element Update process hinges in part on a community outreach  and engagement program that is robust, inclusive, and meaningful. In 2018, Assembly Bill 686 (AB 686)  established a state mandate that expanded the duty of all California’s public agencies to affirmatively  further fair housing (AFFH).   The AFFH law mandates that outreach includes “all economic segments of the community.” (HCD AFFH  Guidance, p. 10.) HCD Guidance and a review of comments on Housing Elements recently submitted by  other jurisdictions in the state counsels in favor of efforts to include a wide range of community  members and representative groups, including:   Nonprofit and community‐based organizations     Housing providers   Lower income and special needs community members and households, including representative  organizations   Churches and community groups serving ethnic or linguistic minorities   Local and regional advocates and service providers, such as homeless service agencies  In an effort to gain a multitude of perspectives, we have sent personalized Focus Group invitations to  past participants in the 5th Cycle Housing Element Update process and to local non‐profit housing  EMC Planning Group  providers, community‐based groups, and faith‐based organizations. At present, we have not received  responses from these groups.   EMC Planning Group is also working directly with the ABAG Santa Clara Collaborative Steering  Committee for AFFH. By participating with this Committee, we are positioned to provide Cupertino with  the most current information for AFFH data integration. Council is being asked to consider several  options for forming a Stakeholder Group to complement these ongoing outreach efforts, consistent with  the requirements of HCD Guidance.  DISCUSSION  Increased participation is encouraged and we remain open to discovering additional ways to bring people  to the Housing Element update discussion. The numbers of people who have joined the December  Workshop and who have submitted draft housing plans with the Cupertino Housing Simulator tool have  been less than anticipated.   STAKEHOLDER GROUP OPTIONS  The Stakeholder Group is one of several approaches for helping our process meet HCD’s AFFH guidelines.   We received thirty (30) excellent applications with the online form and paper copies available at the  Library and Senior Center. There was one double entry, which explains the strikethrough for number  SHapp 21. Using a point system, and a blind‐review so that reviewers could not see candidate names or  contact information, we had four (4) staff members of EMC Planning Group select the top ten (10)  candidates, as follows:     Stakeholder Applicants Recommended for Group:  Corrected List:  Name  John Zhao  Abdullah Memon  Jennifer Shearin  Joseph Fruen  Janet Van Zoeren  Ava Pai‐Chi Chiao  Elizabeth Moore  Lisa Warren  Kylie Clark*  Aaron Klinefelter*  David Fung*  Susan Moore**  Ravi Kumar**  Shankar Krishnan  Sean Hughes    When EMC Planning Group correlated the blind list with review IDs, there were two names incorrectly  added, and three names unintentionally left out. Following is a key to the names listed above with the  corrected list of recommended applicants:  *Accidental oversight     Initial Incorrect List:   John Zhao   Abdullah Memon   Jennifer Shearin   Joseph Fruen   Shankar Krishnan   Sean Hughes   Janet Van Zoeren   Ava Pai‐Chi Chiao   Elizabeth Moore   Lisa Warren  EMC Planning Group  **Proposed additions to list  Unintentional additions to list    Stakeholders are anticipated to inform the planning process by providing dialogue to be summarized and  brought to the Council for discussion, determination, and decision‐making. Based on the experience of  other local jurisdictions in the state, we understand that proposed policies and programs will be accepted  by HCD only if there is a through‐line between the understood regional housing needs and the proposed  policies. Meeting with representatives of those in need of housing enables our process to have the most  essential ingredient of our plan going forward: Dialogue that leads to a clear understanding of the housing  needs.    A Stakeholder Group can be one part of the City’s effort to advance these goals. To best meet HCD  requirements, the group should consist of residents, local employees, community‐based organizations,  service providers, and/or other involved community members in the plan area. A minimum of three  Stakeholder meetings will be organized throughout the planning process, including, but not limited to: (1)  Plan Kickoff & Goal‐Setting Meeting, (2) Policies & Strategies Meeting, and (3) Draft Plan Meeting. All  meetings will be online, recorded, and available for viewing with a link on the website and emails sent to  all subscribers on the day of availability.    Three options for moving forward with a Stakeholder Group are listed below as OPTION A: Accept the  staff‐recommended list of stakeholders, as amended; OPTION B: Propose up to ten additional applicants,  selected by Council; OPTION C: Council performs a blind selection of applicants, as scored by each Council  member and presented at the 3/8/2022 Council meeting.   OPTION A:  Council is invited to re‐consider accepting the staff‐recommended List of Stakeholders. Among the 13  staff‐recommended Stakeholder candidates, seven are representatives and/or advocates for those who  may be in need of housing, and six candidates bring a lived‐experience and shared perspective of those in  need of affordable housing in Cupertino. The dialogue that may be captured with these meetings can help  inform decision‐makers in discovering how to address the housing needs specific to Cupertino, in response  to regional needs. Information learned within this group will be balanced among our multi‐faceted and  unfolding approach to AFFH research that will be brought to Council.    OPTION B:  Council is invited to add up to 10 additional Stakeholder candidates to the initial List. Collaboration with  this Stakeholder Group will be focused on meeting goals of affirmatively furthering fair housing. With this  option, please consider that individuals of all incomes, races, and ethnic backgrounds as well as employees  of local businesses, community‐ and faith‐based organizations, and public agencies are encouraged to  participate. All participants must be open to active listening and agree to participate in ways that remain  open to a diversity of perspectives.    OPTION C:  Council is invited to enact a blind assessment of Stakeholders to provide a list of accepted candidates. A  point system was initiated to assess potential applicants for the 6th Cycle Housing Element Stakeholder  Group. Selection criteria is intended to result in a diverse cross‐section of perspectives with people willing  to discuss housing needs in Cupertino.  A recommended scoring approach is to favor those who may  represent either an under‐represented role in the community for policy discussion, or embody a cross‐ section of perspectives. Description of qualifications, a check‐box for self‐identification, and number of  EMC Planning Group  languages spoken are equally weighted evaluation criteria of 25 points each, and the remaining questions  are valued at up to 5 points.  See Attachments A & B for support documentation for this option.    STRATEGY ADVISORY SUB‐COMMITTEE  Council  is  also  invited  to  consider  enacting  a  sub‐committee  of  Cupertino  leadership.  This  Strategy  Advisory Sub‐Committee may help staff and decision‐makers familiarize themselves with the many new  requirements associated with this 6th Cycle Housing Element update to determine a best‐fit strategy  approach for meeting HCD’s requirements for certification.     Staff recommends that Council consider an advisory sub‐committee formed based on the following  criteria:   That the Sub‐Committee consist of the Housing Commission Chair, the Planning Commission  Chair, and two Council members.   That the meetings be noticed, available to the public, and recorded for viewing after the meetings.   That meeting dialogue and communications are focused on overall strategy considerations and  not focused on specific details.    HCD GUIDANCE FOR HIGHEST RESOURCE AREAS SUCH AS CUPERTINO  An HCD resource was made available last week is included below for your reference. The recently released  guidance focuses specifically on how to address AFFH for “Highest Resource Areas” such as Cupertino. It  is essential that Cupertino look beyond their own boundaries to better analyze regional housing needs.  HCD  Housing  Policy  Manager  Paul  McDougal  explains  within  this  webinar  that  solutions  for  AFFH  regarding sites and policies cannot be quantified as part of a prescribed formula, nor can cities follow a  SCAG‐certified city’s approach because the policy solutions, milestones and metrics must be connected  to comprehensive analysis of housing needs. Instead, staff is continuing to learn through HCD’s iterative  process of providing guidance materials. As discussed within the panel for this webinar, HCD has not had  much experience reviewing jurisdictions for AFFH compliance that are comprehensively within the Highest  Resource category, as assessed by the California Fair Housing Task Force (see Source Data links below for  more information). Following is a link to the HCD webinar:   https://mtcdrive.app.box.com/s/0cwlyb6ins8ly2p9pogze1cgzuhrv940    UPDATE TO PUBLIC OUTREACH NEXT STEPS:   Initiate a new, stand‐alone Engagement HQ website for Housing Element Update outreach and  communications.   EMC Planning Group to provide bi‐weekly updates to Council and to subscribers to the website.  SOURCE DATA:  To learn more about “Highest Resource Areas” please visit this site to find links to mapping and  methodology: https://www.treasurer.ca.gov/ctcac/opportunity.asp    ATTACHMENTS:  Attachment A: List of Stakeholder applicants and submitted answers.  Attachment B: Score‐keeping table for OPTION C for Stakeholders.