Loading...
AC 04-25-2022 Desk Items AC 04-25-2022 #1 Attachment A – Draft Minutes Desk Item Page 1 City of Cupertino Audit Committee Special Meeting Minutes February 24, 2022 CALL TO ORDER At 4:04 p.m., Vice Chair Chen called the special meeting to order. This was a teleconference meeting with no physical location. ROLL CALL Committee Members Present: Vice Chair Angela Chen, Mayor Darcy Paul, Councilmember Moore, Committeemmber Song City Staff Present: Zach Korach, Jim Throop, Chris Jensen, Thomas Leung Absent: Chair Daisy Liang Guests: Matt Geerdes (Crowe), Kathy Lai (Crowe), Mark Steranka (Moss Adams), Colleen Rozillis (Moss Adams) 1. APPROVAL OF MINUTES Vice Chair Chen moved to approve the regular meeting minutes of January 24, 2022 and January 25, 2022. Mayor Paul seconded and the motion carried unanimously by all members present with Committee Member Song abstaining. ORAL COMMUNICATIONS None. NEW BUSINESS 2. Appointment of Audit Committee Chair and Vice Chair Mayor Paul nominated Councilmember Moore as Chair and Vice Chair Chen seconded the motion. The motion carried unanimously by all members present. Mayor Paul nominated Vice Chair Chen to continue as Vice Chair. Councilmember Moore seconded and the motion carried unanimously by all members present. Vice Chair Chen handed the meeting over to Chair Moore. 3. Audit Committee Regular Meeting Frequency Korach noted that pursuant to the California Government Code and Cupertino Municipal Code that the Treasurer’s Monthly report does fall under the Audit Committee to review, and staff recommends increasing the number of regular meetings from 8 to 12 meetings to accommodate the submission of the monthly report. Staff has amended three other proposed meeting dates referencing the Treasurer’s Quarterly report to pertain to the City’s Investment Report because they do not fall under the Audit Committee and recommends, as have been submitted in past practice, that it be submitted directly to City Council. Korach also notes that Section 115 trust Page 2 performance reports will be provided on a quarterly basis and submitted directly to the City Council. Chair Moore asked that the OPEB and Section 115 reports stay at the Audit Committee even though it doesn’t fall under the Committee’s duties, powers, and responsibilities. Mayor Paul questions the recommendation and Korach clarifies that it is a revision to act in accordance with the City’s municipal code and California Government Code. The monthly Treasurer’s report refers to the receipts, disbursements, and fund balances and the investment reports do not fall under the purview of the Audit Committee. Mayor Paul disagrees with the interpretation of the municipal code from staff. Chair Moore maintains that we keep the quarterly reports under the Audit Committee. Mayor Paul acknowledged that there was an obligation in the code that was not met in the past, but Staff should have explained the new requirement as well as include it in the staff report. Mayor Paul expressed that it was inappropriate not to include in the staff report that staff in the prior Audit Committee meeting had indicated that the requirement was a relatively new one when it was in fact a long-standing requirement. Mayor Paul also suggested that the Audit Committee should work with staff on what can be feasibly delivered on a monthly basis. Chair Moore agreed noting that there was no change of recent time to the reporting requirements and OPEB and Section 115 Trust reports are done by outside consultants so it may not be a significant load on staff. City Attorney Jensen notes that we should look at the different authorizations and appropriate City Council delegation of authority. Mayor Paul asked for clarification. City Attorney Jensen wants to ensure there is appropriate delegation of authority as based on Audit Committee member comments the intent is for them to retain authority. Mayor Paul asked if this is to make sure that there is a resolution to delegate authority for review and City Attorney Jensen confirms. Chair Moore identifies the fund balances would include the OPEB and Section 115 trust reports or the receipts being reported would be considered. Mayor Paul wants to understand what staff can deliver. Chair Moore clarifies that an action should be included in the recommendation. Committeemember Song inquired for preventive methods. Chair Moore notes that this may come from our whistleblowing item in the future from Moss Adams reports. Vice Chair Chen requests to move the March meeting to the last Monday in March. No comments from the public. Mayor Paul motioned to accept the item with the change of the March meeting. Vice Chair Chen seconded, and the motion carried unanimously by all members present. 4. Treasurer’s Report for Quarter Ending December 31, 2021 Chair Moore notes that the recommended action is to receive the Treasurer’s Report for Quarter Ending December 31, 2021. Korach notes that a modification was made on page 8 that references the Investment authority delegated to the City’s Treasurer. Korach notes that the $10 million the City received is still available and only at City Council’s direction to be classified or appropriated for a specific purpose within the restrictions of the City’s Special Revenue Fund Park Dedication. No comments from the public. 5. Review of FY 2020-21 ACFR and Supplemental Reports Lai notes that based on their testing, they intend to issue an unmodified opinion which is the highest level of assurance the City can receive. The opinion will state that the financial statements are fairly stated in accordance with Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Lai mentions that there is an emphasis of matter paragraph as it is very standard when you have a Page 3 new accounting standard that has impact to the accounting and financial reporting. This year’s standard is the GASB Statement 84, fiduciary activities related to accounting and financial reporting for fiduciary activities such as investment trust funds, OPEB trust funds, and etc. Lai turns it over to Geerdes to discuss the Investment AUP, GANN AUP, and Storm Drain AUP. Geerdes notes that these AUPs are not designed to provide assurance of any form, it was done so at the request of management. Geerdes did not notice any exceptions or findings and upon receipt of the management representation letter they will finalize the AUP. Lai notes that the Single Audit or Uniform Guidance Audit is not included in the report as the Office of Management and Budget was overwhelmed and the audit guidance was released late. Lai confirms that the American Rescue Plan Act funds will be included in next year’s single audit; this year they are reviewing the Coronavirus Relief Funds and Highway Planning and Construction grants but are awaiting key materials from management. Once they receive the materials they will come back with the draft report. No comments from the public. Vice Chair Chen questions the transmittal letter and the $9.7M ARPA funding that was allocated to revenue losses, but the reports indicate a revenue surplus. Lai notes that the final rule allowed organizations to take advantage of a $10 million presumed revenue loss and clarified that under the federal guidance the City was given a standard allowance of $10 million but it wasn’t considered as expended in Fiscal Year 2021, so it is sitting in the financial statements as unearned revenue. Vice Chair Chen questions the unrestricted fund balance of $92 million. Geerdes clarifies that it is the total unrestricted net position between the governmental activities ($83 million) versus the business type activities ($9.3 million) which is the resource recovery. Geerdes notes that footnote #7 is the fund balances at the fund level of reporting and when totaled it is $167 million, $49 million of that is unassigned or unrestricted at modified accrual reporting. The $92 million is at a full accrual reporting and includes items that have a different basis of accounting reporting. He notes that the unrestricted fund balance is located in the General Fund because accounting rules state that unrestricted fund balances are not allowed to be in special revenue funds or capital funds because those funds are for a restricted, special assigned purpose. He further clarifies that on page 57 there is a description of the unassigned fund balances and that it is available for any purpose but that it is subject to appropriation and any expenditure needs to be in accordance with the budget and appropriation laws and regulations. Chair Moore questioned the appropriation amounts between two different departments and if they can be altered. Lai confirms that it is out of their scope. Chair Moore requests in the heading for Audit Committee items if it is an action or informational item. Chair Moore also requested for Attachment B to follow Huntington Beach’s calculation format as it was simple and explained to the public the background of GANN. Korach identifies this item as an informational item and City Attorney Jensen confirms there is no requirement that the committee take action on this item. 6. Internal Audit – Procurement Review Rozillis notes that the engagement began in September and was completed in January with the purpose to look at the City’s procurement structure, function, how well it served the City, analyze staffing, identify opportunities for performance improvement, compare procurement principles with the City’s practice in terms of ethics and equity. Rozillis notes that the primary recommendation is the city having a decentralized procurement environment and they met with dozens of organizations to conduct interviews and focus groups with those involved in Page 4 procurement. She notes that staff is looking forward to the results of the study and implementing improvements in procurement. Rozillis notes 10 recommendations with the primary being an increased level of centralization and oversight of procurement leadership. There are two categories for their observations and recommendations, the first is enterprise considerations. These are things that can be done citywide such a matrix to identify clarity in roles and responsibilities, updated policy and procedures, alignment of procurement practices with State law, and consistent training. The second is policies and procedures; being able to modernize processes, technology support, training, and self-service tool kits. No comments from the public. Vice Chair Chen questions the one time and ongoing resources for the recommendations and how the City can prioritize the workplan. She notes that there are no resources allocated to the procurement process but there is staff in each department working in procurement, is there a way to rearrange resources to save the City money? Rozillis recommends that the City decide what type of model they want to move forward with as well as what staffing would look like, then identifying the portions of FTEs, and finding how to maximize the use of systems and adjust the City’s policy and procedures. Vice Chair Chen asks where should the City start. City Manager Throop mentions that he can pull a department head meeting to discuss this report and bringing a recommendation forth to Council. City Manager Throop notes that it is odd that the City is decentralized and recommends centralization with including a procurement officer and a purchasing technician. Vice Chair Chen is concerned about the ongoing resources that City has and wants to evaluate reallocating resources for procurement. Chair Moore requests that we bring the City of Campbell to the table to look at their procurement operation and have an implementation plan added to the agenda for Audit Committee before it goes to City Council. Mayor Paul requests clarity on the structure of the procurement process for the public and what are the potential issues are for a decentralized process. Rozillis clarifies that they did a risk assessment of decentralized, centralized, and shared services models. Committeemember Song recommends that management comes up with suggestions for procurement. Chair Moore requests for information related to credit cards and how they assigned to the budget and codes or policy that are associated with credit card use. Korach provides an overview of the Credit Card use policy and notes that Finance receives a master statement for all the credit cards and will reconcile department statements as well as transaction are tied to a GL account number. Committeemember Song requests for a public report for purchases made. Korach notes detailed accounts payable reports are submitted to the City Council. 7. Budget Format Review Continued to the 3/28/2022 meeting – with appointment of the subcommittee. 8. Treasurer’s Report Definition and Process Chair Moore requests for the City Attorney Jensen to review the code for the Committee to continue to have jurisdiction over the reports. No public comments. Chair Moore requests for the GANN reporting and calculation to be clearly defined and model it after Huntington Beach. City Manager Throop notes that staff will include it in the budget book. 9. External/Internal Audit Process and Timing Page 5 Mayor Paul motioned for this to be continued to the 3/28/2022 meeting. Vice Chair Chen seconded. The motion carried unanimously by all members present. OLD BUSINESS None. STAFF AND COMMITTEE REPORTS 10. Staff report out on City Council Workshop on Commissions and Committees Workshop Mayor Paul motioned for this to be continued to the 3/28/2022 meeting. Vice Chair Chen seconded. The motion carried unanimously by all members present. FUTURE AGENDA SETTING None. ADJOURNMENT The meeting adjourned at 6:00 p.m. Recording Secretary: Janet Liang, Administrative Assistant AC 04-25-2022 #5 Attachment A – Investment Policy (redline) Desk Item 1 | Page City Investment Policy Citywide Policy Manual Attachments: N/A Effective Date: May 17, 2022May 18, 2021 Responsible Department: Administrative Services Related Policies & Notes: Pension Investment Policy, OPEB Investment Policy     POLICY    Under authority granted by the City Council, the City Treasurer and Deputy Treasurer are  responsible for investing the surplus funds of the City.    The investment of the funds of the City of Cupertino is directed to the goals of safety, liquidity  and yield. The authority governing investments for municipal governments is set forth in the  California Government Code, Sections 53600 et seq.    The primary objective of the investment policy of the City of Cupertino is SAFETY OF  PRINCIPAL. Investments shall be placed in those securities as outlined by type and maturity  sector in this document. Effective cash flow management and resulting cash investment practices  are recognized as essential to good fiscal management and control. The City’s portfolio shall be  designed and managed in a manner responsive to the public trust and consistent with state and  local law. Portfolio management requires continual analysis and as a result the balance between  the various investments and maturities may change in order to give the City of Cupertino the  optimum combination of necessary liquidity and optimal yield based on cash flow projections.    SCOPE    The investment policy applies to all financial assets of the City of Cupertino as accounted for in  the Comprehensive Annual Financial Report (CAFR). Policy statements outlined in this  document focus on the City of Cupertino’s pooled, surplus funds, but will also apply to all other  funds under the City Treasurer’s span of control unless specifically exempted by statute or  ordinance. This policy is applicable, but not limited to all funds listed below:     General Fund   Special Revenue Funds   Capital Project Funds   Enterprise Funds   Internal Service Funds   Trust and Agency Funds  2 | Page  Any new fund unless specifically exempted    Investments of bond proceeds shall be governed by the provisions of the related bond indentures  and/or cash flow requirements and therefore may extend beyond the maturity limitations as  outlined in this document. Other post‐employment benefit (OPEB) and Pension trust investments  are governed by California Government Code Sections 53620 through 53622 and trust documents.  The trusts are governed by separate investment policies entitled Investment Policy Statement City  of Cupertino Investment Trust that were reviewed by the City of Cupertino Audit Committee on  September 27, 2021 and October 25, 2021 and City Council on December 7, 2021October 27, 2020  and November 17, 2020, respectively.     PRUDENCE    Pursuant to California Government Code, Section 53600.3, all persons authorized to make  investment decisions on behalf of the City are trustees and therefore fiduciaries subject to the  Prudent Investor Standard:    “…all governing bodies of local agencies or persons authorized to make investment  decisions on behalf of those local agencies investing public funds pursuant to this  chapter are trustees and therefore fiduciaries subject to the prudent investor standard.  When investing, reinvesting, purchasing, acquiring, exchanging, selling, or managing  public funds, a trustee shall act with care, skill, prudence, and diligence under the  circumstances then prevailing, including, but not limited to, the general economic  conditions and the anticipated needs of the Agency, that a prudent person acting in a  like capacity and familiarity with those matters would use in the conduct of funds of  a like character and with like aims, to safeguard the principal and maintain the  liquidity needs of the Agency. Within the limitations of this section and considering  individual investments as part of an overall strategy, investments may be acquired as  authorized by law.”    It is the City’s intent, at the time of purchase, to hold all investments until maturity to ensure the  return of all invested principal dollars. However, it is realized that market prices of securities will  vary depending on economic and interest rate conditions at any point in time. It is further  recognized that in a well‐diversified investment portfolio, occasional measured losses are  inevitable due to economic, bond market, or individual security valuation fluctuations. These  occasional losses must be considered within the context of the overall investment program  objectives and the resultant long‐term rate of return. The City Treasurer and Deputy Treasurer,  acting within the intent and scope of the investment policy and other written procedures and  exercising due diligence, shall be relieved of personal responsibility and liability for an individual  security’s credit risk or market price changes, provided deviations from expectations are reported  in a timely manner and appropriate action is taken to control adverse developments.    OBJECTIVES    3 | Page The primary objectives, in order of priority, of the City of Cupertino’s investment activities shall  be:   4 | Page A. Safety of Principal  Safety of principal is the foremost objective of the City of Cupertino. Investments will be  undertaken in a manner that seeks to ensure the preservation of capital in the overall portfolio.  To attain this objective, the City will diversify its investments by investing funds among a  variety of securities with independent returns.    B. Liquidity  The City’s investment portfolio will remain sufficiently liquid to meet all operating  requirements which might be reasonably anticipated and provide the City with adequate cash  flows to pay its obligations over the next six months. Additionally, the portfolio should consist  largely of securities with active secondary resale markets.    C. Return  The City’s investment portfolio shall be designed with the objective of attaining a rate of  return throughout budgetary and economic cycles, commensurate with Cupertino’s  investment risk constraints and cash flow characteristics of the portfolio.    MAXIMUM MATURITIES    Maturities of investments will be selected based on liquidity requirements to minimize interest  rate risk and maximize earnings. Investment of surplus funds shall comply with the maturity  limits as set forth in the California Government Code 53600, et seq. Where this section does not  specify a limitation on the term or remaining maturity at the time of the investment, no  investment shall be made in any security that at the time of the investment has a term remaining  to maturity in excess of five years, unless the Council has granted express authority to make that  investment either specifically or as a part of an investment program approved by the Council no  less than three months prior to the investment. Reserve funds may be invested in securities  exceeding five years if the maturity of such investments is made to coincide as nearly as  practicable with the expected use of the funds.    PERFORMANCE EVALUATION    Investment performance is continually monitored and evaluated by the City Treasurer.  Investment performance statistics and activity reports are generated on a quarterly basis for  presentation to the oversight (audit) committee, City Manager and City Council. Yield on the  City’s investment portfolio is of secondary importance compared to the safety and liquidity  objectives described above. The City’s investment portfolio shall be designed to attain a market  average rate of return through economic cycles. The Treasurer shall monitor and evaluate the  portfolio’s performance relative to the chosen market benchmark(s), which will be included in  the Treasurer’s quarterly report. The Treasurer shall select an appropriate, readily available index  to use as a market benchmark.  Whenever possible, and consistent with risk limitations as defined  herein and prudent investment principles, the Treasurer shall seek to augment return above the  market average rate of return. The City may select alternative benchmarks for identified pools of  City funds that have different objectives.     5 | Page DELEGATION OF AUTHORITY    Authority to manage the City’s investment program is derived from California Government  Code, Sections 41006 and 53600 et seq. The Treasurer is responsible for investment management  decisions and activities per City Council Resolution.    The Treasurer shall designate a staff person as a liaison/deputy in the event circumstances require  timely action and the Treasurer is not present.     No officer or designee may engage in an investment transaction except as provided under terms  of this policy and the procedures by the Treasurer and approved by the City Manager/Council.  The Treasurer shall be responsible for all transactions undertaken and shall establish a system of  controls to regulate the activities of subordinate officials.    If an investment adviser is retained by the City, the investment adviser, registered under the  Investment Advisers Act of 1940, must have at least five yearsʹ experience investing in the  securities and obligations authorized by California Government Code 53601 subdivisions (a) to  (k), inclusive, and subdivisions (m) to (q), inclusive, and with assets under management in excess  of five hundred million dollars ($500,000,000). External investment advisers may be granted  discretion to purchase and sell investment securities in accordance with this investment policy.    The City’s overall investment program shall be designed and managed with a degree of  professionalism that is worthy of the public trust. The City recognizes that in a diversified  portfolio, occasional measured losses may be inevitable and must be considered within the  context of the overall portfolio’s return and the cash flow requirements of the City.    OVERSIGHT COMMITTEE    An audit committee consisting of appropriate internal and external members, appointed by the  City Council, shall be established to provide general oversight and direction concerning the  policies related to management of the City’s investment pool, OPEB trust, and Pension Rate  Stabilization Program trust. The City Treasurer shall serve in a staff and advisory capacity. The  committee shall meet at least quarterly to review policy changes, new legislation and portfolio  status.     ETHICS AND CONFLICTS OF INTEREST    Officers and employees involved in the investment process shall refrain from personal business  activity that conflicts with proper execution of the investment program, or impairs their ability  to make impartial investment decisions. Additionally the City Treasurer and the Deputy  Treasurer are required to annually file applicable financial disclosures as required by the Fair  Political Practices Commission (FPPC).       6 | Page SAFEKEEPING OF SECURITIES    To protect against fraud or embezzlement or losses caused by collapse of an individual securities  dealer, all securities owned by the City shall be held in safekeeping by a third party custodian  acting as agent for the City under the terms of a custody agreement. All trades executed by a  dealer will settle delivery versus payment (DVP) through the City’s safekeeping agent. In order  to verify investment holdings, an external auditor, on an annual basis, shall independently verify  securities held in custody for the City. Additionally, the City Treasurer shall include a listing of  holdings provided by the City’s custodian to the quarterly investment report as verification  between annual reviews by the external auditor.    The only exceptions to the foregoing shall be depository accounts and securities purchases made with: (i)  local government investment pools; (ii) time certificates of deposit, and, (iii) money mutual funds, since the  purchased securities are not deliverable. All other exceptions to this safekeeping policy must be approved  by the City Treasurer in written form and included in the quarterly report to City Council.    INTERNAL CONTROL    Separation of duties between the Treasurer’s function and Finance is designed to provide proper  internal controls to prevent the potential for converting assets or concealing transactions. Dual  transaction controls, separate and independent notifications, and reports provided by financial  institutions shall be used to help implement these controls.    Wire transfers shall be approved prior to being submitted to the financial institution. Wire  transfers initiated by Treasury staff must be reconfirmed by the appropriate financial institution  to Finance staff. Proper documentation is required for each investment transaction and must  include a broker trade confirmation and a cash disbursement wire transfer confirmation. Timely  bank reconciliation is conducted to ensure proper handling of all transactions. The investment  portfolio and all related transactions are reviewed and balanced to appropriate general ledger  accounts by Finance staff on a monthly basis.    An annual agreed‐upon procedures engagement in accordance with the attestation standards  established by the American Institute of Certified Public Accountants shall be conducted by an  auditor solely to assist management in determining the City’s compliance with this investment  policy. At the conclusion of such engagement, the agreed‐upon procedures report detailing all  procedures performed and findings noted (if applicable) shall be provided to the Audit  Committee of the City.    REPORTING    Monthly transaction reports will be submitted by the Treasurer to the City Council within 30 days  of the end of the reporting period in accordance with California Government Code Section 53607.     7 | Page The City Treasurer shall also prepare a quarterly investment report, including a succinct  management summary that provides a clear picture of the status of the current investment  portfolio. The report will be prepared in a manner that will report all information required under  this policy and as recommended by California Government Code. The Treasurer will submit the  report to Council no later than the second regular council meeting, or approximately 45 days  following the end of the quarter covered by the report.    AUTHORIZED FINANCIAL INSTITUTIONS, DEPOSITORIES, AND QUALIFIED  BROKER/DEALERS    To the extent practicable, the Treasurer shall endeavor to complete investment transactions using  a competitive bid process whenever possible. The City’s Treasurer will determine which financial  institutions are authorized to provide investment services to the City. It shall be the City’s policy  to purchase securities only from authorized institutions and firms.     The Treasurer shall maintain procedures for establishing a list of authorized broker/dealers and  financial institutions which are approved for investment purposes that are selected through a  process of due diligence as determined by the City. Due inquiry shall determine whether such  authorized broker/dealers, and the individuals covering the City are reputable and trustworthy,  knowledgeable and experienced in Public Agency investing and able to meet all of their financial  obligations. These institutions may include ʺprimaryʺ dealers or regional dealers that qualify  under Securities and Exchange Commission (SEC) Rule 15c3‐1 (uniform net capital rule).    In accordance with Section 53601.5, institutions eligible to transact investment business with the  City include:   Primary government dealers as designated by the Federal Reserve Bank and non‐primary  government dealers.   Nationally or state‐chartered banks.   The Federal Reserve Bank.   Direct issuers of securities eligible for purchase.    Selection of financial institutions and broker/dealers authorized to engage in transactions will be  at the sole discretion of the City, except where the City utilizes an external investment adviser in  which case the City may rely on the adviser for selection.     All financial institutions which desire to become qualified bidders for investment transactions  (and which are not dealing only with the investment adviser) must supply the Treasurer with  audited financials and a statement certifying that the institution has reviewed the California  Government Code, Section 53600 et seq. and the City’s investment policy. The Treasurer will  conduct an annual review of the financial condition and registrations of such qualified bidders.     Public deposits will be made only in qualified public depositories as established by State law.  Deposits will be insured by the Federal Deposit Insurance Corporation, or, to the extent the  amount exceeds the insured maximum, will be collateralized in accordance with State law.    8 | Page Selection of broker/dealers used by an external investment adviser retained by the City will be at  the sole discretion of the adviser. Where possible, transactions with broker/dealers shall be  selected on a competitive basis and their bid or offering prices shall be recorded. If there is no  other readily available competitive offering, best efforts will be made to document quotations for  comparable or alternative securities. When purchasing original issue instrumentality securities,  no competitive offerings will be required as all dealers in the selling group offer those securities  at the same original issue price.    COLLATERAL REQUIREMENTS    CERTIFICATES OF DEPOSIT (CDS). The City shall require any commercial bank or savings and  loan association to deposit eligible securities with an agency of a depository approved by the  State Banking Department to secure any uninsured portion of a Non‐Negotiable Certificate of  Deposit. The value of eligible securities as defined pursuant to California Government Code,  Section 53651, pledged against a Certificate of Deposit shall be equal to 150% of the face value of  the CD if the securities are classified as mortgages and 110% of the face value of the CD for all  other classes of security.    COLLATERALIZATION OF BANK DEPOSITS. This is the process by which a bank or financial  institution pledges securities, or other deposits for the purpose of securing repayment of  deposited funds.  The City shall require any bank or financial institution to comply with the  collateralization criteria defined in California Government Code, Section 53651.    REPURCHASE AGREEMENTS. The City requires that Repurchase Agreements be collateralized  only by securities authorized in accordance with California Government Code:   The securities which collateralize the repurchase agreement shall be priced at Market  Value, including any Accrued Interest plus a margin. The Market Value of the securities  that underlie a repurchase agreement shall be valued at 102% or greater of the funds  borrowed against those securities.   Financial institutions shall mark the value of the collateral to market at least monthly and  increase or decrease the collateral to satisfy the ratio requirement described above.   The City shall receive monthly statements of collateral.    AUTHORIZED INVESTMENTS    Investment of City funds is governed by the California Government Code Sections 53600 et  seq. Within the context of the limitations, the following investments are authorized, subject  to the restrictions below. In the event a discrepancy is found between this policy and the  Code, the more restrictive parameters will take precedence. Percentage holding limits listed  in this section apply at the time the security is purchased.     Any investment currently held at the time the policy is adopted which does not meet the new  policy guidelines can be held until maturity and shall be exempt from the current policy. At  the time of the investment’s maturity or liquidation, such funds shall be reinvested only as  provided in the current policy.  9 | Page   An appropriate risk level shall be maintained by primarily purchasing securities that are of  high quality, liquid, and marketable. The portfolio shall be diversified by security type and  institution to avoid incurring unreasonable and avoidable risks regarding specific security  types or individual issuers.    1. United States Treasury Bills, Bonds, and Notes or those for which the full faith and credit  of the United States are pledged for payment of principal and interest. There is no  percentage limitation of the portfolio that can be invested in this category, although a five‐ year maturity limitation is applicable.    2. Obligations issued by Federal agencies or United States Government‐Sponsored  Enterprise obligations, participations, or other instruments, including those issued by or  fully guaranteed as to principal and interest by federal agencies or United States  government‐sponsored enterprises. There are no limits on the dollar amount or  percentage that the City may invest in Federal Agency or Government‐Sponsored  Enterprises (GSEs), provided that:   No more than 25% of the portfolio may be invested in any single Agency/GSE  issuer.   The maximum maturity does not exceed five (5) years.   The maximum percent of agency callable securities in the portfolio will be 20%.    3. Banker’s Acceptances (bills of exchange or time drafts drawn on and accepted by  commercial banks) may not exceed 180 days to maturity or 40% of the portfolio.     They are issued by institutions which have short‐term debt obligations  rated “A‐1” or its equivalent or better by at least one NRSRO; or long‐term  debt obligations which are rated in a rating category of “A” or its  equivalent or better by at least one NRSRO.   No more than 5% of the portfolio may be invested in any single issuer.    4. Local Agency Investment Fund (LAIF), which is a State of California managed  investment pool, may be used up to the maximum permitted by California state law.  LAIF’s investments in instruments prohibited by or not specified in the City’s policy  do not exclude the investment in LAIF itself from the City’s list of allowable  investments, provided LAIF’s reports allow the Treasurer to adequately judge the risk  inherent in LAIF’s portfolio..    5. Commercial paper issued by corporations organized and operating in the  United States having assets in excess of $500,000,000, ranked “A‐1” or its  equivalent or better by at least one Nationally Ranked Statistical Rating  Organization (NRSRO), issued by corporations which have long‐term obligations  rated in a rating category of “A” or its equivalent or better by one NRSRO.  Purchases of eligible commercial paper may not exceed 270 days to maturity nor  10 | Page represent more than 10% of the outstanding paper of the issuing corporation.  Purchases of commercial paper may not exceed 25% of the portfolio.  Under a  provision sunsetting on January 1, 2026, no more than 40% of the City’s portfolio  may be invested in Commercial Paper if the City’s investment assets under  management are greater than $100,000,000. No more than 10% of the total  investments may be invested the in commercial paper and medium term notes of  any single issuer.    6. Negotiable Certificates of Deposits issued by nationally or state‐chartered banks, state  or federal savings associations, or state or federal credit unions, or by a federally  licensed or state‐licensed branch of a foreign bank. Purchases of Negotiable  Certificates of Deposit may not exceed 30% of the portfolio. No more than 5% of the  portfolio may be invested in any single issuer. A maturity limitation of five years is  applicable. The amount of the NCD insured up to the FDIC limit does not require any  credit ratings. Any amount above the FDIC insured limit must be issued by  institutions which have short‐term debt obligations rated “A‐1” or its equivalent or  better by at least one NRSRO; or long‐term obligations rated in a rating category of  “A” or its equivalent or better by at least one NRSRO.     7. Repurchase agreements that specify terms and conditions may be transacted with banks  and broker dealers. The maturity of the repurchase agreements shall not exceed one year.  The market value of the securities used as collateral for the repurchase agreements shall  be monitored by the investment staff and shall not be allowed to fall below 102% of the  value of the repurchase agreement. A PSA Master Repurchase Agreement is required  between the City of Cupertino and the broker/dealer or financial institution for all  repurchase agreements transacted.    8. Reverse repurchase agreements are not authorized.    9. Certificates of Deposit (time deposits), non‐negotiable and collateralized in accordance  with the California Government Code, may be purchased through banks, savings and  loan associations, or credit unions. Within a limit of 30% of the portfolio, these institutions  may use a private sector entity to assist in the placement of the time deposits under the  conditions specified by the Government Code.    10. Medium Term Corporate Notes issued by corporations organized and operating in  the United States or by depository institutions licensed by the United States or any  state and operating within the United States, with a maximum maturity of five years  may be purchased. Securities eligible for investment shall be rated in the rating  category of “A” or better by at least one NRSRO. Purchase of medium term note s  may not exceed 30% of the portfolio. No more than 10% of the total investments may  be invested in the commercial paper and medium term notes of any single issuer.    11. Municipal securities, including obligations of the City, the State of California, and any  11 | Page local agency within the State of California, provided that:   The securities are rated in a rating category of “A” or its equivalent or better  by at least one NRSRO.   No more than 5% of the portfolio may be invested in any single issuer.   No more than 30% of the portfolio may be in Municipal Securities.   The maximum maturity does not exceed five (5) years.    12. Municipal securities (Registered Treasury Notes or Bonds) of any of the other 49 states  in addition to California, including bonds payable solely out of the revenues from a  revenue‐producing property owned, controlled, or operated by a state or by a  department, board, agency, or authority of any of the other 49 states, in addition to  California.   The securities are rated in a rating category of “A” or its equivalent or better  by at least one nationally recognized statistical rating organization  (“NRSRO”).   No more than 5% of the portfolio may be invested in any single issuer.   No more than 30% of the portfolio may be in Municipal Securities.   The maximum maturity does not exceed five (5) years.    13. Asset‐backed, mortgage‐backed, mortgage pass‐through securities, and collateralized  mortgage obligations, provided that:   The securities are rated in a rating category of “AA” or its equivalent or better by  a NRSRO.   No more than 20% of the total portfolio may be invested in these securities.   No more than 5% of the portfolio may be invested in any single Asset‐Backed or  Commercial Mortgage security issuer. There is no issuer limitation on any  Mortgage security where the issuer is the US Treasury or a Federal Agency/GSE.   The maximum legal final maturity does not exceed five (5) years.    14. Supranationals, provided that:   Issues are US dollar denominated senior unsecured unsubordinated obligations  issued or unconditionally guaranteed by the International Bank for Reconstruction  and Development, International Finance Corporation, or Inter‐American  Development Bank.   The securities are rated in a rating category of “AA” or its equivalent or better by  a NRSRO.   No more than 30% of the total portfolio may be invested in these securities.   No more than 10% of the portfolio may be invested in any single issuer.   The maximum maturity does not exceed five (5) years.  12 | Page 15. Various daily money market funds administered for or by trustees, paying agents and  custodian banks contracted by the City of Cupertino may be purchased as allowed under  State of California Government Code. Only funds holding U.S. Treasury obligations,  Government agency obligations, or repurchase agreements collateralized by U.S.  Treasury or Government agency obligations can be utilized and may not exceed 20% of  the cost value of the portfolio.    16. Ineligible investments are those that are not described herein, including but not limited  to, common stocks and long‐term (over five years in maturity) notes and bonds are  prohibited from use in this portfolio. It is noted that special circumstances arise that  necessitate the purchase of securities beyond the five‐year limitation. On such occasions,  requests must be approved by City Council prior to purchase. Additionally:     State law notwithstanding, any investments not specifically described  herein are prohibited, including, but not limited to futures and options.   In accordance with Government Code, Section 53601.6, investment in  inverse floaters, range notes, or mortgage derived interest‐only strips is  prohibited.   Investment in any security that could result in a zero‐interest accrual if held  to maturity is prohibited. Under a provision sunsetting on January 1, 2026,  securities backed by the U.S. Government that could result zero‐ or  negative‐interest accrual if held to maturity are permitted.   Trading securities for the sole purpose of speculating on the future  direction of interest rates is prohibited.   Purchasing or selling securities on margin is prohibited.   The use of reverse repurchase agreements, securities lending or any other  form of borrowing or leverage is prohibited.   The purchase of foreign currency denominated securities is prohibited.    RISK MANAGEMENT AND DIVERSIFICATION    Mitigating Credit Risk in the Portfolio    Credit risk is the risk that a security or a portfolio will lose some or all its value due to a  real or perceived change in the ability of the issuer to repay its debt. The City will  mitigate credit risk by adopting the following strategies:    The diversification requirements included in the “Authorized Investments” section of  this policy are designed to mitigate credit risk in the portfolio.     No more than 5% of the total portfolio may be deposited with or invested in  securities issued by any single issuer unless otherwise specified in this policy.   The City may elect to sell a security prior to its maturity and record a capital gain  or loss in order to manage the quality, liquidity or yield of the portfolio in  13 | Page response to market conditions or City’s risk preferences.   If the credit ratings of any security owned by the City are downgraded to a level  below the quality required by this investment policy, it will be the City’s policy  to review the credit situation and make a determination as to whether to sell or  retain such securities in the portfolio.   If a security is downgraded, the Treasurer will use discretion in determining  whether to sell or hold the security based on its current maturity, the economic  outlook for the issuer, and other relevant factors.   If a decision is made to retain a downgraded security in the portfolio, its presence  in the portfolio will be monitored and reported monthly to the City Council.    Mitigating Market Risk in the Portfolio    Market risk is the risk that the portfolio value will fluctuate due to changes in the general  level of interest rates. The City recognizes that, over time, longer‐term portfolios have  the potential to achieve higher returns. On the other hand, longer‐term portfolios have  higher volatility of return. The City will mitigate market risk by providing adequate  liquidity for short‐term cash needs, and by making longer‐term investments only with  funds that are not needed for current cash flow purposes.  The City further recognizes that certain types of securities, including variable rate  securities, securities with principal paydowns prior to maturity, and securities with  embedded options, will affect the market risk profile of the portfolio differently in  different interest rate environments. The City, therefore, adopts the following strategies  to control and mitigate its exposure to market risk:   The City will maintain a minimum of six months of budgeted operating  expenditures in short term investments to provide sufficient liquidity for  expected disbursements.   The maximum stated final maturity of individual securities in the portfolio will  be five (5) years, except as otherwise stated in this policy.   The duration of the portfolio will generally be approximately equal to the  duration (typically, plus or minus 20%) of a Market Benchmark, an index selected  by the City based on the City’s investment objectives, constraints and risk  tolerances.    DEPOSITS    To be eligible to receive local agency money, a bank, savings association, federal association, or  federally insured industrial loan company shall have received an overall rating of not less than  “satisfactory” in its most recent evaluation by the appropriate federal financial supervisorial  agency of its record of meeting the credit needs of California’s communities.            14 | Page INTEREST EARNINGS    All moneys earned and collected from investments authorized in this policy shall be allocated  monthly to various fund accounts based on the cash balance in each fund as a percentage of the  entire pooled portfolio.    REVIEW OF INVESTMENT PORTFOLIO    The Treasurer shall periodically, but no less than quarterly, review the portfolio to identify  investments that do not comply with this investment policy and establish protocols for reporting  major and critical incidences of noncompliance to the City Council.    POLICY REVIEW    The City of Cupertino’s investment policy shall be adopted by resolution of the City Council on  an annual basis. This investment policy shall be reviewed at least annually to ensure its  consistency with the overall objectives of preservation of principal, liquidity, and yield, and its  relevance to current law and financial and economic trends.       15 | Page GLOSSARY OF INVESTMENT TERMS    AGENCIES. Shorthand market terminology for any obligation issued by a government‐ sponsored entity (GSE), or a federally related institution. Most obligations of GSEs are not  guaranteed by the full faith and credit of the US government. Examples are:   FFCB. The Federal Farm Credit Bank System provides credit and liquidity in the agricultural  industry. FFCB issues discount notes and bonds.   FHLB. The Federal Home Loan Bank provides credit and liquidity in the housing market. FHLB  issues discount notes and bonds.   FHLMC. Like FHLB, the Federal Home Loan Mortgage Corporation provides credit and liquidity  in the housing market. FHLMC, also called “FreddieMac” issues discount notes, bonds and  mortgage pass‐through securities.   FNMA. Like FHLB and Freddie Mac, the Federal National Mortgage Association was established  to provide credit and liquidity in the housing market. FNMA, also known as “Fannie Mae,” issues  discount notes, bonds and mortgage pass‐through securities.  GNMA. The Government National Mortgage Association, known as “Ginnie Mae,” issues  mortgage pass‐through securities, which are guaranteed by the full faith and credit of the US  Government.   PEFCO. The Private Export Funding Corporation assists exporters. Obligations of PEFCO are not  guaranteed by the full faith and credit of the US government.   TVA. The Tennessee Valley Authority provides flood control and power and promotes  development in portions of the Tennessee, Ohio, and Mississippi River valleys. TVA currently  issues discount notes and bonds.   ASKED. The price at which a seller offers to sell a security.   ASSET BACKED SECURITIES. Securities supported by pools of installment loans or leases or by  pools of revolving lines of credit.   AVERAGE LIFE. In mortgage‐related investments, including CMOs, the average time to expected  receipt of principal payments, weighted by the amount of principal expected.   BANKER’S ACCEPTANCE. A money market instrument created to facilitate international trade  transactions. It is highly liquid and safe because the risk of the trade transaction is transferred to  the bank which “accepts” the obligation to pay the investor.   BENCHMARK. A comparison security or portfolio. A performance benchmark is a partial market  index, which reflects the mix of securities allowed under a specific investment policy.  BID. The price at which a buyer offers to buy a security.   16 | Page BROKER. A broker brings buyers and sellers together for a transaction for which the broker  receives a commission. A broker does not sell securities from his own position.   CALLABLE. A callable security gives the issuer the option to call it from the investor prior to its  maturity. The main cause of a call is a decline in interest rates. If interest rates decline since an  issuer issues securities, it will likely call its current securities and reissue them at a lower rate of  interest. Callable securities have reinvestment risk as the investor may receive its principal back  when interest rates are lower than when the investment was initially made.  CERTIFICATE OF DEPOSIT (CD). A time deposit with a specific maturity evidenced by a  certificate. Large denomination CDs may be marketable.   CERTIFICATE OF DEPOSIT ACCOUNT REGISTRY SYSTEM (CDARS).  A private placement  service that allows local agencies to purchase more than $250,000 in CDs from a single financial  institution (must be a participating institution of CDARS) while still maintaining FDIC insurance  coverage. CDARS is currently the only entity providing this service. CDARS facilitates the trading  of deposits between the California institution and other participating institutions in amounts that  are less than $250,000 each, so that FDIC coverage is maintained.  COLLATERAL. Securities or cash pledged by a borrower to secure repayment of a loan or  repurchase agreement. Also, securities pledged by a financial institution to secure deposits of  public monies.   COLLATERALIZED MORTGAGE OBLIGATIONS (CMO). Classes of bonds that redistribute the  cash flows of mortgage securities (and whole loans) to create securities that have different levels  of prepayment risk, as compared to the underlying mortgage securities.  COMMERCIAL PAPER. The short‐term unsecured debt of corporations.   COST YIELD. The annual income from an investment divided by the purchase cost. Because it  does not give effect to premiums and discounts which may have been included in the purchase  cost, it is an incomplete measure of return.   COUPON. The rate of return at which interest is paid on a bond.  CREDIT RISK. The risk that principal and/or interest on an investment will not be paid in a timely  manner due to changes in the condition of the issuer.   CURRENT YIELD. The annual income from an investment divided by the current market value.  Since the mathematical calculation relies on the current market value rather than the investor’s  cost, current yield is unrelated to the actual return the investor will earn if the security is held to  maturity.   DEALER. A dealer acts as a principal in security transactions, selling securities from and buying  securities for his own position.   DEBENTURE. A bond secured only by the general credit of the issuer.   17 | Page DELIVERY VS. PAYMENT (DVP). A securities industry procedure whereby payment for a  security must be made at the time the security is delivered to the purchaser’s agent.   DERIVATIVE. Any security that has principal and/or interest payments which are subject to  uncertainty (but not for reasons of default or credit risk) as to timing and/or amount, or any  security which represents a component of another security which has been separated from other  components (“Stripped” coupons and principal). A derivative is also defined as a financial  instrument the value of which is totally or partially derived from the value of another instrument,  interest rate, or index.   DISCOUNT. The difference between the par value of a bond and the cost of the bond, when the  cost is below par. Some short‐term securities, such as T‐bills and banker’s acceptances, are known  as discount securities. They sell at a discount from par, and return the par value to the investor at  maturity without additional interest. Other securities, which have fixed coupons, trade at a  discount when the coupon rate is lower than the current market rate for securities of that maturity  and/or quality.   DIVERSIFICATION. Dividing investment funds among a variety of investments to avoid  excessive exposure to any one source of risk.   DURATION. The weighted average time to maturity of a bond where the weights are the present  values of the future cash flows. Duration measures the price sensitivity of a bond to changes in  interest rates. (See modified duration).   FEDERAL FUNDS RATE. The rate of interest charged by banks for short‐term loans to other  banks. The Federal Reserve Bank through open‐market operations establishes it.   FEDERAL OPEN MARKET COMMITTEE. A committee of the Federal Reserve Board that  establishes monetary policy and executes it through temporary and permanent changes to the  supply of bank reserves.   LEVERAGE. Borrowing funds in order to invest in securities that have the potential to pay  earnings at a rate higher than the cost of borrowing.  LIQUIDITY. The speed and ease with which an asset can be converted to cash.   LOCAL AGENCY INVESTMENT FUND (LAIF). A voluntary investment fund open to  government entities and certain non‐profit organizations in California that is managed by the  State Treasurer’s Office.  LOCAL GOVERNMENT INVESTMENT POOL.  Investment pools that range from the State  Treasurer’s Office Local Agency Investment Fund (LAIF) to county pools, to Joint Powers  Authorities (JPAs). These funds are not subject to the same SEC rules applicable to money market  mutual funds.  MAKE WHOLE CALL. A type of call provision on a bond that allows the issuer to pay off the  remaining debt early. Unlike a call option, with a make whole call provision, the issuer makes a  18 | Page lump sum payment that equals the net present value (NPV) of future coupon payments that will  not be paid because of the call. With this type of call, an investor is compensated, or ʺmade whole.ʺ  MARGIN. The difference between the market value of a security and the loan a broker makes  using that security as collateral.  MARKET RISK. The risk that the value of securities will fluctuate with changes in overall market  conditions or interest rates.  MARKET VALUE. The price at which a security can be traded.   MARKING TO MARKET. The process of posting current market values for securities in a  portfolio.   MATURITY. The final date upon which the principal of a security becomes due and payable.   MEDIUM TERM NOTES. Unsecured, investment‐grade senior debt securities of major  corporations which are sold in relatively small amounts on either a continuous or an intermittent  basis. MTNs are highly flexible debt instruments that can be structured to respond to market  opportunities or to investor preferences.   MODIFIED DURATION. The percent change in price for a 100 basis point change in yields.  Modified duration is the best single measure of a portfolio’s or security’s exposure to market risk.   MONEY MARKET. The market in which short‐term debt instruments (T‐bills, discount notes,  commercial paper, and banker’s acceptances) are issued and traded.   MORTGAGE PASS‐THROUGH SECURITIES. A securitized participation in the interest and  principal cash flows from a specified pool of mortgages. Principal and interest payments made  on the mortgages are passed through to the holder of the security.   MUNICIPAL SECURITIES. Securities issued by state and local agencies to finance capital and  operating expenses.  MUTUAL FUND. An entity which pools the funds of investors and invests those funds in a set  of securities which is specifically defined in the fund’s prospectus. Mutual funds can be invested  in various types of domestic and/or international stocks, bonds, and money market instruments,  as set forth in the individual fund’s prospectus. For most large, institutional investors, the costs  associated with investing in mutual funds are higher than the investor can obtain through an  individually managed portfolio.   NATIONALLY RECOGNIZED STATISTICAL RATING ORGANIZATION (NRSRO).    A credit rating agency that the Securities and Exchange Commission in the United States uses for  regulatory purposes. Credit rating agencies provide assessments of an investmentʹs risk. The  issuers of investments, especially debt securities, pay credit rating agencies to provide them with  ratings. The three most prominent NRSROs are Fitch, S&P, and Moodyʹs.  19 | Page NEGOTIABLE CD.  A short‐term debt instrument that pays interest and is issued by a bank,  savings or federal association, state or federal credit union, or state‐licensed branch of a foreign  bank.  Negotiable CDs are traded in a secondary market and are payable upon order to the bearer  or initial depositor (investor).  PREMIUM. The difference between the par value of a bond and the cost of the bond, when the  cost is above par.  PREPAYMENT SPEED. A measure of how quickly principal is repaid to investors in mortgage  securities.  PREPAYMENT WINDOW. The time period over which principal repayments will be received on  mortgage securities at a specified prepayment speed.  PRIMARY DEALER. A financial institution (1) that is a trading counterparty with the Federal  Reserve in its execution of market operations to carry out U.S. monetary policy, and (2) that  participates for statistical reporting purposes in compiling data on activity in the U.S.  Government securities market.  PRUDENT PERSON (PRUDENT INVESTOR) RULE. A standard of responsibility which applies  to fiduciaries. In California, the rule is stated as “Investments shall be managed with the care,  skill, prudence and diligence, under the circumstances then prevailing, that a prudent person,  acting in a like capacity and familiar with such matters, would use in the conduct of an enterprise  of like character and with like aims to accomplish similar purposes.”   REALIZED YIELD. The change in value of the portfolio due to interest received and interest  earned and realized gains and losses. It does not give effect to changes in market value on  securities, which have not been sold from the portfolio.   REGIONAL DEALER. A financial intermediary that buys and sells securities for the benefit of its  customers without maintaining substantial inventories of securities and that is not a primary  dealer.   REPURCHASE AGREEMENT. Short‐term purchases of securities with a simultaneous  agreement to sell the securities back at a higher price. From the seller’s point of view, the same  transaction is a reverse repurchase agreement.   SAFEKEEPING. A service to bank customers whereby securities are held by the bank in the  customer’s name.   STRUCTURED NOTE. A complex, fixed income instrument, which pays interest, based on a  formula tied to other interest rates, commodities or indices. Examples include inverse floating  rate notes which have coupons that increase when other interest rates are falling, and which fall  when other interest rates are rising, and ʺdual index floaters,ʺ which pay interest based on the  relationship between two other interest rates ‐ for example, the yield on the ten‐year Treasury  note minus the Libor rate. Issuers of such notes lock in a reduced cost of borrowing by purchasing  interest rate swap agreements.   20 | Page SUPRANATIONAL.  A Supranational is a multi‐national organization whereby member states  transcend national boundaries or interests to share in the decision making to promote economic  development in the member countries.  TOTAL RATE OF RETURN. A measure of a portfolio’s performance over time. It is the internal  rate of return, which equates the beginning value of the portfolio with the ending value; it  includes interest earnings, realized and unrealized gains, and losses in the portfolio.  U.S. TREASURY OBLIGATIONS. Securities issued by the U.S. Treasury and backed by the full  faith and credit of the United States. Treasuries are considered to have no credit risk, and are the  benchmark for interest rates on all other securities in the US and overseas. The Treasury issues  both discounted securities and fixed coupon notes and bonds.   TREASURY BILLS. All securities issued with initial maturities of one year or less are issued as  discounted instruments, and are called Treasury bills. The Treasury currently issues three‐ and  six‐month T‐bills at regular weekly auctions. It also issues “cash management” bills as needed to  smooth out cash flows.   TREASURY NOTES. All securities issued with initial maturities of two to ten years are called  Treasury notes, and pay interest semi‐annually.   TREASURY BONDS. All securities issued with initial maturities greater than ten years are called  Treasury bonds. Like Treasury notes, they pay interest semi‐annually.   VOLATILITY. The rate at which security prices change with changes in general economic  conditions or the general level of interest rates.   YIELD TO MATURITY. The annualized internal rate of return on an investment which equates  the expected cash flows from the investment to its cost.                      Revisions:             City Manager’s signature: _______________________________                Date: _______________________________  21 | Page                       Revisions:   City Manager’s signature: _______________________________                Date: _______________________________